2020年10月の電子帳簿保存法の改正で、経費精算はどう変わる？
電子帳簿保存法は1998年に施行された法律ですが、近年のデジタル化・ペーパーレス化の流れを受け、「スマホでスキャンした領収書が証憑として利用可能になる」「電子署名が必要だったものが、タイムスタンプの付与で済むようになった」など、昨今様々な緩和が行われてきました。
これに加え、2020年10月の改正では、デジタルデータのさらなる活用が認められるなど、経理業務のペーパーレス化が進む中、追い風となるような内容も盛りこまれました。
本記事では経費精算業務に焦点を当て、今回の改正による実業務への具体的な影響についてご紹介いたします。
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電子帳簿保存法、2020年10月改正のポイントは？
経理の方への業務上インパクトが大きい変更点として、電子決済の利用明細データが紙の領収書の代わりに証憑として認められるようになります。
これにより、例えば法人カードや交通系IC、QRコードなどのキャッシュレス決済を利用した場合は、紙の領収書が無くても法的要件を満たすことが可能になります。
そのほかにも、タイムスタンプが付与された証憑を受領した場合、受け取った側でのタイムスタンプの付与を不要とするなどの内容が盛り込まれています。こちらについては、タイムスタンプの付与は不要となりますが、タイムスタンプの検証は行う必要があります。
＊令和3年度の税制改正が気になる方はこちら：2021年度の改正で、電子帳簿保存法はどう変わる？
改正により、経費精算業務はどう変わる？
それでは、こうした改正により実際に業務はどう変わるのでしょうか。
ここからは、経費精算の業務を例に図を用いてご紹介します。
キャッシュレス決済を利用した場合の経費精算申請
まず、法人カードや交通系IC、QRコードなどを利用したキャッシュレス決済で経費の支払を行った場合には
利用明細などのデジタルデータが領収書の代わりとしてそのまま申請に利用できるようになります。
以前はキャッシュレス決済を利用した場合でも、下記の図のように
領収書の電子化・タイムスタンプの付与などの面倒な手続きが必要でした。
《電子帳簿保存法に則った通常のフロー》
《法改正後のキャッシュレス決済の場合のフロー》
受領者本人が領収書を撮影して電子化する場合と比較すると
・紙の領収書の電子化
・タイムスタンプの付与
・紙の領収書の原本の保管
といった業務上発生する作業が不要となり、大幅な業務の効率化が見込めます。
また、紙の領収書の原本の保管で発生しうる紛失のリスクなどもなくなりますし、
何よりも「出社して原本を保管する」といったプロセスが不要になるため、ペーパーレス化を進める企業にとって大きな追い風となるでしょう。
改正を活かし、業務効率の改善ができるシステムを
このように、今回の法改正によってデジタルデータを利用している場合の経費精算が大きく効率化されますが、このメリットを享受するためには法改正に対応した経費精算システムを利用することが重要です。
データの受け取りからシステムへの取り込みまでが自動化されるシステムを利用すれば、申請書の明細のほとんどを自動的に作成することも可能です。
弊社よりご提供する経費精算システムHUE Expenseでは、
コーポレートカードの利用明細やICカードの履歴といったデジタルデータを連携して申請に利用可能です。法改正のメリットを享受し、経費精算業務を効率化することができます。
さらに、キャッシュレス決済以外の経費申請も、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による「JIIMA認証」も取得済みの「Electronic Book Maintenance」と経費精算システム「HUE Expense」を併用頂くことで、経費精算申請から領収書などの証憑データの管理・タイムスタンプの付与までが実現可能です。
ご興味がある方は、弊社の問い合わせページよりお問い合わせください。
電子帳簿保存法への対応状況について、70社以上の企業を対象にアンケート調査を実施。「2年間の猶予」を踏まえてどのように対応する予定なのかといった情報をレポートとしてまとめました。
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