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ワークフローのクラウド化で業務はどう変わる?実施に向けたポイントを解説

ワークフローのクラウド化で業務はどう変わる?実施に向けたポイントを解説

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ワークフローのクラウド化で業務はどう変わる?実施に向けたポイントを解説

労働力不足が危惧される現在、企業は生産性の向上、業務効率化の促進が求められています。その対策のひとつとして、社内のワークフローのデジタル化が注目されています。業務遅延の原因となりがちな紙ベースの申請や稟議から、電子化への移行を検討する企業は少なくありません。クラウドサービスを利用したワークフローのデジタル化が注目を集めています。ここではワークフローのデジタル化が、業務にもたらす効果と実施に向けた注意点・ポイントを解説します。

 

ワークフローのクラウド化とは

ワークフローは、社内の申請・承認手続きなどの流れを指します。ワークフローをクラウド化するということは、どのような意味なのでしょうか。はじめに基本的な考え方と、その背景について解説します。

①ワークフローをクラウド化する意味

ワークフローとは「業務についての一連のやりとりや手続きの流れ」のことです。具体的には、社内業務における申請や承認、決裁のフロー全般を意味します。またクラウド化とは、社内で整備されているサーバーやソフトウェアなどのITインフラをクラウド環境に移行することを指します。一般的には、オンラインを通じて各種のアプリケーションやソフトを操作できる状態にすることが、クラウド化です。

※ワークフローの詳細については「ワークフローの効率化による効果と国内企業における課題」をご覧ください。

つまり、ワークフローのクラウド化は、これまで書類のやりとりで行われていた各種申請、申請された書類の管理といった業務上の手続きを電子データに置き換え、オンラインでの処理に移行することです。

②ワークフローのクラウド化が注目される背景

ワークフローのクラウド化が注目される背景には、社会環境の変化があります。

以前からBCP対策の重要性については注目されていましたが、度重なる災害やコロナ禍を通じて現実問題として差し迫った課題となりました。クラウドの場合、サーバーは自社ではなく遠隔地のデータセンターに設置されています。自社と離れた場所にあるデータセンターが同時に被災する可能性は低く、仮に自社が災害にあってもデータにアクセスすることが可能でしょう。

またクラウドは、社外(遠隔地)からのアクセスを前提としているため、働き方の多様性に対応できるといった利点があります。これらから、クラウド化を検討する企業が増えてきていると見られます。

10年ほど前より、クラウドのストレージやサーバーの普及が進みました。それによってクラウドサービスが一般化しています。クラウドストレージの普及に加え、セキュリティも強化されてきました。また、ネットワーク環境の整備によりクラウドのパフォーマンスが向上したため、業務に耐え得る状態が確保されたこと、サービスの多様化により自社ニーズに合った選択が可能になったことなどもクラウド化への動きをあと押ししています。

さまざまなクラウドサービスを利用する企業が増加し、ワークフローの改善目的においてもクラウドサービスの活用に目が向けられるようになってきました。

 

どのような場合にクラウドが向いているのか

労働力不足が危惧される現在、企業は生産性の向上、業務効率化の促進を求められています。その手法の一つとしてワークフローのデジタル化が注目されています。

従来はデジタル化と言えば社内に自前のサーバーを持つオンプレミス型によるデジタル化が一般的でした。オンプレミスとは、社内に自前でサーバーを持ち、自社でシステムを運用する方式です。クラウドとは異なり、ベンダー事業者のサービスを利用しないため、自社に完全にマッチした仕様とすることができます。

しかし一方で、導入には多額のコストがかかるうえ、運用や保守・メンテナンスをすべて自社で行わなければなりません。そのため、ワークフローシステムを設計・構築・運用するための知識を持つ技術担当者を多数確保する必要があります。

オンプレミスがそのような課題を抱えるなかで、近年はインターネットを介して利用したいアプリケーションだけを利用できるSaaSサービスが企業向けにも多く提供されるようになりました。

ここからはどのような場合に、SaaSサービスで提供するワークフローサービスがおすすめなのかを解説していきます。

▶自社独自でのワークフロー用サーバー構築や運用・管理が難しい
クラウドサービスではベンダー事業者がサーバーを提供するため、自社で保有する必要がありません。自社でサーバーを持てない場合でも、ワークフローを電子化することができます。

