さまざまな工程、作業プロセスが存在するプロジェクトにおいて、予定通りにプロジェクトを遂行するためには進捗管理が欠かせません。しかし、プロジェクトを統括する立場のリーダーやマネージャーのなかには、どのように管理すればよいのかわからず困っている方も多いのではないでしょうか。

今回は、プロジェクトにおいて進捗管理が重要な理由と、進捗管理のコツ、具体的な方法も含めて詳しく解説します。

 

 

プロジェクトにおける進捗管理はなぜ重要なのか？

プロジェクトマネジメントには計画の立案や人材のアサインなど、さまざまな業務が存在するなかで、特に重要なものとして進捗管理が挙げられます。プロジェクトの進行にあたって、なぜ進捗管理は重要なのか3つの観点から解説しましょう。

①納期の遅れを防ぐ

進捗管理の第一の目的としては、納期の遅れを防ぐことです。立案した計画通りにプロジェクトが進行していくとは限らず、さまざまなトラブルや問題が生じ、納期に影響を及ぼすこともあります。

計画通りに作業が進んでいるかをこまめに確認することにより、納期の遅れを未然に防止できます。

②問題点を早期に把握し軌道修正を図れる

プロジェクトの進行に遅れが生じた場合、迅速な軌道修正を行うためには、プロジェクトにおける問題点や課題をリーダー・マネージャーが早期に把握することが不可欠です。しかし、適切なタイミングで進捗管理が行えていないと、メンバーからリーダー・マネージャーへの報告が遅れてしまい、リカバリーが難しくなるでしょう。

こまめに進捗管理を行っていれば、プロジェクトを進めるなかで発生した問題点や課題を早い段階で発見できます。

作業の遅れを取り戻すことはもちろんですが、納期の遅れによって顧客や取引先に与える影響も最小限に留められます。

③リソースの有効活用

プロジェクトの進行にあたっては、チームや担当者ごとに作業進捗がバラバラになることがあります。例えば、あるチームでは予定よりも早く作業が完了したものの、あるチームでは進捗が遅れているといったケースも考えられるでしょう。このような場合でも、こまめに進捗管理ができていれば作業が完了した担当者を進捗が遅れているチームへ応援に回すこともできます。

プロジェクト全体としてのスケジュールを最適化できるほか、リソースの有効活用にもつながります。

 

効果的な進捗管理を実現させるコツ

プロジェクトの進捗管理にあたって、押さえておくべき基本的なポイントはもちろん、実際に進捗の遅れが生じた場合のリカバリーのコツも解説します。

①作業プロセスや工程を見える化

プロジェクトではさまざまな工程、作業プロセスが存在し、進捗管理を行うリーダーやマネージャーは、それぞれの工程を把握しておかなければなりません。なぜなら、これらを理解できていないと、進捗の遅れが発生した場合にプロジェクトへどの程度の影響が出るのかが把握しきれず、正確な進捗管理が難しいためです。

そこで重要なのは、作業プロセスや工程を見える化することです。例えば、システムの設計段階では要件定義や見積もりの作成、開発段階ではコーディングやテスト、導入段階では手順書の作成やシステム移行などの工程が挙げられます。プロジェクトの規模に応じて、これらのタスクをさらに細分化することで全体像が把握できるようになるでしょう。

②計画と現状のギャップを正確に把握する

進捗管理はプロジェクトメンバーからの報告をヒアリングして終わりではなく、どの程度のギャップが生じているのかを正確に把握することが重要です。進捗管理の頻度が高いほどギャップは埋めやすいといえますが、あまりにも報告が多すぎるとプロジェクトメンバーの負担が増大する懸念もあるでしょう。

そこで、進捗に遅れが生じそうな場合にはプロジェクトメンバーから随時報告を上げてもらうなどの対策が有効です。ただし、プロジェクトメンバーのなかには、作業の遅れを自分の責任だと思い込み、自力で取り戻そうとするケースもあります。また、リーダーやマネージャーに対して報告しづらいと感じるケースもあるでしょう。

