労働人口の減少などの外的要因からビジネスの効率化が求められる現代において、企業は常に新しいテクノロジーやシステムを理解し活用する必要に迫られています。その中でも、請求書受領システムは重要な役割を果たすとして今注目されています。煩雑な手作業やミスを減らし、時間とコストを削減するこのシステムは、業務プロセス全体をスムーズに進行させる鍵です。本記事では、請求書受領システムの効果的な活用法を探り、効率的なビジネス運営にどのように貢献できるかを考察します。

請求書受領サービスとは何か？

請求書受領サービスは、請求書をデジタル化し、一連の作業の効率化を図るものです。提供されるサービス内容には大小異なる部分がありますが、受領した請求書の処理を自動化したり、他システムと連携して会計仕訳や振込用のデータを生成したりする機能を持っています。

このサービスを活用すると、従来複雑だった請求書の受取～後続処理の作業負荷を大幅に減少させることが可能です。また請求書の保管や受領メールに関する注意点として、法的要件を満たすための正しい保管方法や、受領メールを送信する際に考慮すべきポイントを理解することが重要です。

請求書受取時の問題点

取引先により、請求書は紙やPDFといった異なる形式で提供され、郵送、FAX、メールなどの受け取り手段も多岐にわたります。毎回異なる形式の請求書に対応し、確認やデータ入力を行うのは非常に手間がかかります。特にコロナ禍の際には、在宅勤務中にもかかわらず、請求書受領のためだけに出社する状況もしばしば見受けられました。

受領手段が多岐にわたり複雑化

大きな課題は、各取引先で異なる請求書の受領方法の多様性です。通常、請求書は購買担当者や経理担当者に渡りますが、その受領手段は郵送、電子メール、Webサイトでのダウンロード、さらには月締めで書面の支払通知書の交付（いわゆる請求レス取引）など多岐にわたります。
これらの受領方法のばらつきにより、購買担当者や経理担当者から次の工程へと進む際に、スムーズな処理が妨げられることがあります。

経理における承認取得のプロセスが複雑

支払いの承認を得るために経理で行う請求書の処理には、まず関係部署への回覧があります。受け取った後は記載内容を確認し、経理担当者が取引を記録するなど、いくつもの複雑なステップを踏む必要があります。
請求書がいつも決まった形式で送られてくるとは限らないため、これらのプロセスを迅速かつ正確に行うためには、ある程度の経験とスキルが求められます。

対応プロセスの曖昧さ

請求書処理は多くの手順があるため、請求書を受け取ってから経理が確認するまでを簡単に把握することはできません。
特定の請求書について、今誰がどのような処理を進めているのかが不透明なため、問題が発生した際に迅速に現状ステータスをシステムなく把握することは難しいです。

柔軟なワークスタイルへの障壁

新型コロナウイルスの影響で、多くの企業がリモートワークや在宅勤務を強化しています。しかし、紙の請求書を郵送で受け取る場合、処理のために出社が必要となります。
柔軟な働き方を実現しようとしても、請求書の受け取り方法がその障害となることが多々あります。

インボイス制度導入による業務負担の増加

2023年10月1日から日本でインボイス制度が導入されます。この新制度により、請求書に新たな必須項目が追加され、適切な請求書の発行と保管が義務化されます。この制度では、従来の請求書とは異なる作成および保管の方法が求められるため、経理部門は新しい作業に適応する必要があります。これにより、従来よりも業務の負担が増すことが想定されます。

請求書受領サービス導入の利点

請求書受領サービスを導入することによる4つの利点をご紹介します。

①請求書のデジタル化による作業負担の軽減

請求書受領サービスの主要な特長の一つは、請求書データの自動化です。この機能により、原本を見て会計ソフトやワークフローシステムなどに手入力する必要がなく、企業名や請求金額をスムーズに取り込むことができます。迅速なデータ処理が可能になり、入力ミスの心配も解消されます。この結果として、請求書の支払いまでの時間が短縮され、ビジネスパートナーとのスムーズな取引が実現します。

