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自社に合ったワークフローとは?主な機能や選定時のポイントを紹介

自社に合ったワークフローとは?主な機能や選定時のポイントを紹介

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自社に合ったワークフローとは?主な機能や選定時のポイントを紹介

ワークフローは申請業務の効率化、現場の負担軽減など企業全体の生産性向上に寄与します。ただし、自社に合ったワークフローを導入しなければ、思ったような効果が得られないかもしれません。効果を得るために重要となるのが、自社に合ったシステムの選定です。システム選定を成功させるためにも、ワークフローシステムの主な機能について理解を深めていきましょう。

 

SaaS型ワークフローシステムが業務効率化を実現する

申請業務の効率化や現場の負担軽減を実現するワークフローシステムですが、近年はSaaS型のものが一般的になっています。そこで、まずはSaaS型ワークフローの概要と活用のメリットについて見ていきます。

SaaSとは?

SaaSとはSoftware as a Serviceの略称で、日本語では、「サービスとしてのソフトウェア」と訳されます。従来のパッケージ型ソフトウェアではなく、インターネットを通じたサービスとして機能を提供するものです。

SaaSの特徴は、企業規模に応じ必要な分だけ利用できる点です。SaaS型ワークフローシステムもアカウント数によって課金されるものが多く、利用アカウントに応じたコストでの導入・運用を可能にします。

SaaS型ワークフローシステムのメリット

SaaS型ワークフローシステムを導入した際の主なメリットは以下の3点です。

▶自社でシステムを構成する必要がない
従来のパッケージ型ソフトウェアの場合、システムの構築や保守管理、バージョンアップなど、すべてを自社で行う必要があります。しかし、SaaS型の場合、SaaSベンダーが用意しているものを使うため、自らシステムの構成をする必要はありません。

また、運用後の保守管理やバージョンアップも基本的にSaaSベンダーが行うため、担当者の負担軽減が可能です。

▶信頼性の高いセキュリティ体制
SaaS型ワークフローシステムの導入を検討する際に、インターネット回線を通じて利用することになるため、情報漏えいのリスク増大を不安視する企業も少なくないようです。しかし多くのSaaS ベンダーでは、提供サービスにおけるセキュリティ対策を徹底しているため、安心して利用できます。もちろん導入時にセキュリティ面の確認は必須ですが、ほとんどのSaaSベンダーでは高いセキュリティ体制を備えた製品を提供しています。セキュリティ管理を専門家が対応することで、より徹底された環境で情報が守られることになるでしょう。

▶契約すれば短期間のうちに利用が可能
既述のとおり、SaaS型は自社でシステムの構築をする必要がありません。そのため、契約後アカウントを取得すればすぐに利用可能です。ソフトウェアをインストールする必要もないことから、迅速に業務を開始できます。

SaaS型ワークフローシステムも含め、ワークフローをクラウド化するメリットやその際のポイントについては「ワークフローのクラウド化で業務はどう変わる?実施に向けたポイントを解説」をご覧ください。

 

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムにはどのような機能があるのでしょう。ここでは、主な機能について説明します。

1.入力フォームの作成
現在使用している申請書に基づいて入力フォームを作成する機能です。紙の申請書をスキャンしたり、ExcelやWordで作成されているものを取り込んだりできるシステムもあります。また、申請フォーム上に印影を表示できる機能があれば、ハンコを押して承認してきた商習慣を変えることなくワークフローシステムへ移行することができます。この場合印刷の必要がなくなるため、ペーパーレス化の推進も可能です。

2.ワークフローの設計
システムを利用するユーザーの登録や部門や役職などの登録を済ました後、申請から最終的に承認を得るまでのフロー設計を行う機能です。承認を得るまでのルート設定、申請の金額や内容によって決裁者が変わる場合の条件設定、その条件に合わせて自動でルートを判断する設定などが行えます。この機能により、誰に申請をすればよいのか迷うことがなくなり、申請業務の効率化が可能です。

3.申請・承認
申請の承認、却下、差し戻しなどを行うための機能です。ワークフローシステムによっては、却下、差し戻しの理由をコメントとして残せるものもありますし、申請・承認と合わせて、ディスカッション機能を備えたサービスもあります。そのようなワークフローシステムであれば、差し戻さずとも申請者とコミュニケーションをとることもでき、承認業務のスピード化が見込めます。

また、承認を行う社員の休暇や外出によって承認作業が行えない場合に、代理承認を依頼できる代理承認設定機能や申請・承認が行われた際、申請者や承認者に通知を発信することで承認漏れを防止する通知機能などもあります。

