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事業会社を強くするシェアードサービスへ

約1年で33社への導入。スピーディかつ柔軟な発想でグループ展開を成功に導く

人事システム導入事例 バローホールティグス シェアードサービス 店舗管理スーパーマーケットを中核に、ホームセンター、ドラッグストア、スポーツクラブを展開するほか、農産物の生産、食品製造・加工、物流、資材調達、保守・メンテナンス、清掃等の多様な事業をグループで展開する株式会社バローホールディングス。

2015年10月に、現在のホールディングス体制へ移管した後、2016年10月には各事業会社の管理業務を集約したシェアードサービスセンターとして、株式会社コアサポート(以下、コアサポート)を設立。

2014年10月から「COMPANY」HRシリーズをご利用の株式会社バローホールディングス(以下、バロー)で、事業会社が遺憾なく力を発揮できるようシェアードサービスを展開するにあたり、成功の秘訣やその効果について伺いました。

 

 

事業会社を強くするホールディングス経営とシェアード会社の設立

―― 2015年のホールディングス化の実施、更にその1年後のシェアードサービスの導入と、次々に構造改革を実施されました。その狙いをお聞かせください。


導入事例 シェアード管理 人事給与システム シェアードサービスセンター設立コアサポート 人事管理課 課長 白樫浩二様(以下、白樫様):
グループ全体で、長期的かつ全体最適を鑑みた経営資源の配分を図り、個別事業の成長やガバナンス強化を促すため、2015年に持株会社体制へ移行しました。その際、30社を超えるグループ企業の管理業務の効率化や、専門知識を有する人材の育成が課題として挙げられました。

そのため、1年後の2016年にコアサポートを設立。各グループの人事部門から優秀な人材を集めることで、少数精鋭での管理機能を維持したまま、今後の事業規模拡大や高度化に対応できる専門組織を構築しました。

コアサポート 人事管理課 労務・賃金マネージャー 山田貴司様(以下、山田様):
管理部門は利益を生みません。そのため、より少ない人数で業務を回すことが管理部門として企業利益に貢献する一つの方法です。各社の管理部門をまとめて、グループ全体の業務の重複をなくすことで、管理コストの低減による直接的な利益貢献はもちろん、より細やかで最適な管理や、新たな施策に取り組む時間を創出できる効果も見込んでいます。

 

―― シェアード化にあたり、各社の業務集約はどのように進めたのでしょうか。

白樫様:
実は、コアサポートの設立前から、各事業会社のバックオフィス業務集約を進めていました。既に同社設立時点では、バローで利用していた人事給与システム「COMPANY」に8社の業務を集約し、運用していました。シェアード化にあたっては、事業会社全体を横串管理できるよう統合基盤を構築するという方針があったため、2016年10月から約1年という短期間で、31社に対して「COMPANY」をグループ導入し、業務集約を完了させました。

 

 

グループ導入の早さの秘訣は、役割分担の明確化と現場への権限委譲

―― 約1年で31社への導入。スピーディにグループ展開を進める秘訣はあるのでしょうか。

山田様:
グループ展開にあたり方針等を意思決定する人と、実際にシステム導入を行う人。それぞれの役割分担を明確化したことが一つの秘訣です。実務担当者だとなかなか踏み出し切れない変化へのプロセスも、役割を明確に分けることで、現状の実務にとらわれず、より広い視点から導入する・しないを判断できます。また、既存の業務に手を取られてプロジェクトを進められないといったことも回避できました。


コアサポート 人事管理課 長谷朋崇様(以下、長谷様):
グループへの「COMPANY」導入は、2名で進めました。導入対象となる事業会社が決定すれば、後は運用切替日に向けて進めるだけ。繁忙期に重なるとスケジュールがタイトになる場合もありますが、期日に間に合うよう、各プロジェクトメンバーと協力して取り組みました。


白樫様:
ある程度は現場の裁量に任されているというのも、その分の一定の責任も伴いますが、スピード感をもってグループ展開ができた理由の一つだと思います。

導入事例 人事システム シェアードサービス

事業会社の強みを活かしたシェアードサービス化戦略

―― 業務集約にあたって、各社の制度や運用はどのように統一したのでしょうか。

白樫様:
シェアードサービスの構築を進める上で、統一したのは勤怠締め日と給与支払日のみです。バローグループは、スーパーマーケット事業やドラッグストア事業、ホームセンター事業が中心ですが、それ以外にもスポーツクラブや製造業、農業、商社等、様々な業態の事業会社から成り立っています。そのため、制度や運用も、業態や個社に応じて、それぞれの強みを最大化できるよう設計されていました。当然、制度・運用が異なるとシェアードサービス業務は複雑になると思います。しかしながら、今回の一連のホールディングス化/シェアード化の目的は、事業会社を強くするためであり、コアサポート設立も事業会社における管理業務の負荷を軽減し、本業に注力できる環境を創出することにあります。そのため、「COMPANY」を新規導入し業務を集約していく際も、できる限り各社の長所となる制度はそのままに対応する方針を立てました。