②社内申請と承認プロセスが簡単になる支払内容

多くの請求書受領サービスには、支払い要求を管理するための申請と承認プロセスを提供する機能があります。サービスによっては、部門情報や支払い金額に基づいて、自動的に適切な承認プロセスを設定することもできます。そのため、他の部門から経理部門への支払要求といった複数のステップを要する承認も、クラウド上でスムーズに申請・承認を行うことが可能です。
さらに、各請求書が「いつ誰が申請し、承認を行ったのか、今後誰の承認を待っているのか」をリアルタイムで確認できるため、社内の申請手続きにかかる手間を大幅に削減することができます。

③法制度の更新に迅速に対応可能

デジタル化の進行やビジネス環境の変化を背景に、請求書の処理についての法制度は近年大きく変わりつつあります。2022年には電子帳簿保存法の改正に伴い請求書の電子保存要件が改定され、2023年からは「適格請求書」の保存が必要になるインボイス制度が導入されました。
自社でこれらの法制度に対応することは可能ですが、それには多大な工数がかかることがあります。そこで役立つのがクラウド型の請求書受領サービスで、これは新たな法令が施行されるたびに随時アップデートが行われます。将来的に新しい法制度が登場する可能性は十分にあります。請求書関連の法令に常に適応できるという点で、請求書受領サービスを利用することは非常に有益と言えるでしょう。

④他サービスと統合し、取引データや送金情報を生成

APIをはじめとする各種サービスと連携し、仕訳や振込のデータを作成する機能も、請求書受領サービスを導入する利点のひとつです。

経理データの生成

取引先からの請求書を受領し、支払いを完了した後は、その情報を会計ソフトに記帳する必要があります。請求書が多数ある場合、入力ミスや漏れが発生しやすくなります。
そのため、請求書受領サービスを利用することで、CSVやAPIなどを介して他のサービスと連携し、請求書および振込の情報を自動で会計ソフトに取り込み、仕訳の作成を効率化することが可能です。

送金情報の作成

請求書受領サービスは他のサービスと連携することにより、全銀協フォーマットに対応した振込データを自動生成でき、振込作業の効率化を大きく促進します。

 

請求書受取サービスの種類と選択方法

請求書受領サービスは、請求書データの入力者によって、基本的に3つの異なるタイプに分類されます。
それぞれのタイプについて、詳しく説明していきます。

①サービスベンダーが請求書の受領とデータ化を代行するタイプ

最初の方法は、取引先に従来通りの請求書を依頼しつつ、その受け取りとスキャン作業をサービス提供者が代わりに行うものです。例えば、紙の請求書に関しては、サービス事業者が企業の代わりに受け取ってスキャンし、デジタル化まで担当します。
請求書を受け取った後の処理はサービスごとに異なります。「HUE デジタルインボイス」、「Bill One」や「TOKIUMインボイス」のように倉庫保管と一定期間後の破棄を行うものがあります。

②自社内のデータ化プロセスを支援してくれるタイプ

請求書の処理は変わらず社内で行うものの、AI OCRを活用することで作業負担が軽減されるようサポートされます。具体的には、紙の請求書であればスキャンして、メール添付のPDF請求書であればそのままシステムにアップロードするだけで、AI OCRが各項目を自動的にデータ化してくれるため、手入力の手間が大幅に削減されます。
特に、毎月決まった形式で多数の紙請求書が送られてくる場合には、高精度なAI OCR機能が役立ちます。

③取引先企業による請求書登録方式

第三の選択肢は、取引先企業に直接請求書受領システムへ請求書情報を入力してもらう方式です。協力が必要となるため導入は容易ではありませんが、相手企業が同様のサービスを利用している、もしくは提案を受け入れてくれる場合には、業務の大幅な効率化が見込めます。パートナー企業の数が限定的で、信頼関係が築けている場合には特に有効です。
また、誤ってダブルチェックを防ぐため、別途で届いた請求書を手動でシステムにアップロードし、他のデータと一元管理できるかを確認することも重要です。

請求書受領サービスを選ぶ際の6つのポイント

多くの請求書受領サービスは、基本機能において大きな相違はありません。これらは受領した請求書の情報を自動的にデータ化し、システム内でその情報を確認・検索できるようになっています。また、すべてのサービスが改正電子帳簿保存法に対応済みです。ポイント請求書を作成する際には、丁寧でタイムリーなメール作成のガイドラインに従うことが重要です。

