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システム選定方法を基礎から学ぶ「パッケージ選定の手順」

システム選定を基礎から学ぶ「パッケージ選定の手順」セミナー
見どころ紹介

 

 短時間でパッケージシステム選定のいろはを習得できると好評を博し、早くも第5弾の開催が決定しているワークスアプリケーションズ主催セミナー「基礎から学ぶ パッケージ選定の手順」。本記事では特別に、システム選定セミナーのハイライトをお届けします。

参加者は、人事部門・経理部門・システム部門の方々など所属は様々だが、システム検討のやり方に悩むのは同じ。資料やワークに取り組む姿は真剣そのものだ。

講師を務めるのは、数々の大規模なシステム企画・検討に従事してきた経歴を持つワークスアプリケーションズのコンサルタント陣。実際に経験してきたシステム事例をもとに、システム選定の手法や注意点を紹介する。 

 

システム選定セミナー風景.jpg

システムの機能要件や業務の漏れを防ぐためのポイント

 現行利用しているシステムの保守切れ、老朽化、経営層の指示・・・。

システム検討の機会は思いがけないタイミングでやってくる。やらなければいけないことは次々に浮かぶが、さてシステム選定は何から始めればよいか。どんな方法を取ればよいか。システム検討担当者は、こんなことを考えるかもしれない。

”システム投資は安い買い物ではない。投資効果を高めるためには、今起きている課題を最大限解決してくれるだけでなく、業務効率化に資するシステムが必要である。では、今起きている課題とは何なんだろうか。まずは担当者の課題を聞いたり、現場部門の要望をヒアリングしたほうがよいのだろうか…。”

確かに、現状の課題を正しく捉えることや、現場部門の要求を知ることは、システム選定をする上で重要なステップだ。しかし、その方法や順番を間違えば、システム導入を成功への道筋は遠くなる。

例えば、あなたは現場の業務担当者に「課題を教えてほしい」と聞いてみたとしてみよう。

ある担当者は「ミスが起こりやすいので、システムの画面上のボタンの並びを変えてほしい」と言い、別の担当者は「チェック用帳票を毎回加工しているので、システムから自動で出る方法にしたい」と言うかもしれない。

どちらも有益な現場の意見だが、ヒアリングから始める課題抽出はどうしても断片的で、粒度にばらつきが出るといった落とし穴が潜んでいる。 

ではどうすれば良いのか。実は、システム選定には必ず踏襲すべき手順がある。それは『正しい業務の洗い出し』だ。業務を無視したシステム投資の「理由」や「あるべき姿」は説得力に欠ける。まずは業務の洗い出しという『事実集め』から始める必要があるのだ。しかし、業務の洗い出しは一筋縄ではいかない。多くの場合、システム化にあたり要件の抜け漏れが発生してしまう事態に陥るのが、業務の洗い出しなのだ。

本セミナーでは、システム選定を行う上で、漏れなく業務を洗い出すための手法を惜しみなく公開する。その一つが、特定の業務に対して「タイミング」「部署」「難易度」などに業務を分類することで、業務の洗い出しにおける抜け漏れを防ぐ方法だ。

例えば経費精算業務を考えてみると、一見して「従業員が経費を精算する」といった経費申請業務に目がいきがちだ。しかし、月次業務や年次業務といった異なる「タイミング」を考えていくと、実は締め作業や支払業務、名寄せ業務などが次々と挙がってくる。

 

▼3つの切り口でシステム選定の「不足」を回避する(講義資料より抜粋)

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このほかにも、業務部門にヒアリングを行う際に守るべきポイントや、システム選定に必要な業務一覧を作成する際のNG事例等の方法を、本システム選定セミナーでは紹介している。

システム検討の手順には定石が存在する。この定石を学ぶことで、新システム導入を成功に導く可能性は高まる。

新システムのあるべき姿を描く。理想を「絵に描いた餅」に終わらせないために

システム導入は、企業に様々な効果をもたらすチャンスになりうる。業務効率化、コスト削減といった新システム導入による効果はもちろんのこと、システム検討プロセス自体が効果を生むケースもある。例えば、長年ブラックボックス化していた業務プロセスの可視化や、社内の課題認識の共有といったメリットを享受できることも珍しくない。

より多くのメリットを享受するためには、業務やシステムの理想像をもとに方向性を決めるのが有力な手段だ。一方で、このアプローチには注意点もある。例えば、あまりにきれいな絵を描きすぎて、開発費用がかさんでしまうケース。このような方法は「絵に描いた餅」で終わるリスクもあり、バランスが難しい。

そこで、理想と現実のバランスを取るためのヒントとなる一つの方法が、ベストプラクティスだ。特に、人事システムや会計システムといった範囲はなるべく標準化していくことが理想的。そのために廃止できる業務はないか、簡素化できる業務はないか、と考えていく。そうすることで地に足がついた理想のシステムが描けるようになる。また、譲れないポイントに資源や時間を集中できるようにもなる。

本システム選定セミナーでは、他社がどのような方法でシステムのあるべき像を描き、社内上申を進めているのかの事例を多岐にわたって紹介する。他社がどのようなキーワードをシステム投資の目的と据えているかを参考にしながら、自社なりのシステムのあるべき姿の表現やその方法を工夫するのだ。

 

▼課題とあるべき姿をどのように描くか(講義資料より抜粋)

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ご参加企業様からの満足の声

参加者満足度.png「本当に勉強になった」「疎かになっている部分が明らかになった」・・・

システム選定セミナーにご参加いただいたお客様からの事後アンケートでは、
95.8%のお客様から「満足」という評価をいただいています。


“ちょうど複数のパッケージシステム会社から情報収集を始めたところで、
  今後やるべきことやその方法、選定する際の注意点を知ることができ、本当に勉強になりました。
  また、RFP(提案依頼書)の作成方法について、システム選定セミナーの中で学ぶことができ良かったです。” (システム部門長)


“今回のシステム選定セミナーで、システム検討準備で疎かになっている箇所が明らかになりました。
  今日のセミナーを基礎としてシステム選定を進めていきたいと思います。 “ 
(財務経理部門長)

 

本システム選定セミナーは今後も定期開催予定です。システムの検討を予定されている皆さまのご参加をお待ちしております。

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