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見やすいワークフローとは?選択のポイントと導入効果を解説

見やすいワークフローとは?選択のポイントと導入効果を解説

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見やすいワークフローとは?選択のポイントと導入効果を解説

近年、承認や稟議を電子化するワークフローシステムを導入する企業が増えています。ワークフローシステムの導入により申請・承認フローの効率化が期待できます。しかし、日本企業では各種申請や稟議ごとに承認ルートが異なることが多いため、複雑な申請・承認フローでも対応でき、実際の利用者と承認者、管理者の誰にとっても見やすく利用しやすいワークフローシステムを選ぶことが重要です。今回は見やすく利用しやすいワークフローシステムの特徴について解説します。

 

ワークフローシステムの導入効果

ワークフローシステムの導入は、申請を行う現場の社員はもちろん、承認者や管理者にとってもさまざまな効果が考えられます。具体的には以下のとおりです。

▶業務効率化
紙の申請書を使ってきた承認業務を電子化することで、自分の名前や社員番号の自動入力ができるようになります。また、過去に申請した類似の申請からの「転記」や、先に申請した事前申請からの「自動連携」によって後続の申請をしやすくすることなども可能です。

さらに、複雑な承認フローもワークフローシステムで整理することで、誰に申請書を渡せばよいか悩む必要がなくなり、業務効率化が可能です。

▶意思決定のスピード化
ワークフローシステムで申請書作成の効率化が進みますし、印刷やハンコの準備が不要なワークフローが実現します。さらに申請・承認作業がいつでもどこでも可能となり、情報共有が容易です。結果として意思決定のスピードがあがります。

▶内部統制強化

ワークフローシステムを導入すると、正しい手順で進めなければ承認業務が行えません。そのため、不正申請や書き換えといったリスクが減少し、内部統制の強化につながります。これにより、管理者の負担も大きく軽減するでしょう。

▶ペーパーレス化の促進

申請書が電子化されれば省スペース化が実現できるほか、紙資源を守ることなどを理由としたペーパーレス化にも寄与します。ペーパーレス化の実現によって、紙に比べ紛失リスクが低減されることもメリットと言えるでしょう。

▶テレワーク環境の構築

ワークフローシステムを導入することで、オフィス内にいなくても承認業務を進めることが可能です。紙の申請書は、テレワークの実施を阻害しますし、外回りやほかの支店に出かけた場合も、承認のために帰社する必要に迫られます。しかし、電子化されればいつどこにいても承認業務が行えるようになり、テレワークの実現に大きく貢献します。

 

見やすいワークフローシステムと選定のポイント

現場の利用者、承認者、管理者すべてにとって、見やすく利用しやすいワークフローシステムとはどのようなものなのでしょう。ここでは、見やすい、利用しやすいワークフローシステムに欠かせないポイントと、選定する際に重視すべき点についてお伝えします。

見やすいワークフローシステムとは

現場の利用者、承認者、管理者にとって見やすく利用しやすいワークフローシステムのポイントは、以下の3点です。

1.見やすいユーザーインターフェース
システム画面の見やすさや、使いやすさを意味するユーザーインターフェース。申請や承認を行う際のインターフェースは、どこにどのような機能があるか誰が見ても分かるものであることが重要です。視覚的に操作できることも重要で、例えば承認フローの作成画面において、「承認」「条件分岐」などの項目がアイコンになっていれば、承認フローの作成時に説明書を確認することなく機能を理解することができます。

2.直感的にワークフローの作成が可能
すでに多くの社員が使い方を知っているツール、例えばExcelやPowerPointのような使い慣れた操作感に近いワークフローシステムが望ましいです。さらに、ドラッグ&ドロップで直感的にワークフローを作成できることも重要なポイントです。

管理画面で承認フローを作成する際に、フローチャートが見やすいことも大切です。管理画面が見やすければ、承認者のみならず管理者にとっても利用しやすいワークフローシステムだと言えます。

3.ノーコードで設定・変更が可能
利用者や承認者から要望を受けた際すぐに設定・変更ができることで、管理者にとって管理業務は大幅に軽減されます。プログラミング知識がなくても設定・変更が可能であることも欠かせません。


ワークフローシステム選定のポイント

申請、承認、管理すべての面で見やすく利用しやすいワークフローシステムであれば、効率化が実現する可能性は高まります。そこで、ワークフローシステムを選定する際のポイントを紹介します。

▶現場の声を重視する
ワークフローシステムを最も活用する現場の声を活かして選定しなければなりません。経営層だけの意見で導入を決めてしまうと、現場の社員にとっては使いにくいものである可能性もあり得ます。例えば既存の承認フローにおいて承認者を1人追加、もしくは削除するといった簡単な作業でも、ワークフローシステムによって使いやすさにばらつきがあります。導入前にトライアルできるものを選定し、実際にテストを行うなどして、現場の声を集めたうえで選定するとよいでしょう。

▶外部の評判だけで選定しない

「使いやすいワークフローシステムである」と評判の高いものを選定したにもかかわらず、思ったように使われないケースは少なくありません。その一因として考えられるのは、自社ニーズに合っていないことです。例えば、「複雑なワークフローにも対応したい」「カスタマイズして使いたい」などのニーズがある場合は、それに合わせた選択が必須です。

外部の評判だけを重視して導入すると、「安価で導入実績も高いサービスを選んだが、自社の複雑なワークフローは再現できず、一部の業務でしか利用できなかった」「ワークフローそのものは良かったが、組織改編が多い組織で人事組織のメンテナンスが複雑で難しく、システム部の手を煩わせた」などといった失敗につながるリスクがあります。