では、どのようにして自社に適したサービスを選ぶべきなのでしょうか。ここでは、サービス選びに欠かせない6つの重要な比較ポイントを紹介します。

①請求書の受け取りとデータ化を自社で行うか、代行するか

どこまで請求書処理の手間を削減するか、つまり請求書の受領とデータ化を自社で行うか外部に依頼するかは、非常に重要な決断です。
すでに述べたように、請求書受領サービスには、「システム単体型」と「システム＋代行型」の2種類が存在しています。請求書のデータ化の部分だけを効率化したい企業には「システム単体型」が、受領や確認、原本の保管といったシステム外の業務も含め全体的な効率化を望む企業には「システム＋代行型」が適しています。
選択の基準としては、①毎月受領する請求書の数、②それらの請求書の形式という2つのポイントを考慮しましょう。

②請求書以外の税務関連書類のデジタル保存は可能か

請求書は電子帳簿保存法に対応できたものの、領収書や見積書、納品書といった国税に関連する書類については対応が追いついていないと、他のシステムを導入する必要が出てきて、その分管理コストが上がってしまいます。証憑管理システムをすでに使用している場合を除き、請求書以外の国税関連書類についても同様に電帳法に対応可能かどうかが重要な要素となります。

③データ化の正確性と処理時間

サービスごとに、請求書情報のデータ化の精度やかかる時間に違いがあります。「システム単体型」はAI-OCRを使った自動データ化でミスのリスクがあるものの、処理時間は短く済みます。一方、「システム＋代行型」はオペレーターがデータ化を行い、精度は非常に高いですが、単体型と比較して時間を要するものがあります。精度と時間はトレードオフの関係にあるため、自社の優先事項を決めてからサービスを選ぶと良いでしょう。
AI-OCRの精度は請求書のフォーマットによって影響を受けます。標準的な請求書ならAI-OCRで高精度が期待できますが、多種多様な形式の請求書の場合、ミスが増え修正が必要になることがあります。
逆に、オペレーターによるシステムではどの形式の請求書でも高精度を保証します。ただし、ランニングコストが高くなる傾向がありますが、社内での確認作業を省くことができる点がメリットです。

④充実したサポート体制が整っているか

どんなに優れた機能を持つシステムでも、使いこなせなければ意味がありません。システムの導入を考える際には、サポート体制がしっかりしているかを確認することが重要です。特に、「初期設定のサポート」と「導入後の運用サポート」がきちんと提供されているかをチェックする必要があります。
請求書受領サービスでは、単なるデータ化にとどまらず、社内の申請や承認プロセスを電子化する機能や、会計システムに合わせて仕訳データを設定できる機能などがあります。これらの機能を最大限に活用するためには、導入時に初期設定を手助けするサポートがあるかどうかが鍵となります。
さらに、導入後に問題が生じた場合には、メール、チャット、電話などで問い合わせできる窓口があるかどうかを確認しておくべきです。サービスによっては回答に時間がかかることや、対応回数に制限があるケースもあるため、その点を事前に確認しておくと良いでしょう。

⑤ 会計システムとの円滑な統合が可能か

請求データを会計システムに連携する際には、APIを使用する方法とCSVファイルをインポートする方法があります。どちらの方法を選ぶかは、利用するサービスによって異なることがあります。
APIを使う場合の利点は、経理担当者がデータを手作業で操作することなく、システム間で自動的にデータを連携できることにあります。しかし、API連携は特定の会計システムに対してのみ適用可能であることが多いです。
CSVファイルをインポートする方法では、ほとんどの会計システムと連携が可能ですが、一部のサービスでは手作業でデータを整形する必要があるかもしれません。決算時の遅延を防ぐためにも、手作業の整形が不要なサービスを選ぶことをお勧めします。

⑥受領とデータ化に加えて、省力化が可能な他の領域はあるか

一部のサービスには、基本的な機能に加えて、以下のような追加の代行機能が組み込まれている場合があります。

請求書受領サービスのおすすめ3選【システムタイプと代行型】

請求書の受け取りとデータ化を自動化し、業務効率を大幅に向上させる3つの推奨サービスをご紹介いたします。

HUEデジタルインボイス

サービス概要

あらゆる形式の請求書を受け取り、自動でデータ化し、承認から支払いまでの一連のプロセスを効率化する請求書デジタル送受信サービスです。HUE デジタルインボイスへ取引先を招待することにより、取引先へ費用負担をかけずにデジタル請求書の受取ができるようになります。

