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脱ハンコがもたらすメリットとは?無理なく実現するための方法を解説

脱ハンコがもたらすメリットとは?無理なく実現するための方法を解説

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脱ハンコがもたらすメリットとは?無理なく実現するための方法を解説

ハンコは日本社会に根付いた文化のひとつですが、テレワークやフレックスタイム制などの新しい働き方が増えつつあるなかで、何かと現状にそぐわない場合もあります。またこれまでは、承認を得るために常に書類の物理的な移動を伴う、権限者間での回覧が必要でしたが、こうしたやり方は、業務遅延の原因となり、ひいてはビジネスチャンスを逃すリスクが生じます。そこで今回は脱ハンコのメリットと、推進するうえでの課題、承認フローの電子化を実現するためのポイントを解説します。

 

企業における脱ハンコのメリットとは?

ハンコ文化は、日本人の生活に根付いた様式です。企業が今、脱ハンコを実現することで得られるメリットとはどのようなものなのでしょうか。

▶業務の生産性向上が期待できる
日本の企業ではハンコを押すことが「承認」を意味し、それによって業務の区切りがつけられてきました。しかし、ハンコがあることによる弊害も生じています。具体的には、社員の作業負担や時間のロスです。

例えば、契約時に社内の承認(押印)に時間がかかり、契約についての進行が遅れることも考えられます。スピード化が求められる現代のビジネス環境のなかでは、社内における意思決定の遅れはマイナスとなりかねません。

紙の書類にハンコを押すという様式では、物理的な移動が伴います。そのため「会社に戻らないと処理できない」「遠隔地の場合には郵送でのやりとりが必要になる」などの事態も発生します。「ハンコをもらう」という行動を省くことによって承認のスピードアップが期待できます。

▶多様な働き方に対応できる
脱ハンコが実現できれば、場所や時間を選ばずに申請・承認が成立します。今はリモートワークやサテライトオフィスなど、社外で業務を行う社員も増えてきています。脱ハンコによって、スムーズに承認を行うことが可能となり、多様な働き方の推進に役立ちます。

▶コスト削減効果
ハンコがあることでかかるコストとしては、事務作業にかかる人件費、用紙・印刷・郵送などにかかる費用があります。また、承認を受けた書類を保管するスペースの確保や、その後の管理にかかるコストなどもあります。脱ハンコにより、これらのコスト削減が期待できます。

▶ペーパーレス化推進
ペーパーレス化には効率化や合理化の効果もありますが、紙の消費量を減らすことは、環境にやさしい行為でもあります。そのため、企業として環境問題へ取り組む姿勢を社会に向けて示すこともできます。

▶コンプライアンス強化
脱ハンコを進めることで、書類の紛失や改ざんリスクを下げられます。脱ハンコに伴う電子化でルールの再確認と徹底につながるでしょう。また可視化の効果もあり、不正防止策にもなります。

 

脱ハンコが注目される背景と進まない理由

脱ハンコに向けた動きが注目される背景と、企業内での課題を解説します。

①脱ハンコが注目される背景

2019年4月以降「働き方改革関連法」が順次施行され、労働生産性の向上、長時間労働の是正、多様性のある働き方等が推進されています。生産性の向上や長時間労働の是正のためには無駄を省き、より迅速な意思決定が求められます。また多様性のある働き方のなかには、異なる時間帯や異なる場所で働く社員の増加が見込まれるでしょう。その流れのなかで、ハンコ文化も見直しを迫られるようになってきました。

コロナ禍によりテレワークが急激に浸透するなか、電子化へのニーズが一層の高まりを見せています。ハンコによる社内の承認フローでは対応しきれない場面が増え、脱ハンコが改善すべき課題として浮上した企業も少なくありません。

②脱ハンコが進まない理由

企業でなかなか脱ハンコが進まない理由のひとつとして、承認の意思を証拠として書類に残すことへのこだわりが挙げられます。ハンコが押されることで承認の順番を追うことができることに加え、そこに印がついていると信頼でき、心理的な安心感があるからです。日本企業の複雑な業務フローと、ハンコがあることから得られる安心感は相性がよいと思われます。また取引先からの抵抗があり、ハンコを必要とする契約形式を変更できない場合もあります。