そのような事態にならないよう、リーダーやマネージャーはプロジェクトメンバーと積極的なコミュニケーションをとり、些細なことでも気軽に相談できる雰囲気を作っておくことも重要です。

③リカバリーへの対策を講じる

進捗に遅れが生じている場合、早急にリカバリーし影響を最小限に留める必要があります。リカバリーに必要な人員はどの程度か、その業務に必要なスキルや能力をもった人員はいるか、リカバリーに必要な工数なども算出します。

一口にリカバリーといってもさまざまなパターンがあり、必ずしも最終納期を延長しなければならないとは限りません。プロジェクト全体の計画をあらためて見直したり、一時的に応援の人員を確保したりすることでリカバリーに必要な工数を捻出できるケースもあるでしょう。

 

プロジェクトの成功に向けた進捗管理の方法

プロジェクトにおける進捗管理を効果的に実現するためには、どのような方法があるのでしょうか。さまざまな現場で用いられることの多い代表的な方法を4つ紹介します。

①日報

ひとつ目は、プロジェクトメンバーから日報として進捗をヒアリングする方法です。日報のメリットは、進捗状況そのものはもちろんのこと、遅れが生じた場合の原因や対策といった細かな内容も含めてヒアリングできる点です。

一方で、リーダー・マネージャーはメンバー一人ひとりの日報に目を通さなければならないほか、日報を作成するプロジェクトメンバーの作業負担も増大しがちなデメリットもあります。

そのため、日報を作成する側・目を通す側双方にとって負担にならないよう、記入項目を絞り込む、または簡潔な表現を心がけるといった工夫も求められるでしょう。

②ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトの作業工程やプロセスをリスト化し、それぞれの作業をカレンダー上に並べて進捗を管理する方法です。カレンダー上では作業工程が時系列に表示されるため、どの作業にどの程度の期間を要するのかが一目瞭然。作業進捗を視覚的に管理しやすいのがガントチャートのメリットといえるでしょう。

③カンバン方式

カンバン方式とは、すべての作業工程を洗い出し、ToDoリストのように管理する方法です。具体的には、タスクを記載した札を用意し、ホワイトボードなどに「作業中」「完了」「未対応」といった枠を記入します。プロジェクトの進捗に合わせ、それぞれのタスクが記載された札を該当する枠に移動させて管理します。

シンプルな仕組みで管理コストもかからず、幅広いプロジェクトに応用できるのがカンバン方式のメリットといえるでしょう。

④プロジェクト管理ツール

ここまで紹介した日報やガントチャート、カンバン方式には、従来Excelなどのファイルや紙の文書などが使われてきました。プロジェクト管理ツールは、こうした従来型の進捗管理の長所を取り入れつつ、これらの課題を解決できる方法のひとつです。ファイルや紙の報告書は、プロジェクトマネージャーと報告書を作成したプロジェクトメンバー本人との間で確認するのが基本となります。しかし、プロジェクト管理ツールはオンライン上で利用できるため、プロジェクトマネージャーはもちろん任意のプロジェクトメンバーも権限を設定することで閲覧が可能です。

 

プロジェクト管理ツールで進捗管理を効率化

プロジェクトにおける進捗管理は、納期遅れを未然に防ぐことはもちろん、問題点やトラブルを早い段階で把握し解決するためにも欠かせないものです。

効果的な進捗管理を実現するためには、作業工程やプロセスを可視化したうえで、計画と現状のギャップに対して適切なリカバリーが求められます。進捗管理に有効なツールにはさまざまなものがありますが、なかでもプロジェクト管理ツールは従来の進捗管理の課題を解決するためにも有効な選択肢といえます。

ワークスアプリケーションズのプロジェクト管理ツール「Project Board」は、ガントチャートやカンバン方式といった手法にも対応しているほか、社内プロジェクトはもちろん、社外関係者とのプロジェクト遂行にも応用が可能です。社内プロジェクトはもちろんですが、社外関係者を巻き込んだプロジェクトにもぜひ活用してみてはいかがでしょうか。