法令対応やHUEシリーズをはじめとしたERPシステムとの連携まで含めた包括的なソリューションを提供し、企業の経理業務全体の生産性向上を実現します。さらに、≪Peppol(国際規格)≫に対応しているため、取引先が≪Peppol≫対応サービスを利用している場合、異なるサービスであっても請求書を送受信できます。

特長

1.様々な手段で請求書受取の完全ペーパーレス化を実現

メール添付のPDFファイルや郵送で受け取る紙の請求書など、請求書の発行元は今まで通りの方法で請求書を発行できるため、取引先に負担をかけずにペーパーレス化を実現しつつ、自社の負担を軽減できます。また、『HUE デジタルインボイス』を活用することで請求書の受取代行からデータ化までを一括して行い、業務の効率化を支援します。

2.代行サポートでオフィスに依存しない請求書処理

PDFや紙で受領した請求書は受取代行サービスやAI-OCRによりデータ化します。これにより、リモートワークや場所に縛られない働き方を実現し、出社の必要性を大幅に削減します。また、請求書データはHUE デジタルインボイス内のワークフローに自動転記できるため、手動での転記作業が不要となり、さらなる働き方改革を促進します。

3.電帳法対応、会計システム連携に円滑に対応

『HUE デジタルインボイス』に登録されたデータは、電帳法対応クラウドサービス『HUE EBM』に自動的に保存されます。インボイス制度や電帳法改正などの要件にも無償バージョンアップで素早く対応します。また、会計システムとの連携機能により、請求書データをスムーズに会計システムへ取り込むことが可能で、手動入力の手間を削減し、経理業務の効率化を図ります。

4.全社的な業務効率化

HUEシリーズをはじめとする様々な会計システムと円滑に連携し、楽に支払・請求業務のデジタル化に対応可能です。

5.将来を見越した段階的なデジタル化と全体最適の実現

紙の請求書から電子請求書まで、あらゆる形式に対応することで、取引先の状況に応じた柔軟な移行が可能です。また、Peppol対応により将来的な完全電子化への橋渡しとして機能し、全体最適の観点から段階的に統合されたデジタル環境を構築します。個別の取引先に最適化されたアプローチを取りつつ、全体的な業務効率化とデジタル化を進めることで、全体最適を目指した仕組み作りを支援します。

TOKIUMインボイス

サービス概要

TOKIUMインボイスは、請求書を紙またはPDF形式にかかわらず受け取り、その情報をデジタル化するサービスです。これにより、請求書の受領・保管業務を完全にペーパーレスにすることが可能です。このサービスは、電子帳簿保存法に準拠しており、日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）から認証を受けており、実際に同協会でも利用されています。

特長

1. あらゆる形式の請求書が電子的に一元管理できるようになります。紙、PDF、または専用システムを通じての受領の形式を問わず、TOKIUMがそれを代行します。紙の請求書はTOKIUMのオペレーターによりスキャンされ、PDFの請求書はそのまま電子データとして扱われ、TOKIUMインボイスにアップロードされてタイムスタンプが付与されます。これにより、どのような受領形式であってもTOKIUMインボイスにて請求書をまとめて管理可能です。紙の請求書原本は、TOKIUMが必要な期間、専用の倉庫で保管します。

2. データの正確性を確認する手間が省けます。TOKIUMは2名のオペレーターが1つの証憑をそれぞれ入力し、その入力内容がシステムで一致した場合に正とする方法を採用しています。このため、データ化の精度が非常に高く、経理担当者はデータの誤りをチェックする必要がなくなります。

3. インボイス制度導入後も、登録番号照合のミスを防げます。2023年10月以降、インボイス制度においては、適格請求書発行事業者の登録番号が記載された請求書（適格請求書）や領収書（適格簡易請求書）の保存が仕入税額控除を受けるために必要となります。

