管理者のなかには、複数のプロジェクトを管理している管理者もたくさんいるでしょう。また、管理者以外のプロジェクトメンバーも複数のプロジェクトに関わっていることが多いはずです。しかし、同時に進行しているいくつものプロジェクトを混乱せずにスムーズに進めるのは、容易ではありません。人や設備、時間というリソースが複数のプロジェクトで共有され、やりくりしながら進めて行かなければならないからです。

そんな場合でも、プロジェクト管理ツールがあれば管理がしやすくなります。どのプロジェクトがどこまで進行しているのか、どのメンバーがどのような作業をしているのかなどを一元管理でき、把握しやすくなるからです。逆にいえば、プロジェクト管理ツールなしに複数のプロジェクトを管理するのは難しいでしょう。

ここでは、複数のプロジェクト管理を行うためのポイントを紹介します。

複数のプロジェクトを管理する方法

複数のプロジェクトを混乱させずに進行するには、すべての情報を整理し、一元管理する必要があります。そうすることで、多数のタスクやスケジュールが混乱せずに進行し、抜けや漏れなくプロジェクトを進めることができるからです。

複数のプロジェクトを管理する手順

複数のプロジェクトを1人の管理者が管理するには、次のような手順で進めます。これは、すべてのプロジェクトを抜けや漏れなくスムーズに進めるための手順です。

１．プロジェクトをタスクに細分化する
プロジェクトの進行に必要なタスクとその内容すべてをリストアップします。 このとき、複数のプロジェクトについて一気にリストアップするのではなく、管理するプロジェクトごとにタスクを洗い出します。複数のプロジェクトについて同時にタスクをリストアップすると、抜けや漏れが生じるおそれがあるためです。 タスクを洗い出したら、それぞれのタスクに完了期限や担当するメンバーを決めます。タスクの割り振りは、メンバーの作業量とスキルをもとに考えましょう。ただし、1人に負担が偏りすぎるのもいけません。

２．優先順位の設定
各プロジェクト内でのタスクの優先順位を決めます。1つのプロジェクト内なら、タスク同士の関係に気をつければ、優先順位づけは容易です。 その後、プロジェクトの優先順位を決めます。どのプロジェクトから優先して進めるかということです。プロジェクトの優先順位は、プロジェクトの規模や確実性、自社に与える影響の大きさをもとに考えます。 最後に、数のプロジェクトを同時進行する場合には、すべてのタスクについて優先順位をつけます。そのときには、プロジェクトの優先順位をもとにして並べていくとスムーズです。

３．日程計画の作成
それぞれのタスクについて期限を決め、スケジュールを作成します。 完了期限はタスクを洗い出したときに一度決めてありますが、プロジェクトの優先順位、タスクの優先順位、メンバーの負担などをもとに、再度調整します。 例えば、1人のメンバーが同じ日に複数のタスクの完了期限を抱えているのは負担が大きいので、調整が必要です。また、重複するタスクやよく似たタスクがあれば、一度に終わらせることもできます。 スケジュールを作成するときには、作業量や期限の見積もりに少し余裕をもたせておきましょう。

４．進捗状況の確認
スケジュールにしたがって、プロジェクトを進行します。 管理者は定期的にすべてのプロジェクトの進捗状況を把握し、遅れがないか、メンバーの負担は過剰ではないかなどを確認しましょう。現状把握は、最低でも週に1回程度は行います。

複数のプロジェクトを管理するときの課題

1人の管理者が複数のプロジェクトを管理していると、タスクやスケジュールが混乱してプロジェクトをうまく進行できないことがあります。具体的には、どのような問題が起きるのでしょうか。

▶作業時間を正確に見積もれない
複数のプロジェクトをスケジュール通りに進行しようとするため、作業時間を少なめに見積もってしまいがちです。 作業時間をできるだけ正確に見積もったうえで、できれば余裕をもたせたスケジュールを組みましょう。 特に、ボトルネックとなる要素、つまりプロジェクトの進行を妨げる要因を含む作業には、時間に余裕をもたせておく必要があります。

▶タスクの優先順位をつけられない
タスクの優先順位づけで迷うときは、ルールにしたがって決めます。 プロジェクト内の優先順位はタスクの関係性を基本にします。また、すべてのプロジェクトにわたるようなタスクの優先順位づけは、プロジェクトごとの優先順位に準じるのが基本です。

▶進捗管理が甘くなる
スケジュールに余裕がないと、優先順位の高いプロジェクトばかり重視し、他のプロジェクトではスケジュールの遅延が起こりがちです。 すべてのプロジェクトについて、平行してきちんと進捗管理を行わなければなりません。

