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電子帳簿保存法でペーパーレス化は可能?対応による経費精算業務への効果を徹底解説!

電子帳簿保存法でペーパーレス化は可能?対応による経費精算業務への効果を徹底解説!

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昨今の規制緩和・法改正の状況から、電子帳簿保存法による企業の「ペーパーレス化」に関心が高まっています。「ペーパーレス化」や「電子帳簿保存法対応」が経理部・システム部のミッションとなっていることも多く、特にシステム刷新のタイミングとあわせて対応を検討する事例も多く見受けられます。
しかし、電子帳簿保存法への対応で本当に「紙」を無くすことはできるのでしょうか?
本記事では、経費精算業務を例に、電子帳簿保存法に対応した場合の運用を整理し、ペーパーレス化の実態とメリットを解説していきます。

電子帳簿保存法とは?法律の内容をおさらい

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿・書類を紙媒体ではなく、電子データ(電磁的記録)として保存することを認める法律です。第4条3項で規定されているスキャナ保存制度により、紙で作成・受領した国税関係書類をスキャナやモバイルカメラにより電子化し、電子ファイルの形式で保存することが可能になります。

例えば経費精算業務にあてはめて考えると、証憑となる領収書の電子データを、原本として取り扱うことができるようになります。そのため、領収書原本の紙による保存を削減したり、電子決済で行った取引について、電子的な決済記録を取引の根拠にすることができるといわれています。

電子帳簿保存法への対応で、ペーパーレス化は可能?

では、電子帳簿保存法に対応することで、ペーパーレス化は達成できるのでしょうか?
「1)領収書を電子データで受け取ることができる場合」と、「2)電子データで受け取れない場合」の2パターンに分けてご説明します。

1)領収書を電子データで受け取ることができる場合
電子取引_TS付与なし.png
領収書をPDFなどの電子データで受け取った場合、システム上にデータをアップロードし、そのデータを元にして経費精算における申請・承認を行う運用となります。

この場合は、経費精算の際の申請~承認時にもデータの添付のみで済みますし、原本も最初から電子化されているため、業務全体を通してペーパーレス化を実現することが可能です。

また、キャッシュレス決済を利用した場合についても、決済データを用いることで同じような運用が可能です。

2)領収書を電子データで受け取れない場合
紙の原本を受領.png
領収書を紙で受け取った場合は、モバイルカメラやスキャナ等で領収書を電子データ化した上で、システム上にアップロードする必要があります。電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件(画素数や解像度などの要件を満たし、かつタイムスタンプを付与する)を満たすことで、原本の破棄が認められるようになります。

しかし、ここには落とし穴があり、原本である紙の領収書はすぐに破棄できる訳ではないため、紙での保管コストは残ってしまいます。これは、原本の破棄が認められるのが1年に1回以上の実施が定められている「第三者による定期検査実施後」に限定されているからです。
原本破棄まで.png
つまり、現状では電子帳簿保存法に対応した場合でも、定期検査が実施されるまでは、紙の領収書を保管しておく必要があり、完全なペーパーレス化を実現することはできません。

電子帳簿保存法対応による経費精算業務のペーパーレス化の効果

このように、現状ではペーパーレス化の完全な実現にはまだ課題も残る電子帳簿保存法ですが、2021年度税制改正では「書類を廃棄しやすくする」観点も盛り込まれるとのことで、電子帳簿保存法への対応へのハードルも下がる見込みです。コロナ禍に対応した新しい業務形態やペーパーレス化の実現を目指す多くの企業にとって、大きな追い風が吹くのではないかと言われています。大綱も発表されましたので、そちらについてもまた別の記事でご紹介致します。

証憑保管の電子データ化が進めば以下のような効果が見込まれるため、法改正によって多くの企業がメリットを享受できるのではないかと期待が高まっています。
メリット.png


■電子帳簿保存法対応を実現できるシステムとは?「JIIMA認証」が目印に

上記のように、ペーパーレス化の完全な実現に向けてはまだ課題のある電子帳簿保存法ですが、法制度も徐々に変化しているため、制度に対応したシステムを利用することでいち早く業務改善を実現していくことが可能です。

電子帳簿保存法に対応したシステムの選定には、「JIIMA認証」の有無が1つの判断基準となります。「JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)」では、「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」を設けており、認証を受けた製品は、「電子帳簿保存法の求める法的要件に適合しています」というお墨付きを与えられます。認証の有無については、以下のロゴマークが目印です。

弊社よりご提供する経費精算システム「HUE Expense」は、同じく弊社よりご提供する証憑の電子管理ツールであるJIIMA認証も取得済みの「Electronic Book Maintenance」とシームレスに連動することで、電子帳簿保存法への対応と経費精算業務のペーパーレス化を実現します。

経費精算画面からのスムーズな証票アップロードはもちろん、電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかの自動チェックまで実現可能です。
電子帳簿保存法対応をご検討の際には、是非お問い合わせください。

 

【電子帳簿保存法対応】紙文書電子化の第一歩_第1部 電帳法の法解釈 

2020年7月28日に実施したウェビナー「【電子帳簿保存法対応】 電子帳簿保存法に則した 紙文書電子化の第一歩」の一部講演内容及び質疑応答を、ホワイトペーパーとして再構成した資料です。企業内では判断が難しい各種ポイントを、元国税OBで電子帳簿保存関連の知見の深い、袖山税理士が解説しております。

【電子帳簿保存法対応】紙文書電子化の第一歩_第1部 電帳法の法解釈

 

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