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コープデリ連合会、グループ全体の財務会計基盤を統一

COMPANY×RPAで業務プロセスを効率化

コープデリ連合会 導入事例

食の安全と安心を第一に、宅配事業や店舗事業等を通して、食卓に笑顔を届けるコープデリ生活協同組合連合会は、1 都 7 県 7 会員生協を有し、485 万人を超える組合員に選ばれています(2018 年 6 月時点)

コープデリ生活協同組合連合会(以下、コープデリ連合会)は、関東信越の生協の連合会として、商品・物流・生産・システム・経理・人事教育などの共通基盤を整備し、宅配事業・店舗事業・サービス事業などの本部機能を共同で作り上げています。

今回は、子会社9社を含むグループ全体の「COMPANY」会計シリーズ活用事例やRPA導入事例、その具体的な効果について伺いました。

 

業務のデジタル化を推進し、グループ全体の財務会計基盤を「COMPANY」に統一

―「COMPANY」会計シリーズの導入プロジェクトはどのように進めたのでしょうか。

コープデリ連合会 導入事例 インタビュー

コープデリ生活協同組合連合会 経理部 決算課 担当 松橋宣視様(以下、松橋様):

2016年当時に使用していた会計システムの保守サポート終了に伴い、システム選定を実施しました。コープデリ連合会と6会員生協、子会社9社に対して、導入の猶予期間は1年たらず、ほぼ同時に稼動させるという難度の高いプロジェクトになることが想定されました。業務要件に対する標準機能の適合性、将来の拡張性、経済性、プロジェクト体制等、様々な評価軸をもとに選定した結果、最も高い総合評価点を獲得したのが「COMPANY」でした。

コープデリ生活協同組合連合会 経理部 決算課 企画担当 長谷部平様(以下、長谷部様):

導入プロジェクトでは、スモールスタートで運用を開始して徐々に利用範囲を拡大してく方針を立てました。そのため、プロジェクトの初期段階では、将来的な展開も見据えて業務設計や利用方針を策定することを意識しました。前会計システムでは、稼動後の運用変更にうまく対応できず、利用したい機能があっても使えないということが度々発生していたため、その反省もありましたね。


松橋様:

短期間の導入でしたが、エンドユーザー向けの説明会には重点を置き、手厚く実施しました。システム入れ替えの対象となる経費精算や予算管理の領域は、現場の担当者が利用します。そのため、「COMPANY」によってどのように業務が良くなる、より良くしようと考えているかという点もふまえ、慎重かつ丁寧に説明するようにしました。

 

―「COMPANY」の稼動によって得られた効果について教えてください。

松橋様:

コープデリ様店舗.PNG子会社を含めた財務会計基盤として「COMPANY」で一本化できたこと。この点は、前会計システムでは実現できずにいたため、非常に大きなメリットと考えています。

また、予算管理や資金管理のシステム化が実現したことも大きな効果として挙げられます。例えば予算管理については、これまで予算の作成には表計算ソフトやデータベース管理ツールを利用していました。数百名に予算フォーマットを配布し、回収して更に集計して…と、膨大な時間を費やしていました。「COMPANY」を活用することで、それらにかける時間も人員も大幅に削減することができました。

資金管理についても同様です。財務会計や債権債務、資金管理領域までワンパッケージで実現できることで、各データはシームレスにつながり、伝票データから資金繰り実績を自動作成できるようになりました。

 

長谷部様:

私が担当する固定資産システム領域も「COMPANY」に刷新したことで、固定資産に関わる業務を半減することができたと実感しています。 

前固定資産システムは、仕組みが複雑でうまく機能せず、月々の償却費用計算に特化した利用となっていました。「COMPANY」では、減損会計や償却資産申告などの税務業務においても、システム化することができました。

 

コープデリ生活協同組合連合会 経理部 経費課 課長 本多昌利様:

自社独自の帳票等を作成したいとき、個別開発の必要なく、自分たちで簡単にレイアウト変更ができてオリジナルを作成できるため、非常に助かっています。例えば、チェックリスト一つとってもそうです。チェックリストはデータ入力後に紙に出力する運用となっていますが、必要な情報を任意のレイアウトで出力できるため、作業効率が非常に高まりました。

