グループウェアシステムに本当に必要な機能とは?

グループウェアシステムは、登場してから20年以上の歴史があります。

mindmap.jpg近年では大企業のみならず、中小企業向けのグループウェアや特定の機能に特化したグループウェアも誕生し、その種類は多岐にわたります。その中で、自社に最も合うグループウェアシステムはどれか、どのような機能をもつシステムを選ぶべきなのか、という判断は容易ではありません。

“グループウェアシステムを検討するにあたって、自社がもつ目的に最も適した機能・製品はどれか、その判断はどのように行えばよいか。正しいシステム選定とはどのようにすればよいのか。”

このような疑問に答えるため、まずグループウェアシステムとして提供される代表的な機能群を紹介します。
そのうえで、自社に合った機能選別の重要性、そしてグループウェアシステムの機能性において最も重視すべき点は何かについて解説します。

グループウェアシステム機能の代表例

グループウェアシステムでは、一般的に以下のような標準機能が提供されています。

情報伝達・コミュニケーションを活発にする機能
メール / 伝言機能 端末に依存せず、グループウェア上で送受信・閲覧できる機能です。
掲示板機能 連絡事項や通達文章を掲示する機能です。社内広報などにも利用できます。
メモ メモ帳として利用できる機能です。PCのメモ機能と違い、外出先や別の端末からも確認・利用できます。
在席状況表示機能 社員がグループウェアを開いているかどうかを確認できる機能です。
社内SNS 気軽なコミュニケーションをとることができる、社内向けのSNS機能です。
グループチャット グループやプロジェクトごとにメッセージの送受信ができる機能です。
組織における情報共有を促進する機能
ファイル共有機能 グループやプロジェクトごとに資料・ドキュメントなどを整理し格納する機能です。
回覧 / レポート メッセージや情報を回覧したり、報告書を提出できる機能です。回覧状況の確認も可能です。
アドレス帳 グループやプロジェクトごとに連絡先を共有する機能です。情報の検索も可能です。
Web(電子)会議機能 テーマごとに情報共有や意見交換ができる機能です。アイデア・ナレッジの共有にも利用できます。
議事録機能 議事録を作成し、参加者に共有できる機能です。
プロジェクト / タスク管理 タスクの管理やプロジェクトの進捗共有ができる機能です。
アンケート アンサーシートの作成、配布、集計ができる機能です。
業務を効率化する機能
ワークフロー 各種申請を電子化できる機能です。社内申請業務のペーパーレス化を実現します。
経費精算機能 交通費・宿泊費の経費の仮払いなどを申請できる機能です。
スケジュール管理 個人やグループのスケジュールを共有・確認できる機能です。
全文検索 混在する大量の資料やドキュメントから、必要な情報を捜し出す機能です。
リンク集 利用頻度の高いページのリンクを登録できる機能です。
施設予約 / 会議室予約機能 会議室やプロジェクターなど、施設や機材の予約管理ができる機能です。
ToDoリスト やるべきことをリスト化し、優先順位をつけたり、進捗管理をしたりできる機能です。
日報 日々の業務内容の報告を行うことができる機能です。
その他の機能
ポータル画面 グループウェアの入り口です。主要な情報を集約し、情報へのアクセスのシームレス化を実現します。
運用管理機能 メンバーの追加・削除や、グループの作成などを管理する機能です。アクセス権など、セキュリティ機能も用意されています。
モバイル モバイル端末からもグループウェアを利用可能にし、場所や時間にとらわれない運用を実現します。


このように、グループウェアシステムには多種多様な機能が備わっています。
その反面、すべての機能を把握して使いこなすにはハードルが高く、現場の社員になかなか浸透しないケースも少なくありません。
グループウェアシステムにより最大限のメリットを出すためには、システム導入の段階で必要な機能と必要のない機能を慎重に選別し、業務に合った運用を考えることが大切です。

 

グループウェアシステムの機能選別の重要性

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グループウェアシステムの導入を検討するにあたり、本当に必要な機能の選別は最も重要と言えます。
不要な機能が膨大にあると、使いづらいうえに無駄な費用がかかり、逆効果にもなりかねません。

グループウェアシステム導入の失敗例として多いのは、社内でグループウェアシステムの利用が浸透しなかったというケースです。
従来の業務方法に慣れている社員にとって、新しいシステムや機能を利用した業務方法に移行するのは、やはり抵抗があります。
システムを導入した時点で、いかにメリットを感じてもらえるか、使いやすさを実感してもらえるかが重要です。

そのために欠かせないのは、グループウェアシステムを導入する目的と、導入によってもたらされる結果を明確にすることです。
目的・結果をより具体的に設定するためには、現場の社員へのヒアリングも有効です。
実際にシステムを利用する社員の業務状況を正確に把握し、それに対して効果的な機能を選別しましょう。