またハンコについての問題意識がなく、ハンコ文化から生じている課題や社会における脱ハンコの流れに経営層が気づいていない企業もあるでしょう。

脱ハンコを進めようにも、どこから手をつければよいのか分からないため放置しているというケースもありそうです。

国では脱ハンコへの動きを進めていますが、社会全体ではいまだにハンコを使うシーンが多いため、その制度を変化させることに躊躇(ちゅうちょ)してしまう企業も多いのだと推測できます。

このように脱ハンコに関しては、心理面(ソフト)・制度面(ハード)両方での課題があるのです。そのことを踏まえ、脱ハンコを実現する方法について紹介します。

※日本企業の複雑な業務フローの詳細については「ワークフローの効率化による効果と日本企業における課題」記事をご覧ください。

 

脱ハンコを無理なく実現するためのポイント

脱ハンコを無理なく実現するためには、どのような進め方がよいのでしょうか。心理面・制度面双方での課題がある以上、現場の負担とならないよう改変を進めることが重要です。つまり大がかりな準備を必要とせず、現場ですぐに着手できるように電子化を推進していくことがポイントとなります。脱ハンコのプロセスや要点を見ていきましょう。

▶契約や申請・承認フローの整理
まず、最初に現行の契約や承認フローについて確認することで、電子化への移行が容易にできます。書類の承認業務プロセスを書き出して整理することが大切で、承認にかかわる人物、役職、どのような条件で書類が承認フローに乗るのか、を整理します。また、押印の必要性も合わせて確認します。承認においてハンコの不要な業務が見つかった場合は、承認自体を「ハンコ不要」として簡略化することで、現場の負担も軽減します。

社外取引においては、ハンコでなければ対応のできない手続きが残る可能性があります。外部との取引での脱ハンコ策としては、電子契約サービスの活用も方法のひとつです。

▶活用するシステムの決定
脱ハンコを推進していくためには、システムの活用が最も有効な策となります。クラウド型やオンプレミス型、搭載機能、処理能力、操作のしやすさなどを調べ、自社に適したシステムをピックアップしていきます。

▶脱ハンコに伴うルールの確認
外出先でもさまざまな処理が可能となるよう、必要に応じて就業規則や社内ルールなどの改訂を進めます。今ある承認フローを踏襲した形で、自宅や出先でも承認業務が進められるようになることが理想的です。

現場の負担にならない承認業務を可能とするために、データの扱い方・持ち出し・アクセス制限など、セキュリティ関連の対策強化も忘れずに実施していきましょう。

 

脱ハンコを実現するシステム選定のポイント

脱ハンコを実現するために、システムを選ぶポイントについて確認します。

▶業務スタイルへの適応
直感的な操作が可能な画面構成となっており、利用者が抵抗感なく利用できることが大切です。また、管理者にとっては既存の帳票に近い使用感での画面設計が可能であることが求められます。

▶将来に向けた機能の拡張性
ワークフローシステムには、多彩な機能が搭載されています。自社ニーズに合わせて柔軟に機能が選べることや、将来的に必要となった場合にも機能が追加できるカスタマイズ性にも目を向けていく必要があります。

※ワークフローシステムの詳細については「ワークフローシステム導入に向けて知っておきたい情報をまとめて解説」記事をご覧ください。

 

「ハンコ文化」から抜け出すために

市場競争のなかで生き残っていくためには、時代の変化に合わせてビジネスの在り方も変えていかなければなりません。これまではごく当たり前であった「紙とハンコ」による申請・承認業務は、多様な働き方を推進するビジネス環境には合わなくなってきています。脱ハンコへ着手していくことで、企業の競争力を強化していきましょう。

「HUEワークフロー」は既存の業務フローを踏襲して脱ハンコができるという強みがあります。また、ノーコードでの設定が可能なので現場で活用しやすいことも重要な要素です。ご紹介資料がございますので、ぜひご覧ください。

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また、大手企業向けのワークフロー・開発ツール「ArielAirOne Framework」もおすすめです。難易度の高い個社固有の要件にも対応できるカスタマイズ性の高いスクリプト設定を標準搭載し、大手企業の統制も実現します。ワークフローシステムの導入を検討される際は、あわせてご検討ください。

 

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