 

松橋様:

やはり、パッケージシステムの新規導入を契機に、従来の運用を見直して、システムにあわせた合理化を図れたことも、効果として大きいと考えます。 

稼動後も、利用範囲の拡張は続けており、先日は管理会計の経営ダッシュボードも社内公開しました。データ加工の手間なく処理スピードも速いため、利用者からの評価はとても高いです。これまでは、予実差の分析(予算実績差異分析)には、その都度、各所に分散したデータを集めて確認するという作業が必要でした。今は、一画面上でグラフィカルな表示ができ、そこから内訳や仕訳といった詳細情報はドリルダウンで確認できるようになったため、非常に便利になりました。

 

「COMPANY」×RPAで業務プロセスを効率化
1時間かかっていた作業がたったの5分に

―経理業務でのRPA活用。その導入経緯を教えてください。

コープデリ生活協同組合連合会 経理部 担当次長 吉田稔様(以下、吉田様):

コープデリ連合会グループ全体の経理部として約100名が関わっています。うち、正職員は20名程度、パート職員は80名程度の体制です。10年後といった長期的視点で捉えると、人材の入れ替わりや業務が高度化・多様化していくことも想定されます。そのため、今のうちから属人化を排除して業務の平準化を進めていこうと考えたのがきっかけです。

 

長谷部様:

どの業務プロセスをRPA化するかは、自分たちで考えました。方針としては、すでに定型化されている作業のうち、RPAによる時間短縮効果が大きいところから導入する形で進めました。現在は、勘定明細一覧を出力して表計算ソフトファイル形式に変換する作業と、取り込み用の伝票データを作成する作業をRPA化しています。

 

本多様:

実際にRPA導入にあたっては、ロボット作成から運用までいずれは内製化したいと考えていたものの、当時はRPAツールに関するノウハウもあまりありませんでした。そのため、ワークスさんの「ロボット作成代行サービス」を利用することにしました。

「ロボット作成代行サービス」では、約1か月といった期間の中で、ワークスさんにロボットを作成してもらい、また自分たちでメンテナンスができるようレクチャーも受けました。今では、私自身でロボット作成を行えるようになっています。

 

―実際にRPAを活用して、どのような効果がありましたか。 

コープデリ生活協同組合連合会 経理部 決算課 担当主任 北澤宏幸様(以下、北澤様):

まず、勘定明細一覧出力に関するRPA活用について、これは会員生協に提供する資料の作成過程で必要な作業となります。「COMPANY」にログインして、勘定明細一覧データを出力・CSVファイルにて保存後、それをフォーマットが指定された表計算ソフトに貼り付けて保存するという作業をRPAで自動化しました。

従来はこれらの作業に約1時間かかっていましたが、RPA化によって5分ほどで完了するようになりました。

 

RPA導入事例|勘定明細一覧の出力・加工

 

本多様:

伝票の取り込みに関しては、取り込むためのデータの作成等は人手を介して行っていました。そこで取り込み用データの作成から、システムログイン、自動取り込み、そしてチェックリスト出力までの一連の作業を実行するロボットを作成しました。

これにより、取り込み作業はRPAのボタンを一つ押すのみ。後は正しく処理が完了したかどうかを確認するだけで済むため、作業工数を大幅に削減できました。

 

吉田様:

RPAの導入領域を検討していた当初は、それこそ手書き伝票を全廃した方が良いのではとの考えもありました。ただ、手書き伝票をなくすとなると、現場の運用も変わってしまうことになり負荷が大きい。全体で考えると、手書き伝票をOCRで読み込み、取り込み用データを作成してシステムに取り込むというプロセスの方が最適であるとの結論になりました。今、OCRの導入を進めているところで、まずはその後段のプロセスをRPA化した形になります。

 

RPA導入事例|伝票の取り込み

松橋様:

こうしたデータ取り込みに関するRPA化の要望は、グループ内でも多いです。入力フォーマットを統一するなど運用を整理していけば、RPAで自動化できる業務も更に増えてくると考えています。

 

※本記事は2019年3月の内容です。

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