▶ワークフローの電子化に精通した技術者が豊富ではない
ワークフローの、サーバー管理やアプリケーション開発に精通した人材が不足している場合でも、クラウドであれば導入・運用は容易にできます。クラウドで提供されるワークフローシステムは、管理画面で簡単操作が可能なため、高度な技術や知識がなくても運用ができます。

▶導入・運用コストを抑えたい
オンプレミスタイプは、初期費用が高額で、サーバー・システムのメンテナンスや保守・整備などのコストも発生します。クラウドタイプでは導入・運用コストが安価で、加えて必要な機能を選択できるため無理のない範囲での運用が可能です。

▶保守やメンテナンスの負担を避けたい
クラウド型のサービスでは、サービスを提供する基盤の保守サポートはサービス提供者(ベンダー)が行います。また、システムのバージョンアップもベンダーが無償で定期的に自動更新するのが一般的です。

▶外部からの対応が容易
出張や外回りが多い業務の場合、承認者が不在でワークフローが滞るという恐れがあります。社内にサーバーがあるオンプレミスの場合はネットワーク機器の設定などが必要となりますが、クラウドサービスは当初から社外からのアクセスを前提としています。スムーズにテレワークやリモートワーク、分散拠点などに対応することが可能です。

 

ワークフローをクラウド化することのメリット

ワークフローをクラウド化するメリットは以下のとおりです。

・スピーディーな申請・承認により、決裁までの期間が短縮される
・場所やタイミングを選ばず処理が可能なため、多様な働き方に対応し、各種デバイスでの処理ができる
・フォームの活用により書類作成の手間が大幅に軽減され、また個別の連絡が不要になる
・分散拠点へ郵送する際にかかる、封入作業や郵送代といった処理・コストも簡略化、削減できる
・ペーパーレス化により、印刷・用紙・保管スペースなどが不要に。印刷や書類の保管・管理にかかる時間的コストも削減できる
・申請・承認の進捗状況が可視化されることで、不正申請・処理を防止し、内部統制強化が実現できる

 

クラウドによるワークフローシステムの機能

クラウドによるワークフローシステムの機能をいくつかご紹介します。

▶フォームの設計機能
必要なパーツをドラッグ&ドロップするだけで簡単にフォームが設計できます。

▶フロー定義機能
ワークフローにおける申請、承認、決裁の経路や順番を設定する機能です。例えば「金額」という条件付けによりフローを異なる形状にするなど、自社に合わせたワークフローを設計できます。

▶申請書作成機能
紙の申請書類のイメージを崩さず、申請書の作成が可能です。

▶段階的な差し戻しが可能・決裁機能
承認者が却下する際に、「申請者へ差し戻し」「前の承認者へ差し戻し」など、柔軟な対応が可能です。

▶運用管理機能
セキュリティ管理や、フローの進捗確認ができます。

 

ワークフローをクラウド化する場合のポイント

ワークフローのクラウド化を進める際のポイントを確認します。

▶ワークフローの現状を把握
現行の帳票の形式・状態、承認フローのパターン、運用・管理体制を確認し、課題を抽出しておきます。ワークフローのクラウド化により、改善効果が期待できるかを検討する材料となります。

▶セキュリティ体制の整備・強化
企業は、アクセス権限の付与、運用ルールの周知徹底を行い、情報の漏えいや不正アクセス防止に努めることが必要です。

▶導入と運用の容易さ
導入するシステムの使いやすさについて確認します。各社員が使いこなせるか、現場が混乱しないかといった点について、社内全体から意見を求めます。操作が難しすぎると、導入について現場の理解を得にくいのでシステムの選び方について十分な検討が必要です。

▶自社業務との親和性
既存の帳票を取り込めるか、また自社ニーズに即したカスタマイズができるかをチェックします。例えばこれまでExcelで作成した申請書を利用している場合、見た目が違いすぎると申請する際に社員に混乱が生じます。既存の様式が取り込める仕様が理想的です。

 

クラウド化でワークフローの課題を改善に導く

日本企業の弱点としてよく挙げられるのが、決裁にかかる時間です。ビジネススピードが加速するなか、企業内の処理も迅速化していかなければビジネスの足かせとなりかねません。ワークフローのクラウド化は、企業運営の効率化を促進する取り組みとなります。

「HUE ワークフロー」はスマートフォンやタブレットからも承認を行うことができます。また、管理者が申請フォームの作成にあたり既存のExcel申請書をインポートできます。使い慣れた操作感で設定できるため、ストレスを感じさせない使い勝手を実現します。ご紹介資料がございますので、ぜひご覧ください。

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