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ワークフローの効率化による効果と日本企業における課題

ワークフローの効率化による効果と日本企業における課題

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ワークフローの効率化による効果と日本企業における課題

企業にとって事業運営の効率化は、差し迫った課題です。ビジネスを加速させていくためにも、業務を円滑に進められる体制を整備する必要があります。そこで重要となるのが、ワークフローの改善です。申請や承認、確認作業がいちいち滞っていては、全体的な事業の推進の妨げとなります。ここではワークフローの効率化についての課題を見ながら、実現に向けた取り組みを解説していきます。

 

ワークフローとは

ワークフローとは、社内における業務上の一連のやりとりや流れを指します。また業務上の作業の流れを定義して図式化したものや、ワークフローをサポートするシステムを指す場合もあります。

社内の各種申請、出張費の請求、報告書の提出、議事録の回覧などの手続きは、業界や業種にかかわらずほぼすべての企業に存在します。

例えば、備品購買の申請から決裁を行う場合の流れの例は、一般的に以下のようになります。

1.社員が購買申請書を記載
2.上司に提出
3.承認印を押印後、管理部門へ
4.管理部門が承認印を押印後、総務担当者へ
5.総務担当者が発注

このような申請の流れにおいては、項目ごとに必要となる確認・決裁が変わります。契約や稟議(りんぎ)などの場合は、単純に物品を購入するよりも関わる部署や承認者が増えるため、より複雑化する傾向にあります。

そのため日本企業のワークフローの課題としてよく挙げられるのが、申請処理のスピードアップです。

 

なぜ日本企業のワークフローは複雑なのか

グローバル企業に比べ、日本企業では決裁に時間がかかるといわれます。なぜ日本企業のワークフローが複雑なのかを解説します。

①ワークフローが複雑化する原因

ワークフローが複雑化し、スピード化が進まない原因として挙げられるのが、物理的な紙と判子のビジネス習慣です。申請すべき事柄が記載された書類に判子を押すことで承認を進めるワークフローで、書類の物理的な移動が必要となります。

今どこまで進んでいるのかといったワークフローの進捗が可視化されませんし、承認者が不在であるとフローがそこで止まってしまう、といった弊害が生じます。

②日本企業におけるワークフローの特徴

日本企業のワークフローの特徴として、決裁権限を持っている権限者に到達するまでの段階が非常に多いことが挙げられます。例えば、部長から事業部長へ渡された書類が、次に経理部長に移動、さらに購買部長、本部長室長、本部長、常務、専務、副社長の手を経て、社長に到達するといった具合です。これは極端な例ですが、このような長いフロー自体は散見され、ワークフローのステップが滞ってしまう原因となります。

また稟議においては、その順番が重視されており、途中で抜かしたり飛び越えたりすることは好ましくないとされます。案件によって決裁までの経路が異なる、非定形な添付書類が多いといったことも、複雑化する原因です。

日本企業が抱えるこれらの習慣こそが、ワークフロー効率化への課題と言えるでしょう。この課題を克服する方法について、次章以降で紹介していきます。

 

ワークフローの改善で業務効率化を実現するためには

企業は、ワークフローを改善することで業務効率化を進めていくことが求められます。そのためにはまず、既存のワークフロー体制が時間のロスを生むことを認識します。そして時間のロスは、ビジネスチャンスを逃すリスクを抱えることを理解しなければなりません。ワークフローは社内すべての層に関係するため、そのうえで改善に向けて経営トップから社員層まで、全社的な意識改革が求められます。

具体的な手法としては、承認や決裁に至る流れのパターンの洗い出しを行い、経路の見直しと可視化を行います。

可能であれば、承認者とその人数の見直し・削減を実施し、合理化を図っていきます。

また、二重チェックや二義的な確認などのムダを排除しながら、これまでのワークフローにおける滞りの発生個所を精査します。問題点についての客観的な評価を行い、承認体制の複雑化が原因となっていないか、簡略化が可能かをチェックしていくことで、大幅な効率化が期待できるからです。

とはいえ、ワークフローの見直しや簡略化が難しいこともあるでしょう。そのような場合は、紙で行っていた承認や決裁をワークフローシステムに載せるだけでも申請から承認の時間を大幅削減させることができます。

 