 

―― 集約する業務範囲の順番はどのように決めたのでしょうか。

白樫様:
シェアードサービス開始当初は、給与計算業務の集約、それに伴う各社への「COMPANY」導入について、優先順位を高く設定してプロジェクトを進めました。そのため、コアサポートで引き受ける業務範囲も、事業会社の運用状況に応じて異なります。もともとアウトソーシングをしていた会社や事務担当者が配置されていない会社は、コアサポートでそっくりそのまま引き受けました。一方で、事務担当者がバックオフィス系の業務まで担っているという場合は、一部の業務を事業会社に残しました。将来的には、これらの集約する業務範囲は統一してもよいところだと思います。

 

―― 多数の店舗を構える企業の人事部にとって、各店舗の人事管理は課題の一つです。店舗における「COMPANY」の活用方法を教えてください。

コアサポート 人事管理課 女性労務・労務環境マネージャー 柳川克子様(以下、柳川様):
パート・アルバイトの採用は店舗ごとに行っているため、Web申請システム「COMPANY Web Service」(以下、CWS)にて「採用申請」と「異動申請」ができるよう、店舗にシステムを公開しています。パート・アルバイトの採用時は、各店舗の店長がCWSから採用申請を行います。契約内容に変更がある場合も同じく、店長がCWSから契約変更の申請(異動申請)を行うという流れです。

 

導入効果 シェアードサービス 給与計算

―― 店舗とやり取りをスムーズに行う工夫をお聞かせください。

コアサポート 人事管理課 栗本沙来様(以下、栗本様):
月に1度、各店舗に向けて「人事管理課通信」を配信しています。勤怠や各種書類の提出、給与明細発送日といった人事に関する各行事や締切り等の1か月のスケジュールを、カレンダー式でわかりやすくまとめて告知することで、対応漏れや遅延の防止を促しています。また、この人事管理課通信には、時節に特に注意してほしい内容や、問い合わせが多い質問とその回答を併せて掲載しており、差戻しや問い合わせ数の削減にもつながっています。

 

 

 

導入効果と今後の期待

――「COMPANY」の導入効果、シェアードサービスの実施効果はいかがでしょうか。

山田様:
コアサポート設立時からみると、対象企業は10 社、給与計算対象人数は5,000名ほど増えています。しかしその一方で、勤怠締めから給与計算までの期間は変わっていません。同じ期間で、より多くの業務量をこなすことができ、効率化・生産性の向上につながっています


柳川様:

今後は、更にグループ展開の拡大を進めていきたいと考えています。まだ、「COMPANY」を導入していないグループ企業への導入はもちろん、受託する業務範囲も拡大していきたいです。また、身上変更や通勤関係の申請等においても、ワークフロー機能を積極的に活用していきたいですね。

導入事例 人事システム シェアード管理


山田様:

「COMPANY」導入時の決め手の一つだった、人事情報の一元管理(見える化)による適材適所の人員配置として、タレントマネジメントにも取り組んでいきたいです。「COMPANY」で、グループをまたいだ人の情報を把握・分析することで、グループ全体で人材交流の活性化を図り、事業会社の更なる成長を後押しできると考えています。

 

―― 最後に「ユーザーコミッティ」の活用方法を教えてください。

柳川様:
ユーザーコミッティの分科会や講演会では、各社の運用状況についてざっくばらんに情報交換ができ、非常に勉強になっています。年末調整業務の電子化について検討した際には、年末調整申告講演会に参加しました。人事部にとって年末調整業務は、1年の中でも一大イベントのため、他社様の様々な工夫の事例が、実際に導入を進める上でとても役に立ちました


山田様:

「COMPANY」との関わりには、主体性が大切だと思います。システム構築の作業に限ったことではなく、ユーザーコミッティ活動やコンサルタントへの相談といった機会を前向きに捉えて取り組む方が、得るものは大きいです。今後も、分科会等には積極的に参加して、「COMPANY」を使い倒していきたいと思います。

 

 


 

株式会社バローホールディングスについて

導入事例 人事システム 店舗管理Valor(バロー)とは英語の古語で『勇気ある者』を意味します。この言葉を社名としたのは、社会に貢献する責任ある企業をつくるためには、何事にも挑戦する「勇気」を持ち続けることが大切だと考えるからです。バローホールディングスは、この社名や創業時からの経営理念「創造・先取り・挑戦」に則り、仕入れた商品を販売する小売業ではなく、製造から流通・販売までを一貫して担う「製造小売業」としてのビジネスモデル構築を目指しています。現在、スーパーマーケットを中核に、ホームセンター、ドラッグストア、スポーツクラブを展開するほか、農産物の生産、食品製造・加工、物流、資材調達、保守・メンテナンス、清掃等の多様な機能をグループ企業で補完する流通システムを構築しています。

 

※本記事は2017年9月の内容です。

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