自社のニーズを満たしているか、誰でもすぐに理解できるユーザーインターフェースかどうかなどを重視することが重要です。

 

申請・承認の効率化を実現するワークフローシステム

見やすく利用しやすいワークフローシステムを導入することで、申請・承認フローは効率化が可能です。具体的には以下の点に注意して導入、運用することがポイントになります。

ワークフローシステム導入による申請・承認フローの効率化

ひと口にワークフローシステムといっても、その種類は多機能なもの、操作性の良いものなど多様です。そのなかでも効率化を重視した場合、最も気を付けるべきポイントを挙げます。

▶ノーコードで専門知識不要で設定・変更ができること
ワークフローシステムは自社の複雑な承認フローでも手間をかけずに合わせられるものを選定することが重要です。

設定や変更に専門知識が必要な場合、自社にプログラマーや専門知識を持った社員がいないと設定・変更が簡単にできず、導入時の手間がかかるだけでなく、その後の微調整やフロー変更にも対応しにくくなるでしょう。ワークフローの設定・変更がノーコードできるものが理想的です。

▶設定・変更に柔軟性があること
設定・変更ができる範囲が限られていると、既存の承認フローに合わせられなくなる場合も生じます。多くの場合、運用を進めていくと、何かしらの課題や改善点が生まれるため、設定・変更が柔軟に行えるかは欠かせないポイントです。


承認フローを効率化する機能

ワークフローシステムの運用を開始後、効率化を進めていくには、承認フローを実行する5つの機能の有無に留意する必要があります。

▶権限移譲機能
承認者が休暇や出張、もしくは多忙などの理由で承認業務が行えないと、承認フローが止まってしまいます。そのような場合に承認者が承認の権限をほかの社員に移譲し、承認業務を進めるための機能で、申請処理の遅延を減らす効果が期待できます。

▶グループ承認機能
グループ承認機能は、申請された書類の承認を特定のグループに求めることができる機能です。例えば「総務部」「経理部」「取締役」のように部門や役職を指定すると、対象グループに所属するメンバー全員に承認依頼の通知が送られます。さらに、グループの中でも全員の承認が必要なのか、1人の承認で十分なのかを設定することができます。

ある申請の承認において「グループ全員から承認が必要なケース」と「グループ内のメンバー誰か1人からの承認で足りるケース」双方の承認フローがあったとしても、それぞれの設定を簡単に行うことができれば、フロー設定のストレスが軽減しますし、設定ミスによる承認漏れも防げるでしょう。

▶コメント機能
コメント機能は、申請を差し戻し、もしくは却下する際に、申請者に対しシステム上でメンションをしたうえでコメントを付けられる機能です。また、差し戻しや却下をせず、単純に申請者や承認者同士でのディスカッションをすることも可能です。

従来ですと、10ステップある承認タスクの中の8番目の承認者が申請に疑問を感じ申請者に差し戻しをしてしまうと、7番目までの承認者はまた承認作業をしなければならなくなります。しかし、申請者に確認すれば解消するレベルの疑問もあるでしょう。そのような場合にメンションによるコメント機能があれば、わざわざ差し戻さずとも疑問を解消させることができます。承認作業を繰り返す手間を削減することで、承認業務のスピード化が実現します。また、メンションによるコメントは、別にメールやチャットで連絡をする手間なくディスカッションできることも魅力で、やりとりの時間を短縮させられます。

▶申請・承認状況を確認できる機能
取引先との商談時に、以前申請したものの承認を得ているかどうかを確認したいこともあるでしょう。そのようなときに外出先から承認状況が確認できれば、すぐに次のアクションに進むことができます。これによって、業務やプロジェクトにおいて遅れを取ってしまうリスクを回避することが可能です。

▶別のワークフローとの連携機能
例えば、見積依頼書が承認されたあとに購買稟議を申請するという業務フローにおいて、見積依頼と購買稟議のワークフローシステムが別々になっていると、見積を得たとしても、あらためて購買フローで申請を行わなければなりません。

このときに関連する複数の申請書を連携させて運用できるタスク機能があると、申請の手間を軽減できます。先の例でいえば「見積依頼書」が承認されたら「購買稟議」申請のリマインドが通知され、申請を促します。さらに転記機能があれば、見積依頼書の申請内容を反映(転記)させて、購買稟議を申請することができるので、同じ内容を再度入力する必要がなく、さらなる効率化が見込めます。

事前申請が承認された後、事後申請の提出を忘れることを防止できますし、管理する側としては事前・事後の申請が関連申請として管理できるようになるため、ある申請に関連する申請を把握しやすくなります。

 

使いやすいワークフローシステムの導入は業務の精度を高める

申請や稟議の混乱は、業務全体の遅延を招き、生産性を低下させる原因となります。見やすく利用しやすいワークフローシステムは、申請や承認にかける手間や負担を軽減します。現場目線で、利用者だけではなく管理者にとっても最適なワークフローシステムを選択・導入して申請・承認フローの改善・効率化を実現させていきましょう。

「HUEワークフロー」は、多彩な業務に対応できる柔軟性が強みのワークフローシステムで、日本企業の複雑な業務に対応することが可能です。ドラッグ&ドロップで直感的にワークフローの設計ができるため、専門知識がなくても自社業務に応じた形に設定できます。柔軟性と見やすさ・使いやすさを兼ね備えたワークフローシステムといえます。ご紹介資料がございますので、ぜひご覧ください。

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