▶タスクが多すぎる
1つの部署で複数のプロジェクトを同時に進行していると、作業するメンバーも重なります。結果的に人的リソースが分散・不足してしまいがちです。その結果、品質が落ちたり、スケジュールが遅延したり、メンバーの残業が増えたりします。 スケジュールを組むときにはメンバーの作業量に注意し、できるだけ余裕をもたせるようにしましょう。

▶コストが予想以上にかかる
無理なスケジュールや作業量の多さにより、スケジュールが遅延したり、残業が増えたりすると、当初の予測を超えたコストが発生してしまいます。スケジュールや作業量には余裕をもたせましょう。

▶マルチタスクが発生する
メンバーの作業量が増え、忙しくなると、複数のタスクを同時に作業することがあります。これがマルチタスクの発生です。しかしマルチタスクはスピードアップになるどころか、作業効率の低下や、ミスやトラブルの発生につながります。

これらのなかでも特に問題になるのは、マルチタスクの発生です。

マルチタスクに注意

マルチタスクとは、複数のタスクを並行して進めることです。

複数のプロジェクトを同時に進行していれば、管理者だけでなくメンバーも複数のプロジェクトのタスクを並行して作業することが多くなります。このとき、1つのタスクを終えてから次のタスクに移るマルチタスクなら、問題はありません。

しかし、1つのタスクを終える前に次のタスクに取り掛かってしまったり、いくつものタスクを同時に進めてしまったりすることも多いです。

これは、一見スピーディーに複数の作業を進めているように見えますが、逆にスケジュールの遅延やミス、トラブルにつながります。それは次のような理由によります。

・タスクを完了せずに他のプロジェクトに移ることで、切り替えがスムーズにできない
・複数の作業を同時に進めることで、タスクの優先順位があいまいになる
・1つのタスクに集中できる時間が短くなり、リードタイムが伸びる
・リードタイムが伸びることで、トータルでの作業時間が長くなる

複数のプロジェクトをスムーズに管理するポイント

複数のプロジェクトを同時に進行するときには、次のようなポイントに注意します。

▶プロジェクトやタスクの優先順位を確認する
プロジェクトやタスクの優先順位を確認することで、遅延やトラブルが発生したときにも混乱しにくくなります。優先して進めるのはどれなのかがはっきりするからです。

▶プロジェクトのボトルネックに注意する
どのプロジェクトにも、スムーズに進まずに他のタスクの処理を妨害し、スケジュールに影響を与えるタスクがあります。スケジュールのどこがボトルネックになるのかをはっきりさせ、その部分には余裕をもたせましょう。 ボトルネックを改善し、その部分がスムーズに進行するようにできれば理想的です。

▶こまめに情報共有を行う
プロジェクトが異なっても、作業するメンバーが重なれば、それぞれのメンバーの負担は大きくなります。 管理者は、メンバーが気軽に情報共有を行えるような雰囲気を作りましょう。また、スケジュールの遅れやトラブルの発生については、速やかに情報を共有するように伝えなくてはなりません。

▶できるだけシングルタスクになるように
並行して複数のタスクを行うと、スケジュールの遅延につながります。メンバーは自分の作業とスケジュールを確認し、なるべく1つのプロジェクトに絞って作業したり、タスクをまとめてシングルタスクにしたりすることで、集中しましょう。

プロジェクト管理ツールを導入すると効果的

プロジェクト管理ツールを導入することで、複数のプロジェクトのスケジュールやタスクを一元管理できます。プロジェクト管理ツールでは、ガントチャートやカレンダー、カンバン方式など、さまざまな角度でプロジェクトの現状を見ることが可能です。それによって、すべてのプロジェクトの進捗管理を俯瞰的に把握することができます。これは、スムーズなスケジュール管理だけでなく、作業の抜け漏れ防止にも役立つ機能です。

またメンバー同士のコミュニケーションを活性化する機能もあり、進捗管理以外の報告もしやすくなります。

プロジェクト管理ツールがあれば、管理者にとっても作業するメンバーにとっても、プロジェクトをスムーズに進めることができるのです。

複数のプロジェクトを管理するためにはプロジェクト管理ツールが必要

複数のプロジェクトを管理する場合にはプロジェクト管理ツールがないと、情報を一覧化したり整理したりするのが難しく、混乱が起きてしまいます。管理者としては、非常に管理しにくい状況です。

しかしプロジェクト管理ツールを導入すれば、情報の一元管理が可能になり、進捗管理もしやすくなります。そうすることで、トラブルの多くは防止可能です。

さらに管理者以外のメンバーにとっても、他のメンバーの進捗状況がわかったり、コミュニケーションをとりやすくなったりするというメリットがあります。

プロジェクト管理ツールとしては、Project Boardをおすすめします。クラウドサービスなのですぐに導入でき、導入後も即座に利用開始できます。初期コストも抑えることが可能です。また30日間のトライアルもあるので、じっくり試すこともできます。