Acall株式会社様

—導入をご検討になられた背景についてお聞かせください。

平田様：
弊社がIPO（新規株式公開）を目指していく上で、しっかりとガバナンスを効かせていくことが重要でした。以前はビジネスチャットツールのSlackで承認を個別に取ることもありましたが、それだけでは過去を振り返る時に、きちんと社内承認が取れてから購買を行えているのか不明瞭でした。当時ワークフローには他社製品を使ってはいたものの、ワークフローに特化したシステムではなかったため、Javaスクリプトを書いてその機能を実現していました。そのため、変更や追加の度にメンテナンスをする必要があり、工数がかかる分、システム担当側の負荷が大きいことが課題でした。やはりワークフロー専用のシステムでないと完全に把握することが難しいと考え、新たなシステム導入の検討を始めました。

—製品の比較検討はどのような方法で行われましたか？

平田様：
Google検索ですね。ワークフローのシステムで検索して、気になったものに問い合わせをして、まずは概要を聞いてから、さらに候補を絞っていきました。検討をした製品は全部で7～8つで、そこから4～5つくらいに絞ってトライアルもしました。

—製品比較におけるポイントについてお聞かせください。

平田様：
見積りまでカバーするワークフローのシステムは限られているので、見積書の発行までできるかどうかはポイントのひとつでした。そして、私自身の考えでもありますが、ITの製品全般は、誰しもが使いやすいものである方が望ましいです。ITリテラシーの高い人しか扱えないようなシステムはどうしても属人化してしまいます。ワークフローにおいても、ITリテラシーを問わず誰でもきちんと扱えるような製品を選びたいと考えました。

—最終的にHUEワークフローを選定した決め手は何だったのでしょう？

平田様：
見積書発行ができる点、そしてExcelのような感覚で使えるので、システム担当でなくとも誰でもワークフローを構築できるだろうというところが大きな決め手となりました。現に導入後は、管理部門の労務担当者が、慶弔をはじめとした社内の休暇申請のワークフローを自ら構築しています。
元々ワークフローを伴う申請は、以前の他社システムの頃は、見積申請、稟議申請や捺印申請等の必要最低限の6種類に留まっていました。HUEワークフローに移行した当初、人事・労務担当者に対して、簡単にレクチャーはしましたが、その後は担当者自ら構築をしてもらっています。現在のワークフローの数は30～40種類で、うち約20が人事・労務関連です。ITに強い社員でなくとも作成が可能なことは、本当に大きなメリットだと感じています。

—HUEワークフローの活用状況についてお聞かせください。

平田様：
導入当初、見積の申請についてはセールス部門に対して説明会は実施しましたが、あとは簡単なマニュアルを用意はしたものの、見たらわかるようにはなっているので、問い合わせも特になく、スムーズに運用を開始することができました。

服部様：
以前のシステムの頃は、承認スピードが遅いという印象がありました。HUEワークフローになってからは、弊社で使っているSlackとの連携ができることもあって、承認スピードが一気に上がったと実感しています。Slackは常に開いているメンバーが多いので、そこからすぐに承認ページに飛んで、承認することができるというのはすごく良いです。例えば、すべて承認されるまで2～3日はかかっていたものが、HUEワークフローになってから当日中に承認が下りるようなスピード感になりました。承認するメンバーも多い方なので、このスピードが一気に速くなったことは、営業の立場からすると非常に助かっています。

—特に利便性を感じられている、良く利用されている機能はございますか？

平田様：
利便性を感じる機能は、「関連文書」です。例えば、購買申請と捺印申請、それぞれ別々の申請が関連している場合、今までは備考欄に参照となるURLを張り付ける等の必要がありましたが、HUEワークフローでは関連文書としてマッピングされた状態で表示されます。その点が、ガバナンス強化や監査の視点からも助かっていると管理部門から聞いています。
例えば、購買申請が終わった後に捺印申請が必要な場合に申請者に対して次はこの申請が必要ですよと通知する「依頼タスク」を設定することができるんです。これまでは管理部門が個別にSlackで次はこの申請必要ですよと連絡をしていたのですが、この機能のおかげでその必要性がなくなり、大変助かると管理部門が喜んでいました。

服部様：
「金額」等の申請にも柔軟に対応できる点です。製品の価格変更のロジックや、パートナー企業を経由することによる計算方法等が複雑だったため、ワークフローを通じてではなく、Slackで個別に承認を取っていました。HUEワークフローでは、Excelのように関数を組むことができるので、数字を入れると卸価格が自動的に計算できるワークフローを作ることもできます。そのおかげで、価格変更そのものの承認を個別に事前に取る必要が無くなり、HUEワークフローに価格変更に関する申請として集約することができました。なおかつ、「関連文書」の機能で、価格変更の申請の次は見積申請に自動的に転記することができます。また、次にやらなくてはいけない申請書類一覧に出てくるので、非常に分かりやすいですし、申請忘れ防止にもなっています。

—最後に、総合的な評価と今後の展望についてお聞かせください。

平田様：
価格も含め、私個人の満足度は非常に高いです。やれないことは基本的にないんじゃないかなというくらい柔軟に何でもできますし、申請フォームもフローも作るのに画面上で分かりやすいですし、誰でも簡単に利用できるシステムだという風に思っています。その他の機能も充実していますし、非常に満足しています。弊社では、契約している外部のシステムはすべて毎年見直しを行っているのですが、HUEワークフローについては、引き続き利用させていただく予定です。
今後の展望としては、電子契約システムとの連携についてはすでに相談させていただいているのですが、私共が今後のグローバルな事業展開を考える上で、海外で使用されることが多いDocuSignの導入を考えています。もっと利便性をあげるためにも、いずれHUEワークフローとDocuSignとの連携が実現すればいいなと思います。