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承認フローの見直しが企業を変える?効率化を実現するための最適解とは

承認フローの見直しが企業を変える?効率化を実現するための最適解とは

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承認フローの見直しが企業を変える?効率化を実現するための最適解とは

契約や各種申請など、企業活動においては承認を必要とする場面が多々発生します。社員が次のアクションに進むためには、常に迅速な承認対応が求められます。しかし従来の方法には「承認者が不在の場合に滞る」「テレワークに対応できない」などの課題が多く、業務に支障が発生するケースもしばしばです。ここでは現在の承認フローを踏襲しながら、効率化を進めるためのシステム化について解説します。

 

承認フローとは

承認フローとは企業内において契約や各種申請に対し、権限を持つ役職者が承認する一連の流れのことです。承認を求める申請者が書類を作成し、承認の権限を持つ役職者が閲覧しながら押印していくというのが、従来の方法です。

各申請の承認ルートは、社内の職務権限規程によってそれぞれ異なります。例えば取引先との契約締結、備品の購入、出張の許可では、押印してもらう人や回覧の順番が変わってくるため、一律ではありません。

承認フローは複数の責任者が合議して物事の承認を行う「合議制」の簡易版でもあり、日本特有の仕組みです。海外にも承認のステップはありますが、ここまで複雑な様式は珍しいと言えるでしょう。

 

なぜ日本の承認フローは複雑なのか

なぜ日本企業の承認フローは複雑化しているのでしょう。その理由は、先にも述べたように各申請によって承認ルートが変わる点にあります。また、ひとつの承認フローのなかで申請者の部署や立場、申請されている内容などに応じて追加の承認が必要だったり、承認のスキップが可能だったりします。さらには、「次長」という立場の役職者が、同じ企業内でも海外支店になると「補佐」という役職者に変わる、というケースもあり複雑化の一因となっています。

契約関連など、より重要度の高い案件ほど関わる役職も多くなり、申請に携わる権限者を把握し、すべて経由しなければなりません。

なかには慣例に従っているだけのケースも見られます。例えば、現状ではフローから外れても問題のない承認者が、業務改革が行われないまま承認者に含まれ続けているという事例です。背景となっているのは日本特有の配慮です。一旦、権限者として入れると、承認フローから外しづらくなります。心証を悪くしないためにあえて入れたままにすることで、次第に承認ルートが長くなるというケースが起こります。

製造業を例に、新規案件の受注での承認フローを見てみましょう。関連する部署としては、営業・開発・生産・調達部門・品質保証・原価管理などがあります。承認ルートは、起案担当者から所属長、上長、工場長、社長といった順に上がっていきますが、各部門でそれぞれ関わる承認者が加わります。

このように日本の承認フローは、日本特有の配慮や関連部署ごとに承認者が加わるため、複雑化しやすいと言えます。

 

承認フロー効率化の重要性

近年、働き方改革を背景に、脱ハンコによる承認フローの見直し(効率化)が注目されています。承認フローの効率化による効果について解説します。

▶業務効率の向上
これまでの承認フローの在り方を見直す時点で、二重チェックや承認作業自体の要・不要を含むムダを排除することができます。承認フローの改善により、業務の遅滞を回避。社員が業務に集中できる環境づくりにつながります。

既存フローのムダを省いていく手法は、新たなフローを構築する場合に比べ、難しくありません。

▶スピード化
回覧の手間や時間が軽減・短縮されることで、企業全体の意思決定がスピーディーに行われるようになります。承認を得るのに時間がかかりすぎてビジネスチャンスを喪失する、といったリスクを事前に回避できます。

▶コスト削減
承認書類の作成、回覧にかかる事務作業の負担がなくなり、人件費の節約につながります。郵送やバイク便の費用、保管庫の確保といった書類管理コスト軽減も可能です。

▶働き方の多様化への対応
時短勤務、フレックス制、リモートワーク・ワーケーションなど、勤務時間や働く場所が多様化するなかでは、承認フローが社内のみに限定されてしまうことで不都合が生じます。

社員が働く場所の自由を認めるうえでも、承認フローの見直しは不可欠な要素です。働き方の多様性への対応が、社員満足度の向上や進歩的な企業という社会的なイメージ向上に寄与します。

▶ガバナンスの強化
承認フローの見直しは、内部統制の強化にもつながります。書類からデジタルへの置き換えにより、ルールの統一化や、フローの可視化による不正防止を図ることができます。承認フローがシステム化されることで、書類の紛失や承認者の中抜きといった事態も避けられます。承認フローの自動化により、承認ルートが不明瞭になることもありません。