4.検索・集計
申請内容、日時、金額、申請者、承認者などで申請書の検索を行える機能です。紙での申請書に比べ検索性が高く、求めているものをすぐに見つけられます。

なかには、部署・チーム別の経費件数やプロジェクトごと、月・年別の経費金額などで集計、分析する機能のあるワークフローシステムもあります。集計・分析機能が充実していれば、適切に経費が使われているかがリアルタイムで容易に可視化できます。また、複数の情報をひとつのグラフで可視化できる複合グラフの作成ができる機能は、分析の幅が広がるのでおすすめです。

5.管理機能
作成された申請書にアクセスできる社員の権限設定、いつ誰が何を申請し、誰が承認したかを追跡できる監査ログなど、ワークフローの管理を行うための機能です。社内コンプライアンスや内部統制のほか、IPアドレス制御やシングルサインオンにも対応するなどセキュリティの強化として効果を発揮します。

6.システム連携
グループウェア・会計・営業・勤怠管理、もしくは基幹システムなど、各種システムとの連携を行う機能です。これによりデータの共有が可能になります。その結果、ワークフローシステム以外のシステムにデータを入力する際、異なるフォーマットに加工する手間がなくなり、業務効率化が進むでしょう。また逆に、経営管理システムや売上管理システムの情報を申請書に利用したい場合に、連携がとれていれば容易にそれらの情報をワークフローシステムに取り込むことが可能です。

 

ワークフローシステム選定時のポイント

申請業務の効率化に大きな効果を発揮するワークフローシステムですが、導入すれば必ず効果が出るわけではありません。そこで、ワークフローシステムを選定するうえで欠かせないポイントを説明します。

▶導入前と変わらずに申請を行えること
多くの申請業務を効率化できるとしても、申請方法が大きく変わってしまうのでは導入時の負担が大きくなってしまいます。そこで、ワークフロー導入前の紙での申請書と同様の申請フォームにできることが重要です。

紙での申請の場合、ExcelやWordのフォーマットを印刷して使用する企業が多いため、それらのフォーマットを取り込めるシステムがよいでしょう。ワークフローシステムの利用に抵抗感がないようにすることで現場での活用が進み、ペーパーレス化も推進できます。

▶複雑なワークフローにも対応できること
ワークフローは企業文化や組織体系などによって大きく異なります。ワークフローシステムを選定する際は、自社独自のワークフローに合わせられるか、柔軟性があるかを見るのも重要なポイントです。

仮に現在のワークフローをシステム上のワークフローに合わせる必要が生じた場合も、どの程度まで調整が可能かの見極めはしっかりと行いましょう。

▶さまざまな集計機能があること
集計機能があれば、例えば旅費交通費や交際費などを、「部署ごと」「社員ごと」「期間ごと」のようにニーズに合わせて集計することが可能です。これにより単純に申請業務を効率化するだけではなく、特定の費用を抜き出して対前期比分析で金額を比較するといった分析も可能となります。決まった形の集計しかできないものでは、経営上みるべきデータを得られないかもしれません。そのため、自由度が高くカスタマイズ可能なシステムを選定しましょう。

▶直感的で使いやすいUIであること
いかに優れた機能があっても直感的な操作ができなければ、扱える社員が限られてしまい、ワークフローシステム導入の効果が半減してしまうかもしれません。そうした意味で重要なポイントは、現場の方々の身の丈に合った、直感的で使いやすいUIであることです。また、外部システムとの連携、例えばグループウェアとの連携ができれば、承認業務スケジュール管理もグループウェア上で確認できるため、より効率化が進みます。

 

ワークフローシステムの機能を見極めて自社業務の効率化を実現しよう

SaaS型ワークフローシステムは、技術力や導入作業が不要で、大手企業だけでなく、中堅・中小規模の企業にも導入が容易です。ただし、導入を検討する際には、ワークフローシステムの優れた機能を、社員が誰でも使いこなせることを重視する必要があります。機能や使いやすさを見極めたうえで、自社に最適なワークフローシステムを選定していきましょう。

「HUEワークフロー」は、直感的な操作によって柔軟な設計を実現できるという強みがあります。見やすい画面であることや、ノーコードで専門知識がなくても利用できることなどにより、短期間でスムーズな導入が可能です。またさまざまな集計機能も充実しているため、業務効率化の効果を早く得ることができるでしょう。ご紹介資料がございますので、ぜひご覧ください。

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また、大手企業向けのワークフロー・開発ツール「ArielAirOne Framework」もおすすめです。難易度の高い個社固有の要件にも対応できるカスタマイズ性の高いスクリプト設定を標準搭載し、大手企業の統制も実現します。ワークフローシステムの導入を検討される際は、あわせてご検討ください。

 

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