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購買管理システムを比較するポイントは? 差のつきやすいポイントを解説!

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購買管理システムを比較するポイントは?

昨今テレワークの推進やDXの潮流が広がる中、電話やFAXを介した非効率な業務を変革するため、購買管理システムの検討を行う企業が増加しています。

国内・海外のベンダーから様々なソリューションが提供される一方で、各社ソリューションの違いがわかりづらく、比較検討に苦労する企業が増えているのも現状です。本記事では、購買管理システムを比較検討する際に各社で差がつきやすいポイントに着目してお伝えします。

 

購買管理システムの比較のむずかしさ

購買ソリューションには「国内ベンダーのもの」「海外のベンダーのもの」「大企業向け」「中小企業向け」などの様々なソリューションが溢れる一方で、「それぞれの差分がわかりづらい」という声もよく聞かれます。

購買依頼~発注~検収といったフローを通せることはどんな製品でも変わりませんし、ペーパーレスの実現やECサイトとの連携が行えることも多くのベンダーで共通した機能になっています。そのため、「差がつきやすいポイント」をきちんと把握し、選定の際に正確に比較検討を行うことが重要といえます。

 

パンチアウト連携の実現イメージ

  

 

購買システムのパンチアウト連携による4つのメリット

それでは、各社の購買管理システムにおいて差がつきやすい、比較すべきポイントは何なのでしょうか?この章では、特に差がつくポイントに絞ってご紹介いたします。

① 購入依頼~発注の細かな業務フローが実現できるか

各部門から購買依頼→購買部門で発注といった上流業務では、各社でこだわりのある業務フローが定義されている場合が多くあります。そのため、システムにおける設定が紙の運用や現行システムと同じ粒度で細かく行えるかがポイントです。

例えば大企業では、「10段階以上の承認フローがある」「”この3人のうち誰か”の承認が必要なフロー」「10万円以上だと決裁フローが変わる」「品目によっては都度見積が必要」といったように、複雑な業務フローが求められることが多くあります。
こうした運用をシステムで実現できない場合、ペーパーレス化の妨げになったり、高額な追加開発費用が発生する可能性があるため、必要な要件を洗い出しておくことが重要です。

 

② サプライヤとのペーパーレスが実現できるか

昨今の購買システムの検討では、Web EDI機能を用いてサプライヤとのやり取りを行い、見積・発注等のやり取りをペーパーレス化・データーベース化しようとする動きも多く見られます。

しかし、ソリューションによってできることは異なり、見積の回答や発注通知はできても、発注請や納期回答・支払予定の確認といった業務に対応できない場合もあります。そのため、自社で実現したい業務フローをイメージし、明確にすることが求められます。

 

③ 発注以降に柔軟な対応ができるか

品目の種類や契約形態によっては、発注の後に納期や金額情報が変化することが発生しますが、こうした場合に柔軟な対応ができるかはシステムによって大きく異なります。

例えば液体などの単価が流動的になるものの場合、発注のタイミングで単価が決まらず、「あとから一定のタイミングで決まる」「検収のタイミングで確定させる」といった運用も見受けられます。しかし、購買システムによっては「金額を変更するのであれば発注をやり直す必要がある(検収のタイミングでは変えられない)」「発注情報を変更できない(取り消さないといけない)」といった制約が設けられていることも少なくありません。業務運用の効率性が下がる可能性があるため、こうした条件を確認しておくことが必要です。

 

④ パンチアウト連携にコストがかかるか

昨今の検討では、「カウネット」「Amazon Business」といったカタログサイトとパンチアウト連携を行い、実績情報を効率的に購買管理システムに蓄積していきたい、という場合も多いかと思います。

「自社が使いたいサイトに連携可能か」という視点で確認を行うのはもちろんですが、連携先の追加にコストがかかったり、連携の度に費用がかかるような価格体系になっているシステムも存在します。購買部のミッションであるコスト削減を実現するためにも、どういった費用体系になっているかを確認しておくことが重要です。

詳しくはこちら:購買システムにおけるパンチアウト連携とは?

 

自社の要件を満たした購買管理システムの選定を

ここまで、購買管理システムを比較検討するに際してソリューションごとに差がつきやすいポイントについてお話してきました。
こうした「差のつきやすいポイント」を詳細に確認した上で、自社の課題をしっかりと解決できるソリューションを選定していくことが重要です。

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