ワークフローシステム導入のすすめ

ワークフローの改善には、ワークフローシステムの導入が有効です。ワークフローシステムとは、これまで紙ベースで行われてきた書類の回覧を、「申請フォーム」により電子化し、承認・決裁の処理をオンライン上で行えるようにする仕組みです。

ワークフローシステムの導入によるメリットとしては、以下のようなものがあります。

▶承認プロセスの可視化
申請・承認・決裁業務の承認者や関連部署が明らかとなり、承認プロセスの進捗状況が分かるようになります。既存の承認フローを踏襲しつつ、効率化に向けたワークフロー改善が可能です。

▶確認フローのスピードアップ
社員が端末上でフォームによる申請を行うと、ルート自動判定機能により承認者へ回覧されます。外出先からでも確認・承認作業が可能で、フローが滞るのを防ぐことができます。

▶申請フォーム・承認ルートの一元管理
どの申請に対してどの様式を利用すればよいのか迷うことがなくなります。また、次に誰に回せばよいのかといった混乱の回避、書類の不備などを防止します。仮に承認段階が多い場合でも、自動的に次の承認者に回覧されるため、効率的です。

▶コンプライアンス強化
ワークフローシステムで決裁情報を管理することにより、内部統制が強化され、情報流出や文書の改ざん防止効果が期待できます。申請書の履歴確認や閲覧できる範囲については、個別のアクセス権を付与するなど、細やかなセキュリティ管理が可能です。

▶データ活用が容易に
申請書のステータスに応じたフォルダ分けや、申請書の内容を一覧に表示するなど、さまざまな角度から可視化が実現されます。承認にあたり過去データを参照したい場合や、特定項目のデータを抽出したい場合について業務が容易になります。

▶多様な働き方に対応
スマートフォンやノートパソコンなど各種端末からの申請・承認作業が可能です。時間と場所を選ばずに実施できるため、多様なワークスタイルに対応します。

▶コスト削減
紙ベースの書類申請がなくなることで、ペーパーレス化の促進に貢献します。印刷代、用紙、管理の手間やスペースの確保が不要となり、コスト削減につながります。

※ワークフローシステムの選び方や基礎知識については、「ワークフローシステム導入に向けて知っておきたい情報をまとめて解説」を、注目を集めるワークフローのクラウド化については「ワークフローのクラウド化で業務はどう変わる?実施に向けたポイントを解説」をご覧ください。

 

ワークフローシステム導入事例

株式会社ワークスアプリケーションズでは、ワークフローシステムを導入することで業務改善効果を得ることができました。運用コスト削減のため、短期でのリプレースを実現させたのも大きな特徴です。既存の稟議フローを踏襲しながら、グループ6社のワークフロー移行を1.5カ月で完了しました。承認プロセスの変更なしで導入できたことが、短期間で移行を実現できた大きな理由といえます。

弊社が提供する「HUE ワークフロー」は、内部統制強化や日本の複雑な組織体系へ対応できるよう、細やかなアクセス権限設計ができます。また、人事異動、組織再編時の対応や代理承認や引用申請にも対応するなど、実用的な機能を実装しています。また、「ArielAirOne Framework(ワークフロー・開発ツール)」の開発基盤により、マスターデータベース参照や外部システム連携もワークフローに組み込むことが可能です。

 

ワークフローの改善が事業スピードを加速する

社内の申請・承認における業務停滞、業務の遅延は、企業利益を追求するうえでの障害となります。スピード感を持って企業経営を進めていくためにも、ワークフローの早急な改善が求められます。より効率的な業務遂行のためにも、ワークフローシステムの導入を前向きに検討してみるといいでしょう。

「HUE ワークフロー」は承認プロセスを変えることなく、紙で行っていた承認や決裁をワークフローシステムに載せることができます。移行にかかる時間を抑え、かつ申請から承認の時間を半減させることができるのです。機能性について詳しくお知りになりたい方はご紹介資料がございますので、ぜひご覧ください。

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また、大手企業向けのワークフロー・開発ツール「ArielAirOne Framework」もおすすめです。難易度の高い個社固有の要件にも対応できるカスタマイズ性の高いスクリプト設定を標準搭載し、大手企業の統制も実現します。ワークフローシステムの導入を検討される際は、あわせてご検討ください。

 

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