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ワークフロー管理とは?システム導入で総合的な業務効率化を実現

ワークフロー管理とは?システム導入で総合的な業務効率化を実現

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ワークフロー管理とは?システム導入で総合的な業務効率化を実現

企業では稟議申請や必要経費の承認など、さまざまな業務が流れに沿って行われています。企業運営においては、それらの業務の流れ(フロー)を効率的に遂行できるよう管理することが重要です。この業務フローをシステム上で管理・自動化するのが、ワークフロー管理システムです。ここでは、業務効率の向上を実現するワークフロー管理システムについて解説します。

 

ワークフロー管理とは

ワークフローという言葉はよく聞かれますが、具体的に何を指すのか具体的には分かっていないという方も多いのではないでしょうか。はじめにワークフロー管理の概要について解説していきます。

①ワークフローの意味

ワークフローとは、「業務や工程の流れ」のことです。企業内における承認フローのように、複数人が関わる業務で受け渡しが行われる、文書や情報の流れ、もしくは流れをまとめて図式化したものを指します。

国際ワークフロー標準化団体(WFMC)による「ワークフロー」の定義では、“ビジネスプロセス全体あるいはその一部の自動化であり、これによってドキュメント・情報・タスクが、手続き規則に従って、担当者から担当者へ引き継がれる”こととされています。

イメージしにくい場合には、稟議申請や経費の承認プロセスなどを想像するといいでしょう。例えば高額物品の購入申請の場合、申請者が書類を作成し「部長→事業部長→経理部長」のように段階的に承認作業が行われます。この申請から承認までの流れがワークフローです。

②ワークフロー管理の意味

企業では稟議や申請ごとに必要な書類と承認ルートが決められており、これらのルールに従って処理をすることは内部統制上、重要なポイントです。決められたプロセスの抜け漏れを防止し、業務の流れをより円滑に進めるための管理が「ワークフロー管理」です。

ワークフロー管理は、ワークフロー管理に特化したソフトやシステム(ワークフロー管理システム)による実現が一般的です。システム化することで申請のミスが減ったり、作業を標準化できたりといった効果が期待できます。

稟議申請の承認、経費精算処理などの一般的な業務プロセスを対象とすることが多いですが、なかにはもっと複雑な複数の業務フローの統合管理を行うケースも見られます。

 

ワークフロー管理システムのメリット

システムを導入してワークフロー管理を行うことで、業務効率向上が期待できます。ワークフロー管理システムのメリットには、以下のようなものがあります。

▶書類受け渡しの短縮化
紙の書類の場合、複数の承認者からハンコをもらうために物理的な受け渡しが必要となります。同一拠点内だけの移動であれば移動にかける手間はわずかですみますが、遠隔地にある別拠点での承認が必要な場合には、郵送などの手間や費用、そして時間もかかります。ワークフロー管理システムでは物理的な距離は関係なく、次の承認者や担当者に対し、書類を瞬時に届けられます。

▶申請処理の遅延を減らす
回覧先の担当者が不在の場合、申請書類が滞留する可能性がありました。ワークフロー管理システムの導入により、場所を選ばず書類の確認が可能になるため、こうしたタイムロスを減らすことが可能です。また、業務進捗状況が可視化できるため、承認が滞っている場合は、直接担当者に承認を依頼することも容易になります。

▶作業効率化
申請・承認における記載の不備があった場合には、再度書類の提出を行う必要があります。ワークフロー管理システムでは、入力内容を選択式にしたり、添付書類の提出を必須にしたりすることで書類作成時における誤記入や提出漏れの検出がしやすく、こうした作業のやり直しを回避できます。人的ミスによる時間的な損失を大幅に軽減することが可能です。

▶書類作成の定型化・電子化により社員の作業負担を軽減
書類のフォーマットが一律化され、常に最新のフォーマットが提供されるため、誤って古いフォーマットで提出してしまうなどの混乱もなくなります。必要な書類は全てワークフローシステム内で簡単に見つけることができるため、申請をするためのフォーマットを探すといった負担も軽減されます。

