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プロジェクト管理とは?メリット、プロセス、重要なポイントを解説

プロジェクト管理とは?メリット、プロセス、重要なポイントを解説

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プロジェクト管理とは?メリット、プロセス、重要なポイントを解説

プロジェクトを進めるにあたっては、プロジェクト管理を適切に行うことが重要です。この記事ではプロジェクト管理とは何か、その概要から行うことで得られるメリット、行う際の具体的な流れなどについて解説します。また、プロジェクト管理に役立つツールを選ぶ際のポイントについても取り上げているため、プロジェクト管理を行うマネージャーはぜひ参考にしてください。

 

プロジェクト管理とは?

プロジェクト管理とは、プロジェクトの立ち上げ段階から終結まで計画通りに進むようにコントロールし、プロジェクトを完遂させることです。そのためにプロジェクトの目標を明確にし、それらの項目を達成する方法を設定したうえで目標の達成ができるようにタスクやスケジュールなどの管理をします。

では、このプロジェクト管理はなぜ必要になってくるのでしょうか。続いてはプロジェクト管理の必要性について解説します。

 

なぜプロジェクト管理を行う必要があるのか

ここでは、なぜプロジェクト管理を行うのか、その必要性について解説します。プロジェクト管理の経験が浅い人、これから初めて行う人はぜひ参考にしてください。

①プロジェクト進行上のリスク管理のため

プロジェクト管理は、スケジュールの遅延や納品物の品質の低下、予算超過などといったリスクを管理するためにも必要不可欠です。プロジェクト管理者が優れた計画を立てたとしても、予想外の事態が起こり計画通りに進まなくなる可能性はゼロではありません。プロジェクト管理にあたっては、リスクとなりうる不確実性を完全に排除することは難しいため、排除ではなく把握をして調整することが重要です。

②プロジェクト効率化のため

プロジェクトはただゴールまで到達すればいいというわけではなく、いかにコストや時間をかけず、効率的に進行できるかも重要です。 プロジェクト管理を行う際は、プロセスの洗い出しをしてから削減・短縮できるタスクがないか入念に見直しを行ったうえで計画を立て、プロジェクトが開始されてからは、各メンバーのタスクや業務状況をリアルタイムに把握し、タスクの非効率さなどを改善するために業務フローの変更やタスクの再配分などを行って全体の業務内容をスリム化することによって、できるだけ多くの無駄を取り除けるようにしましょう。

③期限を守るため

プロジェクト管理は、決められた期限までに完遂するためにも欠かせないものです。プロジェクトは、多くの従業員がそれぞれの業務・タスクに取り組み、それらが組み合わさることで進行しています。そのため、たった一つのタスクが遅れるだけでも、全体の進行に影響を及ぼし、期限に間に合わなくなる恐れがあります。このような事態を避けるためにも、プロジェクト管理によって進捗状況を適切に把握し、必要に応じて修正ができる体制を整えておくことが重要です。

プロジェクト管理は以上のような点から必要不可欠なものだといえます。続いては、実際にプロジェクト管理を行うとどのようなメリットがでてくるのか解説します。

 

プロジェクト管理を行うメリット

プロジェクト管理を行うメリットとしてあげられるのが、Q(quality:品質)C(cost:コスト) D(delivery:プロセス・スケジュール)の見える化が実現することです。ここでは、プロジェクト管理のメリットとしてこのQCDについて解説します。

①「品質管理」の見える化ができる

プロジェクトを達成するには、成果物に対する品質マネジメントは必要不可欠であり、プロジェクト管理を行うことで、品質管理をすべきタイミングが見える化できます。例えば、プロジェクトのプロセスや各タスクの担当者を適切に把握・管理できていれば、品質を保証するための責任の所在やプロセスが定義されることによってフローが明確になること、また、しかるべきタイミングで成果物の品質チェックを行い、品質上の問題点の洗い出しなども行えるため、品質管理が行いやすくなります。

