アクタスITソリューションズ株式会社様

―「HUEプロジェクトボード」導入以前のプロジェクト管理方法についてお聞かせください。

小林様：
タスク進捗管理をするWBSにはExcelを使用していて、課題管理にはExcelに加え、クラウド型のアプリケーションも活用していました。

そのやり方でもプロジェクトを管理する上で問題はありませんでしたが、フォーマットが統一できていないことや、保存場所にバラつきがあることは課題に感じていました。特に保存場所は、社内フォルダであったり、Microsoft Teamsだったり、お客様と共有する場合にはオンラインストレージを介してExcelファイルを共有したりと、ケースバイケースでした。

坂本様：
プロジェクトの規模は、当社から3～5人とお客様側で3～5人という10名程度で進めることが多いです。複数人で作業をする場合、Excelですと最新版が「どれだっけ？」となることや、保存場所が分からなくなることは“あるある”だと思います。また、操作を誤って削除してしまうリスクも少なからずありました。

―「HUEプロジェクトボード」を導入されることになったきっかけについてお聞かせください。

坂本様：
ワークスアプリケーションズ（以下「ワークス」）代表の秦さんと、プロジェクト管理方法についてお話をする機会がありまして、その時に初めて「HUEプロジェクトボード」の特長を伺いました。秦さんは「僕は毎日これをチェックすることで、大事なプロジェクトの進捗を把握しています」と言っていました。とても便利そうだなという印象で、特に表計算ソフトのように直感的に使うことのできる操作性に魅力を感じ、無料トライアルを利用してみることになりました。トライアルでは、Excelで管理していた既存プロジェクトを移行して試しましたが、本当にすべてがスムーズでした。

小林様 ：
デモをしていただいた時から、タスクの階層化やガントチャートビューへの切り替え、タスクに関するコメントのやり取り、変更箇所の確認など、Excel管理をしている際にもっと簡単にできれば便利なのにと思っていた機能がほぼ搭載されているなという印象を抱いていました。実際にトライアルで使ってみて、その利便性をあらためて実感することができました。直感的に操作できるので誰でもすぐに使い始めることができる点も良かったです。

―導入をご決定いただいた後の移行期間はいかがでしたか？

小林様 ：
既存プロジェクトの移行は、既存のExcelデータをコピーアンドペーストして移行するだけで完了しました。ほとんど工数がかからなかったのではないかと思うくらいすぐに終わって、新たなプロジェクトも簡単に登録することができました。社外の方をゲストユーザーとして招待するにあたっては、法務部門に相談して使用に関する同意書を準備しました。その分、使用開始に至るまでは、少し時間を要したというところですね。

―利用促進のために工夫されたことがございましたらお聞かせください。

坂本様：
当社は10名程の会社でして、プロジェクトに関わることになるメンバーはほぼ全員です。導入に際して簡単なマニュアルを作って、説明機会も設けましたが、導入意図と、プロジェクト登録をする際にはこの項目は入れるようにしましょうといった簡単なルールだけ伝えました。あとは使っているうちに慣れるので、まずは使ってみましょうと。

社外の方とのプロジェクトでも、定期的な打ち合わせ時には必ず「HUEプロジェクトボード」で課題表のシートをお見せしながら話を進めているので、自然と慣れていただけているのかなと思います。

小林様 ：
最初の説明会には、ワークスの担当の方も同席されて、社員からの質問にも対応していただきました。後日、ワークスさんのカスタマーサポートに問い合わせした社員もいましたが、丁寧に対応してもらったと聞いています。

―「HUEプロジェクトボード」で、特にお気に入りの機能はございますか？

坂本様：
やはり、基本となるプロジェクトの進捗管理とタスク管理の機能は非常に使いやすいですね。あと、最初に履歴がパッと出てくる点も、直近まで作業していたところへすぐ戻ることができるのでとても助かっています。

小林様 ：
社員からは、お客様とタスクを見ながら加えたメモの内容がメール通知で届くことや、タスクの優先度が色別になって一目で把握できることが、見落とし防止につながっていると聞いています。
実は、このメール通知機能は、私共のお客様から出た「こんな機能があれば良いのに」という声をワークスさんに伝えて、新たに加えていただいた機能でもあるんです。直近でも、セキュリティ面からファイル共有時にいつ誰が何のファイルをダウンロードしたかの履歴を把握したいとお伝えしたところ、監査ログ機能という形で追加を進めていただいているところです。
ユーザー側からのそうした要望に対して、すぐに開発に取り掛かって、無償でバージョンアップして実現してくださる体制は本当に心強いです。

―「HUEプロジェクトボード」導入によって期待することについてお聞かせください。

坂本様：
社員数が徐々に増えてきていて、今まで属人的に進めることが多かった課題解決をプロジェクト化し、2、3人で取り組むようになりました。その変化に伴って、プロジェクト管理が煩雑になっていて、情報共有やタスクの見える化に課題を感じていました。「HUEプロジェクトボード」導入によって、プロジェクト管理を標準化していくことで、プロジェクト管理ができる人材を社内で増やしていきたいと思っています。

小林様：
導入背景の一つでもありますが、年初に社内プロジェクトを一気に６件立ち上げて、社員のほぼ全員がプロジェクトに携わるようになりました。だからこそ「HUEプロジェクトボード」を、プロジェクト管理を円滑にするためのツールとして活用したいという想いがあります。複数のプロジェクトが進行しているので、一つのアプリケーションの中でプロジェクト管理を完結できれば効率化にもつながると期待しています。

―今後の展開やワークスに期待することについてお聞かせください。

小林様：
プロジェクト管理ができる人材を育成していく上で、プロジェクト管理のノウハウが分かるような講座や資料をご提供いただけると嬉しいです。活用促進のテンプレートはすでに頂戴していますが、今後も「HUEプロジェクトボード」の良い活用方法を継続的に教えていただけると助かります。

坂本様 ：
私自身まだ使いこなせていない機能も色々とあるので、もっと使いこなしていきたいと思います。最近追加されたダッシュボード機能についても、プロジェクトが新たに増えた時にぜひ活用したいですね。

グループを横断しての活用も視野に入れています。アクタスグループには税理士と社会保険労務士を中心としたメンバーが200名ほど在籍していますが、プロジェクト型で案件を進める文化があまりなかったと思います。そこへ我々発信で、プロジェクト管理を通じて、グループ全体のシナジー効果をもたらすことができればいいなと。すでに、お客様とのプロジェクト管理にメンバーとして加わっている社会保険労務士もいます。そうやって少しずつ活用範囲が増えていくことで、グループとしての可能性を拡げていきたいと考えています。

※本記事は2022年9月の内容です。