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プロジェクトをスムーズに進行する手法とは?ロードマップのメリットと作り方

プロジェクトをスムーズに進行する手法とは?ロードマップのメリットと作り方

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プロジェクトをスムーズに進行する手法とは?ロードマップのメリットと作り方

ロードマップを作成すると、プロジェクトの全体像を関係者全員で共有し、プロジェクトのゴールまでのプロセスと進行度を明確にできます。そのため、プロジェクトの種類に関わらず、スムーズなプロジェクト進行が可能です。 しかし、ロードマップなしにプロジェクトを進行している企業も多いでしょう。いままで活用していなければ、ロードマップの必要性はとくに感じていないかもしれません。それでも、ロードマップを作成することはプロジェクトの全容を明確にし、スムーズにゴールしやすくなるというメリットがあります。 ここでは、ロードマップの内容や効果、作り方などを紹介します。

 

ロードマップとは

ロードマップ(roadmap)とは、もともと道路地図という意味ですが、現在は予定表、行程表という意味でも使われます。ビジネスでは、プロジェクトのおおまかな計画を立てる時に使用する工程表という意味で使われるのが通例です。

プロジェクト進行では、ロードマップは最終目標(プロジェクト完了)までの工程表、目標達成までの道筋として作成されます。図や表を使い、時系列でまとめることが多いです。ロードマップでは、いくつかの中間目標(マイルストーン、通過点)や、最終目標までに必要なリソースも明示されます。

作成したロードマップは、プロジェクトメンバーで共有したりクライアントに提出したりして情報共有に使われます。また、その他のプロジェクト管理に使われるドキュメントのベースにもなります。

ロードマップにはさまざまな形式がありますが、いずれも概要を示すものです。プロジェクト管理ツールで行う日常的な進捗管理のように、細かい部分は必要ありません。

ロードマップを作成する目的

最も重要な目的は、設定した期間内に最終目標を達成し、プロジェクトを完了させることです。その他にも、次のような目的があります。

▶プロジェクトの最終目標を明確にする
▶プロジェクトの計画(スケジュールやマイルストーン)を作成する
▶関係者(プロジェクトメンバー、管理者、クライアント)との情報共有を行う

ロードマップはすべてのプロジェクトに必要か?

小規模のプロジェクトなら、ロードマップを作らなくても進行は可能です。しかし、ロードマップを作れば、メンバー全員に最終目標やスケジュール、進捗状況などの情報を共有できます。

スムーズにプロジェクトを進行するためには、ロードマップを作成したほうが便利でしょう。

ロードマップをプロジェクトでどう活用するか

ロードマップは全体を俯瞰的に確認するためのもので、プロジェクトの開始から完了まで使われるものです。

普段はプロジェクト管理ツールやエクセルを使ってプロジェクトを管理し、メンバーごとの現状や、タスクの進捗状況を把握します。 定期的にロードマップを見直して、プロジェクトの全体的なマイルストーンや最終目標までの進捗状況を把握することが必要です。

 

ロードマップのメリットや効果

ロードマップを作成すると、次のようなメリットや効果があります。

▶最終目標(ゴール)を明確にできる
プロジェクトの最終目標と、そこで得られる成果物はどういうものかについて関係者全員の認識をすり合わせ、最終目標を明確に決定します。その過程で関係者それぞれの意向を明確にすることも可能です。

さらに、ロードマップを共有することで、メンバー全員で共通認識を形成できます。


▶プロジェクトの全体像と現状を把握し、最終目標を達成しやすくなる

プロジェクトの全体像と途中のマイルストーンを作成することで、最終的な目標を達成するために必要なことがはっきりします。現状と最終目標の差、最終目標を達成するために必要なリソース、進捗状況などが可視化されるからです。