Bill One

サービス概要

Bill Oneは、Sansan株式会社が提供するクラウドベースの請求書受領サービスです。このサービスの特長は、紙や電子メールで受け取った請求書を代わりに受取り、スキャンしてくれることです。特に、紙媒体の請求書が多い企業にとっては検討の価値があります。このサービスは、あらゆる形式の請求書（紙、電子メールなど）を受け取ることが可能で、受領した請求書を正確かつ素早くデータ化し、ペーパーレス化を実現します。また、請求書を一元管理することができ、電子帳簿保存法にも対応しています。
ただし、パスワードで保護されたzipファイルで送られてくる請求書の受領や、ウェブからの請求書のダウンロード代行はできないため注意が必要です。また、請求書以外の国税関係書類（例：見積書、納品書など）についても、このサービスの対象外となります。

特長

1. Bill Oneは供給業者から郵送やメールで送られてくる請求書を受け取り、代理でスキャンしてシステム上に請求書データをまとめます。

2. AI・OCR技術とオペレーターにより、99.9%以上の精度で請求書をデジタルデータ化し、受領からデータ化の完了まで担当者に通知します。

3. デジタル化された請求書をクラウド上で一元的に管理できるようになります。

おすすめの請求書受取サービス3選【独立型システム】

請求書情報のデータ化を効率化するための優れた請求書受領サービスを3つご紹介いたします。

BtoBプラットフォーム

サービス概要

BtoBプラットフォームは、クラウド上で請求書の発行と受取を統合的に管理できるサービスです。このプラットフォームを利用することで、請求書関連の作業を一元化して効率化できます。請求書はデジタル化され、経理や経営のデジタルトランスフォーメーションを促進します。ただし、全ての取引先にシステムを通じて請求書を送付するための依頼は必要です。

特長

1. 従来の郵送やメールによるやりとりを行っていた取引先も、BtoBプラットフォーム請求書を活用することで、請求書の受領と発行の双方を電子的に処理できます。

2. 改正電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、法令を遵守した運用が可能です。

3. 多くの会計システムや販売管理システムと連携した実績があり、経理業務の効率化を支援します。さらに、システムの学習機能が自動で仕訳を行い、経理担当者の手作業ミスを減らします。

バクラク請求書

サービス概要

バクラク請求書は、請求書受け取りから会計処理や支払い手続きまでを自動化するクラウド型のソフトウェアです。AI-OCR技術を活用して、請求書の情報を迅速にデジタル化し、仕訳データを独自の学習機能で記録します。さらに、源泉税のレポート制作や月次支払データの生成も可能です。

特長

1.多様な形式の書類も、AI-OCRが瞬時にデジタル化し、10枚以上の書類を同時にアップロードしても迅速に処理されます。

2.改訂された電子帳簿保存法に準拠し、タイムスタンプの追加や電子的な検索が可能です。

3.一度登録した仕訳をシステムが自動的に学習し、手作業による入力を減少させます。

4.他のシステムと連携することで、自動入力やデータ連携が拡大し、さらなる利便性が実現されます。

sweeep

サービス概要

sweeepは、請求書の受領から仕訳や振込、保管まで、業務を一括して効率的に処理するクラウドソフトです。オンラインで取引先から請求書を受け取った後、AIが内容をチェックし、振込やデジタル保管を自動的に完了させます。

特長

1.OCR技術の進化OCRを駆使して、仕訳入力やタグ付けを自動的に行い、AIが振込や仕訳作業を効率化します。一度認識した仕訳をAIが学習し続けるため、使用するたびに精度が向上していくのが特徴です。

2.オンライン回収特化オンラインでの回収に重点を置いており、基本的にはオンラインでの受け取りを想定して設計されたサービスです。

3.受領漏れ防止受領漏れや回覧漏れ、支払漏れを防ぐために、請求書が現在どのステージにあるのかを把握できるようになっています。

* 会社名、製品名およびサービス名は各社の商標または登録商標です。

請求書の電子化で効率的な処理を実現しよう

多くの企業が請求書のデジタル化を進めています。法改正を受け、これからさらにデジタル化は加速していくでしょう。
請求書をデジタル化することにより、面倒な処理が効率化されます。早急にデジタル化に着手し、業務の効率化を図りましょう。