 

 

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グループウェアシステムに必要な機能を実施目的から考える

前述のとおり、グループウェアシステムには多種多様な機能があり、その選別方法はさまざまですが、
グループウェアシステムの導入目的は、大きく3パターンに分類することができます。

 

目的1. 社内のコミュニケーションを円滑にしたい

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社内のコミュニケーションは、同部署内であったり、他拠点(支社など)間であったり、全社一斉であったりとさまざまです。
また、共有する情報の中でも「迅速に返事が欲しい」「一定期間リマインドしておきたい」「資料を確認してほしい」など、 それぞれ状況が異なります。
これらのニーズに対して、グループウェアシステムの場合は伝言機能や掲示板、ファイル共有など多様なコミュニケーション手段が一元化されているため、最適なかたちでの情報共有が可能になります。

 

 目的2. 情報へのアクセスをシームレス化したい

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日々の業務では、さまざまな情報へアクセスしなければならない機会が多くあります。
過去の資料やメール、会議のスケジュールなど、各情報に対してそれぞれ異なる方法でアクセスするのは面倒で、無駄な工数もかかります。
グループウェアシステムでは、ポータル画面を利用することで、これらの情報をシステム内ですべて完結させることも可能です。
情報への導線を1ページに集約することができるため、大幅な工数削減が期待できます。
また、スマートフォンやタブレットにも対応しているグループウェアシステムの場合、外出先や出張先からでも気軽にアクセスすることができます。

 

目的.3 書類をペーパーレス化したい

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紙書類での運用に対してよく挙げられる問題点として、印刷にかかるコストや書類の保管方法といったものがあります。特に決済書類や各種申請、契約書などの重要な書類は、セキュリティ面にも細心の注意を払わなければなりません。
グループウェアシステムを利用することでこれらの書類を電子化し、印刷コストはもちろん、書類の保管・整理の手間も削減することが可能です。
データであれば各書類にパスワードをかけることもでき、システム上で検索をかければ、確認したい書類にすぐアクセスできることも大きなメリットと言えるでしょう。
また、時間・場所を問わずアクセス可能になることで、申請書類の承認などもスムーズに行うことができるようになります。

 

 

グループウェアシステムの基本機能には
「情報の切り分け」と「他システムとの連携性」が必須

目的別に、グループウェアシステムの機能がどのような役割を果たし、メリットを生むのかを例示しました。
そのうえで、どのような目的でグループウェアシステムを導入するかに関わらず、業務にもたらすメリットを最大化するために重視すべき点が2つあります。

①情報の切り分け
ひとつめは「情報の切り分け」が十分にできるか、です。挿絵②.jpg
日々の業務の中で、それぞれ適当な人が、最適なかたちで情報にアクセスできることが大切です。情報を一元化しても、このような切り分けがきちんとできないと、必要のない情報が溢れ、かえってアクセスしづらくなってしまう、見えてはいけない情報が見えてしまうなどの問題も発生します。
どのような情報共有においても、最適なかたちで、かつ迅速にアクセスできる状態にしておくことが理想です。
グループウェアシステムに求める機能は目的別にさまざまですが、目指す情報共有のありかたをその製品・機能で実現できるか、つまり、多岐にわたる情報の切り分けを十分に行うことができるかどうかが重要な論点であると言えます。

②他システムとの連携性
ふたつめは「他システムとの連携性」です。
グループウェアシステムを単独で利用しても多くのメリットを得ることができますが、
既存のシステムがもつデータと連携させることで、さらに大きなメリットが期待できます。
例えば、人事情報と連携することで、グループウェアシステム上で社員情報を更新する必要が無くなり、情報のズレも最小限にできます。
また、売上データなどと連携しポータル画面に表示することで、簡単に日々の最新データを共有することも可能です。
このように、他システムとの連携の柔軟さは「情報の一元化」というグループウェアシステムの強みを最大限に活かし、業務全体を効率化するうえでとても重要です。
自社に合った製品を選ぶためにも、既存のシステムとの連携に柔軟に対応できるかどうかという点は必ずチェックすべきでしょう。

以上より、目的に応じた機能の選別を行うとともに、情報の切り分けが十分にできるか、他システムとの連携が柔軟かに注意することが、グループウェアシステムの選定において最重要事項と言えそうです。

 

自社に合ったグループウェアシステムを導入するためのポイント

  • 現行業務や課題の洗い出しを行う。現場社員へのヒアリングも効果的。
  • 新しい業務の流れを考え、グループウェアシステムに求める機能要件を決定する。
  • 一元化する情報の切り分けを十分に行うことができるか検討する。
  • 既存システムとの連携の可否を確認しておく。

以上4点のをおさえ、自社に合ったグループウェアを導入しましょう。

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