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【電子帳簿保存法対応】店舗・事業所の請求書の運用方法3パターン

【電子帳簿保存法対応】店舗・事業所の請求書の運用方法3パターン

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購買管理システムを比較するポイントは?

2022年1月1日から施行される電子帳簿保存法の改正に向けて、情報収集から運用検討のフェーズに入っている企業が多くなってきています。今回の改正で「電子取引」を必達要件にしつつ、「スキャナ要件」についても将来的に検討していきたいというお問い合わせが増加しています。

一方で、小売業・飲食業など店舗で請求書を受領するような業態のお客様に関しては、法要件を把握しつつも運用面でお困りの方も多いのではないでしょうか。

本記事では、請求書を受領する現場担当者と、請求書情報を起票する経理財務担当者が、別々の場合の電子取引を始めとする電子帳簿保存法への対応方法を弊社Webサービスと共に運用方法も含めて解説していきます。

 

本社では実態が不明?店舗・事業所で受領する請求書の問題点

店舗や事業所がある業態の場合、店舗では請求書が届いたら支払うべきかどうかの判断を行い本社に請求書を郵送することが多いです。
その請求書がメールなどで届いた場合は印刷してから紙で届いた請求書と共に郵送しています。






こういった運用をされている場合は、今回の電子帳簿保存法の改正では要注意となります。請求書がメールなどで届いた場合は電子取引対象となり印刷した紙を本社で保管しておいても原本を保管したことになりません 

電子取引要件についてはこちら

また、本社側には紙で届くため、原本が電子データなのか紙なのかを把握することが出来ません。ある企業では本社側では99.5%が紙と思っているが実際のところは店舗に聞かないと分からないといった状況でした。このような運用フローの場合は、店舗・事業所側での原本へのアプローチが発生することになります。
 

店舗・事業所における、電子帳簿保存法対応3つのパターン

では、具体的にどのような運用フローの見直しが発生するのでしょうか。2021年7月16日に公開された電子帳簿保存法の一問一答では、様々なケースでの対応方針が記載されています。

① Excelを使って電子取引一覧表を作成

Excelに取引先や金額・日付などを記載しファイルと共に保存しておく運用です。ファイル名自体の工夫例も記載されていましたが、一覧表にファイル名を記載する等の方がファイル数が多い時は管理しやすいと言えます。
 

請求書の発行元ごとに管理

Web請求書発行・受領サービス上でも電子取引の要件を満たしているケースがあります。それぞれのサービスやシステムで保存要件や検索要件を満たしているか確認が必要です。業界専用WebEDIなどはデータの洗い替えが定期的に発生する場合もあるため注意が必要です。またメールで請求書を受領した場合については、メールの内容によって要件を満たしているか変わってきますので、店舗側での運用フローが複雑になる可能性があります。 

③  一元管理システムを導入

システムを入れることにより運用フローを統一しつつ電子取引要件もカバーします。店舗側でシステムを利用する必要は出てきますが上手く運用できればペーパーレス化に繋がり業務効率化を推進することが可能です。




このように店舗側にどこまでの運用をしてもらうのか、本社側でどこまでの運用をするのかを業務負荷の増減・運用フローのシンプルさ・作業ミスの発生可能性のバランスを取りつつ検討する必要があります。

 

将来を見据えたシステム導入を

Excelやメール転送運用のような代替運用ではなく、必達要件である電子取引に加えて、将来的にスキャナ要件も視野にシステム基盤を整理したい場合でも、店舗側に経理システムの導入は難易度が高く現実的ではありません。

そのような場合でも弊社が提供するEBMという電子帳簿保存法特化のWebサービスを利用することにより必要最低限の運用フロー変更で、電子帳簿保存法改正への対応とペーパーレス化・業務効率化をサポートします。

EBMについてはこちら




電子帳簿保存法特化のWebサービス、EBMの製品ページ、資料ダウンロードはこちら

スキャンやスマートフォン撮影により、紙の領収書などを電子データ化して一元管理することができるHUE Works Suite DX Solutions EBMの紹介ページです。

EBM

 

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