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ワークフローのメリットとは?自社課題を解決できる理由を解説

ワークフローのメリットとは?自社課題を解決できる理由を解説

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ワークフローのメリットとは?自社課題を解決できる理由を解説

申請や稟議などの一連の作業や手続きは、企業活動を行ううえでは必ず発生する処理です。しかし回覧において、時間がかかりすぎてしまい効率が悪い、フローが守られていないなどの課題を抱えている企業も少なくありません。ワークフローをシステム化することで、これらの課題を解決することが可能です。今回はワークフローシステム導入をすることで解決できる課題と、具体的なメリットについて解説していきます。

 

ワークフローシステム導入前に発生しやすい課題

ワークフローシステム導入前の承認業務といえば、通常は紙の申請書を回覧する方式をさします。その場合に発生しやすい主な課題とは以下のとおりです。

▶複雑な承認フローによる混乱
日本企業では、同じ購買で購入するものであっても、金額により承認フローが異なっていたり、承認者が複数人いたりして、複雑な承認フローになっていることが多いです。承認フローを理解しにくいため、申請者・承認者ともに混乱してしまうケースは少なくありません。また理解していたとしても、承認を得るためのルールが細かすぎるために守られない、守らせるための教育に手間がかかってしまうといった点も大きな課題です。

▶承認の遅延が発生しやすい
申請から承認、差し戻しや却下など、申請業務に関わるやりとりには多くの手間がかかります。従来の紙ベースの方式では、例えば承認者が出張や外出で不在の場合、戻ってくるまで業務は進まないため、遅延が発生しやすくなります。また、承認フローの遅延により時間的な猶予がなくなると、代理承認の了解を得る時間すらなく、了解を得ないままで代理申請が行われてしまうケースも増加しがちです。このような代理承認は、トラブルにつながる可能性も高くなります。

▶テレワークやサテライトオフィスなど多様な働き方に対応できない
従来の紙ベースの承認業務では、テレワークをしている社員であっても、書類処理のためだけに出社しなくてはなりません。そのままでは、本当の意味でのテレワークはいつまでたっても実現はしないでしょう。

▶状況把握が困難
紙ベースの承認では、申請した書類が現在どこにあり、どのような状況であるのかを把握するには、承認者に確認する以外のすべがありません。状況把握のために逐一メールや直接確認が必要となり、互いの業務を止めてしまうことになります。

▶処理済み書類の扱いに手間を要する
紙の申請書で承認業務を行っている場合、承認を得た申請書のファイリングや管理簿への記入作業といった手間がかかります。また、ファイリングした申請書を保管するためのスペースもオフィス内に必要です。これらの保管にかかるコストも大きな課題と言えるでしょう。紙の申請書は紛失リスクがあるのも課題のひとつです。

▶不正処理への懸念
紙での承認業務には、内容の改ざんによる不正や承認者飛ばし、不正申請などのリスクも少なくありません。

▶書類作成に手間がかかる
紙で申請書類を作成する場合、同じ内容であっても、毎回必要事項をすべて記入する必要があります。また、不備があった場合は再度作成する手間が生じます。

承認業務がシステム化されていない場合、これらの課題が発生しやすくなります。承認業務のシステム化を進めることでどのように課題が解決するのかについて、次章で見ていきましょう。

 

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを導入することでさまざまなメリットが生まれます。特に前章で挙げた紙での承認業務における課題を解決するうえで以下のメリットが考えられます。

▶承認の遅延防止やテレワーク対応も可能
押印機能が付いたワークフローを活用すれば、必要に応じて画面上で押印でき、紙の書類からの脱却が可能です。これにより、印刷・事務処理や回覧などの人的コスト、無駄な時間が削減され、承認の遅延防止に効果を発揮します。また、すべてオンライン上で行えるため、自宅や出張先からでも承認作業を行うことができ、承認者が出張等で不在であったり、テレワークであったりしても問題ありません。

また、承認や差し戻しなどの処理が必要なものは席におらずともメールやチャットで通知されるので、いつでもどこでも隙間時間に対応が可能です。ほかにも、紙を印刷するコスト、支社や支店から本社に郵送するなどのコストも削減できます。

紙の書類からの脱却を可能とするワークフローシステムの活用は、日本社会に根付いたハンコ文化からの脱却も促進します。いわゆる「脱ハンコ」が注目される背景や、ハンコの電子化を進めるポイントについては「脱ハンコがもたらすメリットとは?無理なく実現するための方法を解説」をご覧ください。