内部統制が強化されることで、企業の信頼性と社会的な企業イメージの向上に貢献します。

承認フローを見直して最適化(効率化)を実現するためには、ワークフローシステムの導入がおすすめです。ワークフローシステムについては次章で紹介します。

 

承認フローの最適化を実現するクラウド型のワークフローシステム

ワークフローシステムを導入することで、申請書作成・提出、回覧、承認、書類管理を端末上で行えるようになり、ペーパーレス化を促進します。

それでは、承認フローの最適化(効率化)を実現する、クラウド型のワークフローシステムとはどのようなものでしょうか。効率化に寄与する機能・特徴を紹介します。

▶導入が容易
導入時の手間が多いと現場の負担も増えるため、導入が容易なものを選択すると良いでしょう。クラウド型のSaaSサービスでは、サーバーの手配やソフトウェアのインストールなどの必要がなく、アカウントが発行され次第すぐに必要な機能が利用可能となるため、オンプレミス型より導入しやすいです。

▶申請書のフォーマットを変更する必要がない
システムに合わせて申請書フォーマットの刷新が必要だと、現場の負担が増します。そのため、MicrosoftのOffice系ソフトで作成された申請フォームを取り込み、紙の申請書類に即した申請フォームを設定できるサービスの選定がおすすめです。また見慣れた画面での操作が可能で、設定も簡単であるなど、情報システム部やプログラミング知識のある社員の力を借りずとも、現場部門の社員だけでも、導入・運用ができるシステムを選択することが大切です。

押印機能を搭載し、紙の申請書をそのまま利用するようなビジュアルのものもあります。そういったシステムならば、紙の申請書からフォーマットを変更することもないため、誰もがスムーズに受け入れやすくなるでしょう。

▶複雑な承認ルートが設定できる
複雑な承認ルート設定が可能で、承認ルートの自動判定や分岐を行えると、多くの企業で活用しやすいです。自社に合わせたフロー作成や、複雑なワークフローをノーコードで設定できるシステムもあります。

申請書の内容に応じて条件分岐ができるほか、代理申請・代理承認、印影といった、日本企業ならではの複雑な業務に対応できる機能があるものを選ぶことをおすすめします。

▶承認状況の可視化ができる
承認フローの経過が見えれば、申請書はどこまで進んでいるのか、いつごろ承認が完了しそうであるかを知ることができます。承認状況の可視化は、業務の停滞を防ぐ重要なポイントです。

クラウド型のワークフローシステムには、オンプレミス型とは異なる特徴があります。

上述しましたが、自社でのサーバー設定が不要であるため、導入・運用が容易です。申し込みから短期間のうちにアカウントが発行され、その後すぐに利用が可能となります。さらに、ハード面にかかるコストがなく、初期費用を抑制できます。サーバーメンテナンスも不要で、運用において専門知識を持つ技術者は必要ありません。必要に応じてプランを変更できるため、将来的に見直しの要望が生じても、すぐに対応できます。セキュリティ対応も、システムを提供する事業者に任せられるため、自社で頭を悩ませる必要がありません。

インターネット環境があれば、自由に利用できるため多様な働き方にも対応できます。リモートワークや営業先などでも利用できるのが前提であるため、社員の満足度向上に役立ちます。クラウド型のワークフローは、導入の負担が少なく、現場で簡単に、便利に利用できるワークフローサービスであると言えるでしょう。

ワークフローをクラウド化する場合の注意点については「ワークフローのクラウド化で業務はどう変わる?実施に向けたポイントを解説」をご覧ください。

 

承認フローの見直しで業務効率の大幅改善を実現させよう

日本企業の承認の過程においては、複数人の権限者の間で申請書の回覧を行いながら各人の押印が行われます。こうした承認フローを見直すことで、業務スピードを向上し、承認にかかる手間やコスト軽減が実現できます。

「HUEワークフロー」は簡単な設定で企業組織に応じた複雑な承認フローに対応できるという強みがあります。またSaaS型のクラウド型のサービスで導入が容易であることやノーコードでの設定が可能であることなどから、現場で活用しやすい点も大きな特徴です。さらに、モバイルやタブレットにも対応しているため、いつでもどこでも申請・承認でき、承認状況の確認も可能です。ご紹介資料がございますので、ぜひご覧ください。

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