②「コスト」の見える化ができる

プロジェクト管理を行うことで、コストの見える化も実現します。プロジェクトの規模が大きいと、コスト管理を怠ってしまうことで外注費が想定以上にかかってしまうなどのリスクもあるため、コストマネジメントは欠かせません。プロジェクトにおけるコストにはいくつか種類がありますが、一般的には「外注原価」「人件費」などが挙げられます。プロジェクト管理を行うことで、関係者の稼働状況や予算管理が行うことができるため、想定以上に人件費や外注費をかけてしまっていないかを常に把握でき、軌道修正ができるようになります。

③「プロセス」と「スケジュール」の見える化ができる

プロジェクト管理を行うことで、納期までのプロセスとスケジュールの見える化が行えます。例えば、各タスクの関係性と必要な時間を把握したうえでスケジュールを作成する、スケジュールに沿ってプロジェクトが進んでいるか進捗状況の監視・管理を行うこともできます。プロジェクト開始から納品までの行程管理を行うことで、納期の達成が可能となります。

このように、プロジェクト管理をすることで、ただプロジェクトを行うのではなく効率よく行うことができるようになります。続いては、実際にプロジェクト管理にはどのようなプロセスがあるのか解説します。

 

プロジェクト管理のプロセス

プロジェクトのプロセスは、仕事の対象、チームの形などにより微妙に異なりますが、一般的には4つのフェーズに分けることができます。ここでは、この4つのフェーズの概要について解説します。

①プロジェクトのスコープを決定する

プロジェクト管理を行う場合、まずはプロジェクトチームを作り、プロジェクトのスコープを決定することから始まります。プロジェクトスコープとは、プロジェクト目標、成果物の定義、期限など、プロジェクトにかかわる範囲や領域を明確に定めたものです。期限内にプロジェクトを成功させるために、関係者全員の共通認識を持つ目的で決定します。プロジェクトが複雑な場合や規模が大きい場合などは、ロードマップを作成してスコープを決定することもあります。

②プロジェクトの要件をまとめ、内容を定義する

スコープが決まったら、プロジェクトの要件をまとめ、内容を定義します。ここでいう内容の定義とは、何を持ってプロジェクトの成功とするのか、といったことが当てはまると考えてください。このフェーズは、プロジェクト管理を行うに当たって必要不可欠な項目です。プロジェクトの計画段階では、主なマイルストーンを特定したうえで、プロジェクトのコストやタイムラインについてメンバー全員の認識を統一させることが重要だといえます。

③プロジェクトを実行する

プロジェクトの要件・定義が固まったら、実際にプロジェクトの実行へと移ります。プロジェクトの大半は、この実行フェーズにあります。そのため、仕事量の管理や時間管理、タスク管理などを通してこのフェーズを効率よく進められるかどうかは、プロジェクトの成否に大きく関わるといっても過言ではありません。

④プロジェクトをレポートする

プロジェクトのレポートは、プロジェクト完了後だけでなく最中にも発生します。プロジェクトを実行している最中のレポートでは、必要に応じて方向修正を行います。また、完了後のレポートでは自己評価を行い、今後のプロジェクトの参考にします。

以上がプロジェクト管理の主なフェーズです。続いては、プロジェクト管理を行ううえで重要となるポイントについて解説します。

 

プロジェクト管理を行うために重要なポイント

プロジェクト管理を行う場合、押さえておくべきポイントがいくつかあります。ここでは具体的なポイントを5つ紹介します。

①最新の情報をドキュメントにて共有

プロジェクトは多くの関係者が協力して進めるため、プロジェクトに関連するドキュメントは、常に最新のものを全員で共有できるようにすることが重要です。最新情報の共有が遅れてしまうと、認識の違いが生まれ、間違いが起こる可能性があります。 なお、ドキュメントを共有する際は、単に上書きして最新のものにするのではなく、いつ、どこで、どのような内容変更が起こったのかわかるようにすることが重要です。場合によっては、ドキュメント変更前の内容でプロジェクトが進むケースもあるため、バージョン管理を適切に行うようにしましょう。

②プロセスの細分化とタスク管理

プロジェクトには、さまざまな作業があり、マネージャーはそれらの作業全てのプロセスを管理しなければなりません。そのため、プロジェクト管理に当たっては、作業を細分化したうえで、それぞれの作業をタスクとして設定することが重要です。タスクとして設定し、担当者を割り振ることで、誰がどのタスクをいつまでに行うのか、といった進捗状況の管理が行いやすくなります。

