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ワークフローシステム導入に向けて知っておきたい情報をまとめて解説

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ワークフローシステム導入に向けて知っておきたい情報をまとめて解説

働き方改革やコロナ禍の影響により、ワークフローの改善に目が向けられるようになりました。業務効率化のために、ワークフローシステムの移行・導入を考えている企業もあるのではないでしょうか。ここではワークフローシステムをめぐる近年の動きや、ワークフローシステムの種類・選び方など、参考となる情報をまとめてお伝えしていきます。

 

ワークフローシステムの最新動向

はじめにワークフローシステムに関連する動きを紹介します。

①ワークフローシステムに関連する市場動向

ワークフローシステムには、自社で運用管理するオンプレミス型と、サーバーやシステムをインターネット上の仮想空間で保有するクラウド型があります。オンプレミス型はサーバーやソフトウェアなどの情報システムを社内で準備しなければならず、初期費用が大きくなりがちです。一方でクラウド型は情報システムがベンダーから提供されるため、初期費用が安くなり、導入までのスピードも速くなる傾向があります。またクラウド型の場合は従量課金制のため、使用分に応じたコストのみで運用が可能です。

ワークフローシステムが普及し始めた2000年代にはオンプレミス型が多かったものの、インターネットの普及によりクラウド型サービスを提供するベンダーが増加しました。ワークフローの市場規模は年々増加しており、2010年代は数十億円だった市場規模が、2020年には100億円を超えたとも言われます。そのうちクラウド型の占める割合は3割程度のようですが、テレワークの浸透やDX化が進むなか、今後はクラウド型が大きく成長していくと予測されています。実際に、ワークフローとビジネスプロセスの合理化に焦点を当てたツールやサービスの開発も急進しており、それらに関する新しいツールやサービスの提供も続々と登場しています。

②クラウド型サービスの浸透

クラウド型サービス全体の存在感も大きくなっています。総務省の「令和2年 情報通信白書のポイント」によると、クラウド型サービスを一部でも利用している企業の割合は64.7%で、前年と比較して6ポイントも上昇しています。また政府は、政府情報システムにおいてクラウド型サービスを利用する場合の基本方針を定め、普及を後押ししています。ワークフロー業務の自動化、データ分析、記録管理の改善など、生産性・効率の向上を目的とした政府機関のクラウドサービスの採用が進んでいるのです。

③求められるワークフローシステムの内容

ペーパーレス化、脱ハンコによる業務のデジタル化を実現し、テレワークやリモートワークの業務基盤となるワークフローシステムが求められています。

システム導入後、現場に定着しやすいワークフローシステムの傾向は以下のとおりです。

▶紙と同様のイメージ・使い勝手の申請フォームであること
既存の書式のパターンが継承できることで、どの社員も直感的に利用できます。

▶構築・メンテナンスが簡単であること
初期設定やメンテナンスがしやすいよう、見やすく分かりやすい管理画面が求められます。操作性が良いことも重要です。

▶複雑な承認フローにも対応可能
既にある承認フローをそのままデジタル化でき、企業独自の承認フローに柔軟に対応できます。

▶プログラミング知識不要
技術者ではない社員にもワークフローシステムの運用を任せることができます。

さらに企業のヒト・モノ・カネ・情報を一元管理するERP(Enterprise Resources Planning)といった基幹システム、グループウェアのような利用頻度が高い既存システムとの連携ができると業務基盤として企業の生産性・ガバナンスの向上を実現できるでしょう。

 

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを導入するメリットを紹介します。

申請、承認作業のスピード向上
ワークフローシステムを導入することにより、申請・承認作業のスピードが向上します。具体的には、「申請者」「承認者」「管理部門」すべてにおける手間が省略・軽減され、業務負担が減るとともに、書類を回覧する必要がなくなるため、処理の遅延を防止します。

内部統制の強化
申請・承認の流れが可視化されることで不正申請・見逃しなどの防止策となり、内部統制の強化につながります。さらに、申請・承認に関しては「会社に行かないとできない」というハードルがなくなるため、テレワークやリモートワークなどの多様な働き方を実現します。

デジタル化の促進
オフィスのペーパーレス化が促進され、印刷コストや配布の作業、保管スペースの節約に貢献します。さらに過去のデータ検索も容易になります。書類の場合、過去のデータを確認したい場合に、キャビネットから申請書を探し出すのも大変です。しかし電子化されれば、検索機能を使うことができるため、見つけ出すのが格段に速くなります。

