組織やチームにおけるプロジェクトでは、さまざまな役割のメンバーを統括・管理するためにプロジェクトマネジメントが欠かせません。プロジェクトが成功するか否かはプロジェクトマネジメントにかかっているといってもよいほど重要です。

では、プロジェクトマネジメントとは具体的にどのような業務を指すのでしょうか。管理者であるプロジェクトマネージャーに求められるスキルや、プロジェクトを成功させるためのポイントについても詳しく解説します。

 

 

プロジェクトマネジメントとは

そもそもプロジェクトマネジメントではどのような業務を行うのか、なぜプロジェクトマネジメントが必要なのかについて解説します。

①プロジェクトマネジメントの業務内容

プロジェクトマネジメントの業務を一言で表すとすれば、「プロジェクトが計画通りに遂行できるよう管理すること」といえます。

例えば、プロジェクトを遂行するためにどのようなスキルをもった人員が必要かを見極め、実際にアサインすることはプロジェクトマネジメントの代表的な業務のひとつです。また、これ以外にも、プロジェクトをどのように進行していくかの計画立案、プロジェクト開始後は日々の進捗確認、リスクマネジメントなどもプロジェクトマネジメントの業務に含まれます。

②プロジェクトマネジメントが求められる理由

プロジェクトマネジメントの業務内容は、プロジェクトの開始前から開始後まで多岐にわたります。しかし、「そこまで細かく管理しなくても、プロジェクトは遂行できるのでは？」と考える方もいるかもしれません。なぜプロジェクトマネジメントが求められるのでしょうか。

それは、どのようなプロジェクトにおいても、ヒト・モノ・カネといったリソースが限られているためです。企業や組織として利益を最大化するためには、これらのリソースを効果的に配分しながらプロジェクトを完遂することが求められます。そこで、プロジェクト全体を統括し適切にコントロールするためにも、プロジェクトマネジメントは不可欠な業務といえるのです。

なお、プロジェクトマネジメントを担う責任者のことをプロジェクトマネージャーと呼びます。

 

プロジェクトマネジメントに求められるスキル

プロジェクト全体を統括・コントロールするということは、プロジェクトに関わるさまざまな担当者をまとめあげることも意味します。そのため、プロジェクトマネージャーにはさまざまなスキルが求められます。なかでも特に重要な4つのスキルを紹介しましょう。

①コミュニケーションスキル

プロジェクトマネジメントにおいては、プロジェクトメンバーに対して正確な指示を伝えられることはもちろんですが、プロジェクトメンバーからの意見をヒアリングし正確な意図を汲み取れるスキルも求められます。

十分なコミュニケーションスキルが備わっていないと、プロジェクトマネージャーとプロジェクトメンバー間での意思の疎通が滞ってしまい、プロジェクトの進行に影響を及ぼしてしまうことも。

口頭でのコミュニケーションはもちろんですが、文書やメール、チャットなど、あらゆるツールで円滑なコミュニケーションがとれることもプロジェクトマネジメントでは重要といえます。

②マネジメントスキル

プロジェクトの進行にあたっては、納期に遅れが生じないようスケジュールの管理・調整が求められます。

また、限られた予算内でプロジェクトを完遂するためにも、コスト管理も重要な業務のひとつです。

しかし、納期やコストを重視するあまり、開発する製品やサービスといった成果物のクオリティが低下してしまっては本末転倒です。納期やコスト管理に注意しながらも、一定以上の品質を担保できるようにプロジェクト全体をコントロールするスキルが求められます。

③分析スキル

プロジェクトの進行にあたっては、必ずしもすべてが順調に進むとは限りません。ときには、人為的なミスや想定外のトラブルが生じ、プロジェクトの進捗に大きな影響を与えることもあるでしょう。

プロジェクトマネジメントで重要なのは、作業ミスやトラブルが発生したとき、何が原因なのかを分析し、再発防止に役立てることです。

また、作業ミスやトラブルがないにもかかわらず、当初計画していたスケジュールよりも進捗に遅れが生じることもあります。当初の計画が妥当なものであったかを分析しつつ、その後の軌道修正に役立てることも重要です。

④テクニカルスキル

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトメンバーから技術的な相談や質問を受けることもあります。プロジェクトメンバーでは解決できない問題が生じることもあるため、プロジェクトマネージャーには一定のテクニカルスキルや知識、知見も求められるでしょう。

また、プロジェクトの進捗管理やインシデント管理などには、専用のシステムやツールを使用することもあり、これらを操作できるスキルも必須です。さらに、プロジェクトマネージャーは、顧客や経営層に対して報告書やビジネス文書を作成する場面も少なくありません。そのため、WordやExcel、PowerPointといったソフトウェアが使いこなせるスキルも求められます。

 

プロジェクトマネジメントを成功させるためのポイント

プロジェクトを滞りなく進めるために、プロジェクトマネジメントではどのような点に注意すればよいのでしょうか。押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

①プロジェクトの計画立案

プロジェクトのスケジュールを含めた計画を立案する際には、締め切りから逆算し、実行すべき具体的なタスクを計画することが求められます。

ここで注意しておきたいのは、必ずしも当初の計画通りにプロジェクトが進むとは限らないことです。解決すべき課題や予想される問題点をあらかじめピックアップしておき、それぞれの対処法も想定しておきましょう。

②密なコミュニケーションを心がける

万が一、プロジェクトに遅れが生じていたりトラブルが発生していたりした場合、プロジェクトマネージャーへの報告が遅れると対応が後手に回りリカバリーが難しくなります。そのため、プロジェクトメンバーに対しては迅速な報告を心がけるよう周知しておくことは大前提といえるでしょう。

また、プロジェクトマネージャーからもプロジェクトメンバーに対して積極的なコミュニケーションを図り、些細なことでも報告や相談がしやすい雰囲気を作っておくことが重要です。

③プロジェクト管理ツールの導入

さまざまな役割・立場のプロジェクトメンバーを統括し効率的に管理するためには、管理ツールの導入が有効です。ただし、管理ツールはプロジェクトマネージャーだけが利用するのではなく、メンバーも利用できるツールを導入することが重要なポイント。

タスク管理や人員管理、進捗管理、コミュニケーションツールなどの機能が備わった、使いやすい管理ツールを選定しましょう。

 

プロジェクト管理ツールでプロジェクトマネジメント業務を効率化

プロジェクトの成功はプロジェクトマネジメントにかかっているといっても過言ではありません。

プロジェクトマネジメントの業務は、人員のアサインや計画の立案、進捗確認、リスクマネジメントなど多岐にわたります。プロジェクトマネジメントを成功させるためのポイントはいくつか存在しますが、そのひとつにプロジェクト管理ツールの活用が挙げられます。

ワークスアプリケーションズでは1人あたり月額960円から利用できるプロジェクト管理ツール「Project Board」を提供しています。プロジェクトマネジメントの効果的な運用に向けて、ぜひ活用を検討してみてはいかがでしょうか。