▶進行中にプロジェクトの方向がずれることを防ぐ、ずれを修正できる

あらかじめ最終目標やマイルストーンを定めておくことで、プロジェクト全体が本筋から外れることを防ぎます。途中でトラブルや仕様変更が発生するとプロジェクト全体の方向性がずれそうになりますが、ロードマップがあればずれを防ぎ、本筋を外れても修復が容易です。

 

ロードマップの作り方

ロードマップを作成する手法と、作り方を説明します。

ロードマップ作成の手法

ロードマップを作成する手法には決まったものはありません。次のどれかが使われることが多いです。

▶ガントチャート
▶計画表
▶タスクリスト
▶フローチャート

ガントチャートや計画表は詳細なプロジェクト管理でも利用されるものですが、ロードマップとして作成する場合は、それほど詳細なものは必要ありません。記入する目標や期日は大まかなもので十分です。ロードマップとして作成したガントチャートや計画表をもとに、細かな部分を記入して、詳細なタスク管理やプロジェクト管理を行うこともできます。

これらを使ってロードマップを作成するためのテンプレートやツールもいろいろと提供されています。どの形式にしても、ロードマップを作成する手順は同じです。

ロードマップ作成の手順

1.最終目標を設定し現状を把握する
まずは、プロジェクトの最終目標とその期日、予算を決定します。最終目標は、ある程度実現可能な目標であることが重要です。また、項目だけでなく達成基準も明確に設定します。達成基準は、数値やデータなど定量的な指標で比べることが必要です。

最終目標を設定したら、現在の状況を把握し、最終目標との差を明確にします。

2.タスクを洗い出す
現状と最終目標の差を明確にしたら、最終目標に到達するために最低限必要なタスクを洗い出し、実行するための手法や施策などを決定します。

ただし、ロードマップはあくまで概要を示すものです。それほど細かいタスクは必要ありません。詳細なタスクの洗い出しはWBSで行います。

3.リスクを把握する
最終目標の達成までに起こる可能性のあるリスクや課題を洗い出し、対策を用意します。スケジュールを決定するためには重要な要素です。

4.マイルストーンを設定する
最終目標達成までのマイルストーン(通過点、中間目標)を設定します。最終目標と同様に明確な期日を決め、数値やデータなど定量的な指標で設定します。

5.最終目標を達成するための工程を計画する
設定した項目を時系列でまとめ、ロードマップの形にします。

6.ロードマップを共有する
クライアントや管理者、プロジェクトメンバーなどの関係者と完成したロードマップを共有し、最終目標や期日などの認識をすり合わせます。

ロードマップ作成の注意点

▶明確な期限を設定する
期限がないとプロジェクトがうまく進行せず、目標を達成できないことも多いものです。そのため、プロジェクトやマイルストーンには、必ず期日を設定します。

▶評価は定量的に行う

具体的に進捗状況を把握し、最終目標までの到達率をわかりやすくするため、目標や達成度は、数値で定量的に評価します。

▶ロードマップは概要のみ

ロードマップは全体を把握するためのものなので、詳細は不要です。詳細は、プロジェクト計画書などで補います。

 

ロードマップを作成することで認識を統一しプロジェクトがスムーズに進む

ロードマップは、プロジェクトのゴールまでのプロセスを大まかに示したものです。ガントチャートや計画表、フローチャートなどで作成します。

一度ロードマップで概要を作成しておけば詳細な計画やスケジュールが作りやすくなり、スムーズなプロジェクト進行が可能です。また、計画を作成する前に関係者の認識を統一できるので、スムーズに計画を立てることができるでしょう。

ロードマップを作成した後のプロジェクト管理を行うためのツールとしては、 HUE プロジェクトボードをおすすめします。大まかなロードマップを作成したあとに必要になる、細かなタスク管理や進捗管理がスムーズに行えます。クラウドサービスなので導入にも時間がかからず、クライアントとの情報共有にも便利です。導入後すぐに利用でき、初期コストも抑えることができ、30日間のトライアルもあるので、じっくり試すこともできます。

HUEプロジェクトボードについての詳細は、こちらからご覧いただけます。

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