見積依頼や発注といった、BtoB取引のペーパーレス化を実現するため、EDIシステムの導入を検討する企業も増加しています。
EDIシステムでは、取引情報を電子データで送受信しますが、「電子帳簿保存法」では、そうした電子データを保存する際の要件が定められており、正しく対応する必要があります。

本記事では、EDIシステムの導入と合わせて検討が必要な、電子帳簿保存法への対応方法について、分かりやすく解説します。

 

 

 

EDI取引も電子帳簿保存法への対応が必要？

税制改正により、EDI取引で電子帳簿保存法への対応が必須に

従来の税法では、税務調査等で提示が必要な注文書や請求書といった国税関係書類を、電子データで授受した場合、プリントアウトして保存し、書面で提示することが認められていました。
しかし、2020年12月に閣議決定され発表された「令和３年度税制改正の大綱」では、プリントアウトした書面の提示をもって、授受した電子データの提示とみなす代替措置は「廃止」とされ、実質的に電子データのまま保存することが義務化されました。

また、電子データを保存する際には、電子帳簿保存法で定められた要件に従って保存する必要があります。

>> 改正について詳しく知りたい方はこちら
電子取引の紙保存は「廃止」に！改正後の運用見直しは必要？

 

電子帳簿保存法への対応が必要なEDI取引の具体例

EDI取引においては、見積依頼や発注書作成など取引先との様々なやりとりが発生しますが、どのような情報が保存対象となるのでしょうか？
国税庁より開示されている法令解釈通達 法第10条関係 第4章では、「電磁的記録により保存すべき取引情報は、見積書、注文書、納品書及び支払通知書等の書類に相当する単位ごとに、各書類の記載項目に相当する項目」であると示されています。

注文書を例にすると、具体的には、以下のような情報を保存する必要があります。

• 注文番号
• 注文年月日
• 注文総額
• 品名
• 数量
• 単価
• 品ごとの金額

一方で、商品の詳細な仕様の問い合わせや、Chat機能がついているEDIでの取引先との挨拶などは、取引情報を含まないため対象外です。
また、注文変更などのやり取りがあっても、最終確定した情報のみ保存することが認められており、EDI上のすべてのデータが保存対象となるわけではありません。

 

電子取引の保存要件を満たすために確認すべきポイント

では、実際に法要件にしたがってEDI取引を行うためには、どうすればよいのでしょうか。
確認すべきポイントは大きく3つあります。

ポイント①：法要件で定められた方法で改ざんを防止する措置がとれるか

電子取引の法要件においては、データの真実性の確保のため、以下のいずれか一つの方法で改ざん防止措置をとることが定められています。

【法要件】

✓      タイムスタンプが付与されたデータで授受する

✓      訂正や削除の履歴が残るシステムで授受／保存する

✓      改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る

EDI取引では、利用するシステムに備わっている訂正・削除の履歴を残す機能で対応するケースがほとんどですが、具体的にどのようなシステムであればよいのでしょうか。

例えば、物理的に訂正・削除ができない仕様のシステムや、データのバージョン管理機能が備わっているシステム、訂正・削除前の履歴情報を保持できるシステムが該当します。
当然、訂正・削除を許容するシステムの場合は、履歴情報などを「記録する」だけではなく、「確認できること」が求められるため、暗号化されていない状態で照会／出力ができる機能も必要になります。

また、電子データの保存期間は7年以上と定められており、当然、データに紐づく履歴も保存期間分を保持する必要があり、十分な容量が求められます。

 

ポイント②：法要件で定められた方法でデータを検索できるか

電子取引の法要件においては、データの可視性の確保のため、以下の方法でデータを検索できるようにすることが定められています。

【法要件】

✓      日付・金額・取引先で検索できるようにする

✓      範囲を指定して、また、複数項目を指定して検索ができるようにする。 ※税務職員からデータのダウンロードが求められた際に対応できる状態にあれば、範囲指定や複数項目での検索は不要

保存したデータのダウンロード（出力）が可能か否かによって対応すべき範囲は異なりますが、EDI取引で利用するシステムで、上記の検索条件に従ってデータを検索できるかは事前に確認しましょう。

確認した結果、システムで対応できない場合には、規則的なファイル名を付けることで、Windowsエクスプローラーの検索機能で日付・金額・取引先を指定して検索をするといった方法や、Excelなどの表計算ソフトで検索簿を自作することで、検索要件を満たすことができます。

 

ポイント③：税務調査にスムーズに対応できるか

システムの機能の確認だけでなく、運用面でも対応が必要です。
例えば、法要件を満たしてデータが保存されているかどうかを、税務職員の方から確認されることがありますが、その際、求められたデータをすぐに表示・出力できるようにしておかなければなりません。

そのためには、ディスプレイやプリンターなどの設備を整えることはもちろんのこと、対応する担当者が迷わず操作できるように教育を施したり、すぐに参照できるように操作方法のマニュアルを備え付けておくといった対応が必要です。

もう一点重要なこととして、データへのアクセス権やダウンロード等の機能を利用できる権限が対応する担当者様に付与されているかといった点も忘れずに確認しましょう。

月次で発生する業務ではないため、直前になって慌てないためにも、定期的に確認が必要です。

 

電子取引に対応したシステムで、改正への備えを

改正により、2024年1月からEDI取引で発生した電子ファイルは電子保存が義務化されます。
つまり、2023年12月末までには電子帳簿保存法に対応して正しく業務ができるよう準備を整えておく必要があります。

実際の施行まではまだ猶予があるものの、施行後は不正によって生じた申告漏れなどに対して重加算税10%が加重されるペナルティもあるため、早めに備えておくことが重要です。

>> 猶予期間における他社の動向を知りたい方はこちら
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