社会福祉法人 聖隷福祉事業団様

経費精算にかかる業務時間を8分の1に削減!
HUE Expenseで、キャッシュレス・DXの実現を目指す。

聖隷福祉事業団様

法人本部の皆様

インタビュー参加者:
玉永 正亨 様(法人本部財務部会計課 課長)
山内 拓 様(法人本部総合企画室企画課 課長)
渥美 美佳 様(法人本部財務部経理課)

聖隷福祉事業団様_企業ロゴ

社会福祉法人 聖隷福祉事業団様(以下、聖隷福祉事業団)は、1930年創立で、今年90周年を迎えられました。「保健、医療、福祉、介護サービス」を柱として多岐にわたる事業を展開し、総合的ヒューマンサービスを提供しており、全国で212施設・514事業(2021年4月現在)を有しております。環境活動や被災地支援、女性や他国出身の職員の活躍支援など様々な取り組みを通じて社会に貢献しております。

聖隷福祉事業団は、2020年4月に、株式会社ワークスアプリケーションズ(以下ワークス)の「HUE」を基幹システムとして導入し、経費精算領域をはじめ、社会福祉法人の独特な会計基準に従った処理が必要な財務会計領域においても、業務工数の削減を実現しました。

今回は、実際に業務で「HUE Expense」をご利用中の聖隷福祉事業団法人本部の皆様に、現在の運用状況や導入後の効果を伺いしました。

「インプットの最小化・アウトプットの最大化」を目指す

―まず、HUEを導入された背景と採用の決め手についてお聞かせください。

玉永様:

 検討を始めた当時は、前システムのサーバーの保守期限切れが2020年と迫っており、またちょうど経理部門のあり方も考えていたところでした。帳簿管理等のインプット業務にウェイトが大きくかかっており、本来求められている経理データの分析や経営補佐等の業務にウェイトをシフトしたいと。そのためにはまずインプット業務の縮小が必要と考え、改めてシステムの見直しを行いました。社会福祉法人会計基準は独特な基準を持っていますが、それに特化したシステムにすると私共のような大規模法人での運用が難しく、何より目的である「インプットの最小化・アウトプットの最大化」が果たせないと判断し、目的を実現できそうなERPであるHUEを選びました。

 経費精算領域については、HUE Expense以外の経費精算システムも見ましたが、HUE Expenseは機能が揃っているのみならず、会計システムに直結して利用できることがポイントでした。また、業務改善を進めやすいライセンス形態となっていたことも魅力でした。一般的な経費精算システムはユーザー数をもとにしたライセンス形態も多く、長期的に利用範囲を拡大すると考えた場合に、費用が増えてしまうことが見込まれます。しかし、HUEは法人規模に応じたライセンス形態となっているため、安心して業務改善を進めることができると考えました。

HUE Expenseの導入により、業務時間を8分の1に削減!

―HUE Expenseの利用状況についてお聞かせください。

玉永様:

 HUE Expenseはまず、法人本部ビルで業務を行っている4事業所で運用をスタートさせました。 件数的には法人本部の職員が多く、各施設に赴く際の旅費交通費の精算で使っています。法人本部以外では、有料老人ホーム事業を行っている高齢者公益事業部の職員、各種福祉サービス事業を推進している在宅・福祉サービス事業部の職員、浜松市から生活自立相談事業を委託されている事業所の職員が出張や外出交通費の申請・精算で利用しています。

―HUE Expense導入後の変化や効果についてお聞かせください。

玉永様:

 これまですべて紙と現金で行っていた経費精算をHUE Expenseを導入しシステム化しました。すでに導入している法人本部では、経理職員の現金精算にかかる業務時間が、 2時間/日から、10~15分程度/日に削減できております。

渥美様:

 HUE Expenseの導入により、現金の受け取り・受け渡しがなくなり、業務がかなり楽になりました。これまで実施していた現金を数えて揃える作業もなくなり、伝票起票も自動化されたことで、精算時の作業を大幅に省けました。リスクが伴う金融機関への往訪の頻度が減ったのも大きなメリットだと感じています。

山内様:

 申請者としての立場からすると、システム化したことでハンコリレーがなくなり、上司を探しに行くこともなくなりました。HUE Expenseでは、申請時に承認者の選択ができ、いつでも・だれでも・どこでも、その人がいるかいないかに関わらず申請ができるので便利です。承認についても、提出した申請の承認がどこまでいっているのか状況を確認でき、承認プロセスが非常に見えやすくなりました。


【ご参考:申請時の承認者の変更】
承認者・処理フローの変更.png

―業務効率化以外にも、実感されたメリットがあればお聞かせください。

玉永様:

 法人内の内部統制が強化されたのも大きなメリットでした。システム導入前は、出張に行った後に事後報告のような形で精算が行われることもままありました。しかし、HUE Expenseでは出張の事前申請の提出を必須とすることができるので、事前に出張の内容を確認し、必要な承認を得た上でないと出張できないなど、適切な統制をかけられ、それを可視化できるようになりました。また、HUE Expenseの導入により、全事業所の振込業務を法人本部に集中させることが出来ますので、旅費に関する各事業所の現金業務をなくすことが可能になり、キャッシュレス化の一助を担っていると思います。

 さらに別の観点では、専任でシステムを扱う業務をしていないユーザーであっても、設定変更ができる点を評価しています。HUE Expenseはプログラミング言語の知識がなくとも、機能として設定画面が用意されており、実際に私のような現場に近いユーザーが設定しています。ユーザーの負担はその分大きくはなりますが、その代わりに設定変更による機能改善や、多様な運用形態を持つ各事業所への導入の対応スピードが速い点はメリットとして感じています。

―紙の運用をシステム化していくにあたり、職員の皆さまの反応はどうでしたか?

玉永様:

 紙で実施していた業務をシステム化するのは、「文化の変化」と言えるほど大きなものだと思います。 また、ITリテラシーやPCスキルのレベルが異なる職員が混在することもあって、システム導入への反発は必至だと覚悟していました。しかし、いざ運用を開始してみると意外なほど反発がありませんでした。恐らくHUE Expenseのインターフェースがシンプルで分かりやすかったことが良かったのだと思います。
 申請画面のレイアウトや制御についてはワークスさんの担当コンサルタントの方の丁寧な提案を受けながら、申請者の入力負荷が可能な限り少なくなるよう、また、入力漏れがなく確実に申請できるように工夫しました。具体的には例えば、必ず入力してほしい項目を必須項目として、フォームの上から順に入力していけば、申請が自然に完了するようにしました。実際に、在職年数の長短に関わらずどの職員でも使えていますし、多少システムへの抵抗がある職員であっても、実際に使ってみると「案外簡単に使えるじゃん」となったことが大きかったと思います。


【ご参考:HUE Expenseのレイアウト設定】
必須項目・任意項目の制御.png

担当コンサルタントの課題解決の対応スピードを高く評価

玉永様:

 私はシステム導入の経験があまりなかったため、HUEの導入を始めた当初はどこをどう触ればHUE Expenseを思った通りに動かしてやりたいことを実現できるのか、なかなか把握できませんでした。しかし、わからないことがあっても、ワークスさんの担当コンサルの方に定例会で丁寧にご教示いただいたり、@SUPPORTというWEB掲示板での問い合わせにも非常に素早く対応いただいたため、すぐに課題が解決して前に進むことができました。その@SUPPORTに残っているコンサルさんとのやり取りは、何よりの知的財産で今後の運用でも役立つと思っています。
 結果としてここ数か月では、システムの構成が自分でも理解できるようになり、やりたいことを自分で設定して試してみることもできるようになりつつあります。ワークスさんの担当コンサルの方には、素早く丁寧な指導をいただいたことに非常に感謝しております。

利用範囲の拡大でさらなる業務工数削減・キャッシュレスの実現を目指す

―今後の展開についてお聞かせください。

玉永様:

 2月には特別養護老人ホームを中心とした事業所で稼働が始まりました。また3月には、事業団内ではベッド数が最も多い病院事業所での稼働を予定しています。そのほかの事業所についても、予算・決算業務が落ち着いた後から順次展開を考えており、法人全体でHUE Expenseを最大限活用していきたいと考えています。

 特に病院事業所については出張が多く、事務所での現金精算業務だけでも非常に時間がかかっているので、かなり大きな導入効果が得られるのではないかと見込んでおります。 導入の目標としては、業務効率化はもちろんですが、キャッシュレスへの対応を進めていきたいという思いがあります。当法人は今までは、経費精算や銀行への支払いなど現金での運用をしてきた経緯がありましたが、昨今のキャッシュレスの流れの中で、現金そのものを保持することによるリスクや、現金があることにより業務効率化の足かせになってしまうことを実感しています。 HUE Expenseを活用していくことで、現金を各事務所に持たずとも効率的・スピーディに経費精算を実現していく体制を実現し、キャッシュレスを実現していくことができればと考えております。

 さらに、DXの推進にも活用できればと考えております。聖隷福祉事業団の「中期事業計画2021-2025」では「聖隷DXを推進する」が掲げられています。DXの概念は一般職員にはまだなじみが薄いと思いますが、その第一歩はまず、紙運用のデジタル化、処理のデジタル化だと思います。HUE Expenseを使うことにより、一般職員にもそのイメージを少しでもつかんでもらえたらいいなと思っています。

―本日はありがとうございました。


※本記事は2021年1月の内容です。

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