▶承認フローの進捗も確認可能
ワークフローシステムでは、承認フローの進捗状況を可視化させることができるため、申請が現在、どこまで進んでいるかもひと目で確認可能です。これにより、申請者がわざわざ承認者に確認を取る手間がなくなります。

▶オフィスのスペース削減が可能となる
ペーパーレス化により、紙の保管スペースを削減可能です。

▶システム管理の負担が減る
オンプレサービスを利用している企業は、SaaSサービスに乗り換えることで、自社サーバーのメンテコストが削減できます。

▶業務運用の効率化
書類がデジタルデータ化されることにより、紛失リスクの排除に加え、検索機能によって、「書類を探す」コストが削減。さらに申請書内の内容がデジタルデータ化されるため、集計のための転記作業も削減可能です。

▶セキュリティ対策にも効果を発揮
ワークフローシステムでは、申請書の処理内容・状況がすべて可視化されるため、不正が行われるリスクを大きく軽減できます。また、紙は紛失リスクがありますが、サーバーに入っている物理的なモノではないデータは、紛失リスクがないため、紛失から情報漏洩といったリスクもありません。

▶紙の申請書による煩雑さの解消
ワークフローシステムの活用で申請業務をオンライン上で行えるようになれば、システムに登録されている自分の名前や社員番号が自動入力されるので同じ内容を入力する手間を削減することが可能です。また、必要事項の記載漏れや間違いがあった際にはアラートを出せるため、申請書作成での不備もなくなります。

▶承認フローの最適化
ワークフローシステムを活用し、承認フローを整理することで、申請ごとの承認者が可視化され明確になります。また、複雑な承認フローも自動化されるため、申請の金額や内容によって誰に申請すべきか悩むこともなくなるでしょう。

日本企業の承認フローが複雑な理由や、承認フロー見直しの重要性については「承認フローの見直しが企業を変える?効率化を実現するための最適解とは」をご覧ください。

 

ワークフローシステム導入時の注意点

ひと口にワークフローシステムといってもその種類は多様です。そのため、導入前に機能性や運用のしやすさについてよく検討しなければなりません。具体的には以下の項目に注意していきましょう。

▶自社業務に必要な機能があるか
自社の承認フローを実行するうえで、自社業務に沿った機能があるかどうかを確認します。「複数の決裁ルートを登録できない」「簡単な条件分岐にしか対応しない」「紙の書類とフォームの差異が大きくなじみにくい」といったワークフローシステムでは、使いにくい可能性が高く、導入効果も発揮できません。

▶導入・運用の難易度が高くないか
設定・フォーム設計をするのに、高度な技術が求められるシステムも少なくありません。しかしそうしたワークフローシステムでは、知識と技術を持つ担当者が不足していると、変更の必要が生じても自社で対応できず、使われないサービスになってしまいます。

自社にITに詳しい担当者がいる場合であっても、やはり直感的に操作できるシステムを選びたいところです。ノーコードで直感的な操作が可能であれば、システム部の手を煩わせずに現場で管理運用が可能になります。導入・運用の難易度が低いものを選定することで、より早くシステムが現場に受け入れられるでしょう。

▶他システムとの連携がしやすいか
承認業務はさまざまな申請で必要なため、他システムと連携できるとより効果が高まります。例えばグループウェアと連携できれば、進捗状況をグループウェア上で確認できるため、業務の効率化において高い効果が期待できるでしょう。

▶導入後のコストも見据える
例えば、「まずは総務部での利用を検討しているが、いずれは人事部や経理部でも使いたい」といった場合に契約ライセンスの増加によってコストがどの程度増えるのかは、事前に確認しておかなければなりません。

また、最終的に必要な機能が不足しているワークフローシステムを選んでしまうと、欲しい機能を得るために追加開発が必要となったり、機能が不足する部分を人が対応するために人件費がかかってしまったりするでしょう。結果的にランニングコストが膨張してしまうので注意が必要です。

ワークフローシステムの導入事例については下記の記事をご覧ください。
ワークフローの効率化による効果と国内企業における課題
ワークフローシステム導入に向けて知っておきたい情報をまとめて解説

 

企業の課題解決につながるワークフローシステムの選択を

ワークフローシステムの導入は、企業内のさまざまな業務を効率化することで、生産性の向上を促進します。ただし、メリットを正確に理解するためには、事前に自社における承認業務の課題を明確にしておくことが重要です。課題を把握し、課題を解決する手段としてワークフローシステムを選定することで、自社にとってより効果的なワークフローシステムが導入できるでしょう。また、同時に自社業務に必要な機能の有無や、導入後の運用面も考慮していく必要があります。

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