③予算管理の徹底

プロジェクトは、ただ目標とするゴールに到達すればいいというものではなく、予算内で達成することが非常に重要です。プロジェクト管理では、必要なコストの概算を事前に見積もっておくことや、計画していた予算と実際にかかったコストとの予実を管理できるようにする、予定外の事態により余計なコストがかかりすぎてしまわないよう、コストコントロールを行うことが求められます。

④プロジェクト関係者の能力を把握

プロジェクトによっては、多くの人が関わるため、関係者一人ひとりのスキルや性格などを踏まえたうえでタスクの割り振りを行い、無駄のないように管理することがポイントです。また、タスクに遅れが出ているときは、人員の割り振りを再度検討しなければなりません。そういったときに関係者の能力を把握できていれば、臨機応変にスムーズな対応が可能になります。

⑤プロジェクト進行上のスタックを把握

プロジェクトを進めるうえでは、スタック(問題)となりそうなポイントを事前に決めておき、そのポイントを迎えるタイミングで進捗状況を把握することが重要です。そうすることでプロジェクトの軌道修正も行いやすくなります。

このように、プロジェクト管理を行う際のポイントは多岐にわたります。これらのポイントと並んで重要となるのがプロジェクト管理ツールの活用をすることです。ツールを利用することで、より効率的にプロジェクト管理が行えるようになります。続いては、プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイントを解説します。

 

自社に合うプロジェクト管理ツールを選ぶための3つのポイント

プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイント大きく分けて3つあります。各社からツールが展開されており、どれを選べばいいかわからない、といった方はぜ参考にしてください。

①プロジェクトのチーム全員が簡単に操作することができるか

プロジェクト管理ツールを導入すると、チームのメンバー全員がツールを日々利用することになるため、操作しやすいかどうかが重要なポイントです。いくら優れた機能を備えていても、プロジェクトメンバーにとって扱いにくいものであっては意味がありません。操作がしやすい、学習コストがかからない、直感的な操作ができる、といった特徴を持つツールを選ぶことが重要です。

②プロジェクトに沿った機能が使用でき、費用は適当か

プロジェクト管理ツールには、タスク管理、工数管理、情報共有機能など、ツールによって強みが異なります。そのため、自社のプロジェクトにおいてどのような機能が必要となるのか明確にしておかなければなりません。また、プロジェクトに適した機能を備えていても、ツールによってコストが変わるため、費用が適切かどうかもチェックすることが重要です。

③クラウド型かパッケージ型か

プロジェクト管理ツールは主に「クラウド型」と「パッケージ型」で提供されているため、自社に適したタイプを選ぶことが重要です。

クラウド型は、パソコンやスマートフォンなどさまざまなツール、さまざまな場所で利用できる利便性の高さが特徴です。また、導入コストも比較的安く、保守や運用や機能アップデートはベンダーが行ってくれるため、導入後の負担は少なめです。ただし、インターネットが使用できる環境でなければツールを利用できないほか、セキュリティ性能がベンダーに依存する点には注意しなければなりません。

パッケージ型は、プロジェクト管理ツール単体で提供されているケースは少なく、ERPなどのシステムに含有されているケースが多いです。そのため、現在利用している基幹システムなどに付属したツールを使うのであれば連携などもスムーズに行なえるため、利便性が高いと言えます。また、ソフトをインストールしたPC端末のみでしか利用しないため、外部ネットワークを介した情報漏えいなどのリスクが低いなどのセキュリティ面でのメリットがあります。その反面、社内ネットワークやUSBなどの外部ツールを利用する方法でしかデータの共有ができないため、テレワークなどのさまざまな働き方への対応という点ではデメリットもあります。

 

まとめ

プロジェクトを成功させるためには、管理していくことが重要です。特に期日に間に合うようにするためには、実行段階における進捗管理やレポートによる早期発見が必要不可欠となります。プロジェクト管理ツールを用いて管理することで、プロジェクト管理をより効率的に行うことが可能です。ツールは、それぞれのプロジェクト内容やツールの操作性を鑑みることが重要です。

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