 

ワークフローシステムの種類

続いて「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類についてご紹介します。

▶オンプレミス型
サーバーやソフトウェアなどの情報システムを、企業が管理する設備内に設置し運用する方式です。
初期費用が高額となるため、長期間継続利用が前提とされます。またバージョンアップでは、追加の費用が発生するケースが多くなります。
保守管理は、基本的には自社で行う必要があります。

▶クラウド型
サーバーや開発基盤などのインフラ環境を、サービス事業者があらかじめ拡張が可能な仮想環境で提供する方式です。もしくは、サーバー側で稼働しているソフトウェアをWebやAPI経由で利用します。
オンプレミス型と比較すると、低コストでスタートすることができます。
利用中のアップデートは基本的には無償で行われ、また障害には事業者がインターネット経由で対応するため、利用する側では高度な知識を必要としません。

※ワークフローシステムのクラウド化については、「ワークフローのクラウド化で業務はどう変わる?実施に向けたポイントを解説」をご覧ください。

 

ワークフローシステムの選び方

自社が求めるワークフローシステムを導入することができるよう、選択のポイントを紹介します。

▶ノーコードで運用できるか
ノーコードとは、ソースコードの記述を必要とせずにソフトウェア開発・設定が可能な機能です。プログラミング知識が不要となるため、専門的な人材でなくても操作が可能です。

▶既存申請フォームを活かせるか
紙の申請書作成時に使われることが多いのがExcelやスプレッドシートです。そのためExcelをインポートすることができることや、スプレッドシート形式で申請書フォームを作成できることなど、既存のフローを踏襲できるものを選ぶとスムーズな導入につながります。

▶日本企業の複雑なフローに対応しているか
企業ごとに異なるワークフローに柔軟に対応し、自社独自のフロー設計が可能なシステムを選択しましょう。

▶直観的な操作で容易に導入できるか
使いやすい管理画面であることは、スムーズな導入・運用に不可欠な要素です。マニュアルを見なくても、大半の操作ができるシンプルな設計を実現するワークフローシステムが理想的です。

▶自社ニーズに対応できる機能が揃っているか
「複数拠点がある」「将来的に機能拡張したい」など自社の要望に対応できるシステムが望ましいでしょう。そのようなシステムであれば、長期運用が望めます。

▶予算とコストのバランスは適切か
操作性が良く、自社のワークフローとの親和性が高いワークフローシステムでも、コストが高くては意味がありません。導入の費用対効果はもちろん、導入・運用・メンテナンスなど、総合的な視点から判断していきます。

▶無料トライアルができるか
本格導入の前にトライアル利用ができることで、自社とのマッチングが適切に評価できます。実際の現場での運用状況を確かめられるのが、最も確実な選択方法と言えるでしょう。

上記のような点に留意することで、自社に合ったワークローを選ぶことができます。

 

ワークフローシステムの導入事例

600人規模の某中堅企業においても弊社のワークフローシステムが導入されました。

市場競争力を高めるうえでもDX推進が組織の最重要課題となるなか、その中堅企業では自社でワークフローを開発しようとしました。しかしユーザビリティや保守コストを考えると現実的ではないと断念。そしてカスタマイズしやすいHUEワークフロー を採用し、DXの第一歩、デジタイゼーションを推進しました。操作性に優れ、かつ簡単設定でサービス作成ができるので、順次ペーパーレス化に向けた動きを加速しています。

 

誰もが使えるワークフローシステムを選ぼう

ワークフローシステム導入は、業務効率化を進めるうえでの有効策となります。申請・承認フローを簡単にスピートアップさせることができ、多様な働き方の推進にも貢献します。ワークフローシステムを選ぶ際には、すべての社員が使いこなせることが前提となります。

「HUEワークフロー」はシンプルなUIで、申請者画面もスプレッドシート形式となっています。また強みである直感的な操作性は、導入・運用のしやすさに直結する重要な要素です。ご紹介資料がございますので、ぜひご覧ください。

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また、大手企業向けのワークフロー・開発ツール「ArielAirOne Framework」もおすすめです。難易度の高い個社固有の要件にも対応できるカスタマイズ性の高いスクリプト設定を標準搭載し、大手企業の統制も実現します。ワークフローシステムの導入を検討される際は、あわせてご検討ください。

 

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