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電子取引の紙保存は「廃止」に!改正後の運用見直しは必要?

電子取引の紙保存は「廃止」に!改正後の運用見直しは必要?

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2年間の猶予が発表された、電子帳簿保存法の改正に向けて準備を進めている企業も増えてきました。

改正では「電子取引」の要件も見直しがされており、
その中でも特に、今まで「可能」とされていた出力書面での保存方法が「廃止」となった点については、気にされている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、関心が高まっている「電子取引」にスポットを当て、改正後の対応について解説していきます。

2022年最新版 電子帳簿保存法対応実態調査レポート

電子帳簿保存法への対応状況について、70社以上の企業を対象にアンケート調査を実施。「2年間の猶予」を踏まえてどのように対応する予定なのかといった情報をレポートとしてまとめました。

電子帳簿保存法対応実態調査レポート

 

 2022年の税制改正で、電子取引の書面での保存が廃止に?

「電子取引」とは、注文書や領収書などに記載される取引情報を電磁的方式により授受する取引を指します。
例えば、請求書や領収書のPDFファイルを、電子メールで受け取る場合や、予約サイト等のWEBページからダウンロードして受け取る場合が該当します。

今までは、それらの取引情報は①電磁的記録または②COM(※1)、もしくは③書面のいずれかの方法で保存する必要がありました。しかし、今度の改正では、③書面での代替処置は「廃止」となり、2024年以降は紙に出力して保存する方法は認められなくなる予定です。

「令和3年度税制改正の大綱」P.98より
 ー申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務者が行う当該電磁的記録の出力書面等の保存をもって当該電磁的記録に代えることができる措置は、廃止する。

電子取引_図表01.png(※1)電子計算機出力マイクロフィルムのこと。写真のフィルムで資料を保管する方法を指す。

 他社の動向ついて知りたい方はこちら:2022年最新版 電子帳簿保存法対応実態調査レポート

 メールの添付ファイルはNG?パターンごとの対応を解説!

では、具体的にどういったケースで現行運用の見直しが必要となるのでしょうか。
請求書の受領を例にみていきましょう。

紙で請求書を受領する場合

まず、紙で請求書を受領している場合には電子取引の対象外となりますので、紙の保存のままで問題ありません。
もしくはスキャナ保存制度に従い、紙を電子化して保存する運用となります。

電子メールで請求書を受領する場合

気をつけなければならないのは、電子メールに添付された請求書のPDFを受け取る場合です。

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国税庁が公開した資料では、「電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを、電子メールの添付ファイルにより取引情報が授受された場合は当該添付ファイルを」保存するとありますが、法要件に則って保存するには、下記3つを満たす必要があります。

電子取引.png


保存先となるメールソフトや自社サーバー、ストレージサービスなどが、
法要件を満たした状態で保存できるかどうかは確認が必要です。
また、日付や金額の一部を訂正したり、添付ファイルなしで注文内容を伝えるケースなど、メール本文に取引情報が含まれる場合も同様に、法要件に則って保存する必要があります。

 

Web請求サービスで請求書を電子データで受領する場合

取引先との請求書の授受が可能なクラウドサービスを利用する場合も、電子取引の法要件を満たして保存する必要があります。
2021年4月には、公的な法的認証制度である「JIIMA認証」にカテゴリが新設され、電子取引に関する認証制度もできたので、法要件を満たしているシステムやサービスを選定する際の一つの指標として活用できます。

請求管理ロボ、ワークスアプリケーションズ提供「HUE」との連携を開始

 

改正に向け、猶予期間内に対応できるかどうかの確認を

上記のように、メールや請求書の取引サービス等を利用している場合も含め「今の運用で要件を満たしているか」の確認が必須となりました。
弊社ワークスアプリケーションズでは、電子帳簿保存法に対応するための機能を備えたシステムをご提供しており、公的認証であるJIIMA認証も取得しています。対応を検討中の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

電子帳簿保存法対応システム「HUE」

スモールスタートに最適な電子保存クラウドツールのEBMや、経費精算や請求書授受の業務も含めて対応できるERP領域など、電子帳簿保存法対応を目指す企業向けに幅広いラインナップで製品をご紹介しています。

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