▶コンプライアンスの向上
ワークフロー管理システムでは、いつ、誰が申請したか、承認したか、などの履歴が残ります。そのため、承認者の中抜きや不正な処理が難しくなり、内部統制の強化につながります。また、物理的な書類の管理が不要になるため、紛失や盗難などの防止策としても有効です。

▶業務の標準化
ワークフロー管理システムにより業務が標準化されます。複雑なワークフローも、決められた作業手順に従って承認が進行します。承認者の順番を確認したり、順番を間違えたりといったムダな工数の削減にもつながります。

▶文書管理効果
適切な文書および記録の管理が可能となります。外部からの監査にも素早く対応できますし、過去の書類を検索で呼び出せるため、データの有効活用も容易です。

▶属人化を回避する
承認業務の管理が特定の担当者に委ねられると、それ以外の社員には承認業務について見えづらくなり、ブラックボックス化するリスクがあります。ワークフロー管理システムでは、やりとりの状況と関わる部署・人間が可視化されるため、業務が滞りにくくなるだけでなく、管理の属人化も防止できます。

 

ワークフロー管理が必要とされる業務

ワークフロー管理が必要とされる業務の例には、以下のようなものがあります。

▶総務人事
休暇願・有給休暇取得などの申請のほか、人事考課、各社員の目標設定シートなど

▶勤怠管理
欠勤や残業申請、勤務時間や給与情報の提供などの管理など

▶経費精算
出張費や営業回りの駐車場代のような旅費交通費、経費による物品購入など

▶稟議
起票し、複数名の上長から承認のハンコをもらう必要がある内容、契約関連など

▶報告
定期的に必要とされる営業報告書・業務報告など

社員の日常業務をはじめ部署同士のやりとり、社外取引など、ワークフロー管理の対象は幅広いです。だからこそ、ワークフロー管理システムを導入した場合の効果も大きいと考えられ、効率化に大きな期待が寄せられています。

 

ワークフロー管理システムの主な機能

ここからは、ワークフロー管理を電子的に行う専用システムにどのような機能があるのか紹介します。

▶ワークフロー作成
企業の中で決められた業務の流れをシステム上に作成します。申請者の属性に合わせてフローを定義する、申請時の金額や入力項目などの各種条件により承認ルートを分岐させるなど、自動的に処理する設定を行えるシステムを選ぶことで、より高い業務効率の向上が期待できます。

▶申請書の電子フォーム化
ウェブブラウザ上でさまざまなパーツを組み合わせてフォームを作成するシステムや、紙の申請書の既存のビジュアルをそのまま踏襲して作成できるタイプのものがあります。システム選定の際には、利用者が違和感を持たずに使えるフォームを作成できるか、がポイントとなります。

▶申請・承認・回覧
申請された書類はシステム内で作成された承認ルートに従って回覧されます。承認者にはメールなどで承認依頼通知が送られます。システムによっては、通知内容をカスタマイズできたり、チャットツールに通知する機能があったりするものもあります。

▶各業務の進捗をシステム画面上でチェック
申請の進捗状況をリアルタイムで見ることが可能です。従来、申請者の手を離れた申請書が、どの承認者まで回ったかを確認することは困難でしたが、システムを導入することで、ブラウザ上でいつでも確認することができます。承認が滞っている場合などに、承認者とコミュニケーションを取れる機能を兼ね備えたサービスもあります。

▶検索・集計
申請・承認された情報を、申請者や申請日付、処理状況などで検索することができます。また、申請書ごと、部署ごとなどで承認データを集計したり、CSVに出力したりすることもできます。申請・承認業務の効率化だけでなく、さまざまな周辺業務にデータ活用できるワークフロー管理システムを選択することが重要です。

※ワークフローシステムのメリットや最新情報は「ワークフローシステム導入に向けて知っておきたい情報をまとめて解説」をご覧ください。

 

ワークフロー管理の成功はシステムの使いやすさがカギとなる

日常業務の効率化を実現するワークフロー管理では、システムそのものの使いやすさが大きなポイントとなります。ワークフロー管理は、複数人が関わる業務の流れを円滑化、合理化するために実施されます。誰もが自分の関連する業務で簡単に利用でき、専門的なスキルがなくても設定・管理が行えるシステムを選択することが大切です。

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