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【2022年版】社内ポータルとは?テレワークやDXを加速化する社内ポータルの活用術

【2022年版】社内ポータルとは?テレワークやDXを加速化する社内ポータルの活用術

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社内ポータルの活用術

業務効率を上げ、パフォーマンスを高めていくためには、適切なスケジュール管理や業務上必要となる情報への素早いアクセス・共有などが条件となります。それらの環境を統括的に提供するのが、社内ポータルです。ここでは社内ポータルに求められる役割と重要性、失敗しない社内ポータルの運用について解説します。

 

 

社内ポータルとは

初めに社内ポータルの基本的な情報を紹介します。

社内ポータルの概要

社内ポータルとは、社内でのみ利用する情報サイトのことです。「ポータル」とは入口を意味し、あらゆる情報にアクセスできる玄関口のようなイメージを示します。一般的なポータルサイトの代表例としては、YahooやMSNなどがあります。そうしたサイトの場合には、さまざまなジャンルのニュースや天気予報、ショッピング情報など、ユーザーがポータルサイトを通じて必要な情報を探せるようカテゴリ別に整理されています。

社内ポータルの場合は、社内情報に特化したビジネス版ポータルサイトという位置づけです。社内で働く人が必要とする情報を網羅しており、欲しい情報に素早くアクセス・共有するための役割を担っています。

社内ポータルを置くことで、社内情報の一元化が図られ、業務に求められる情報をスムーズに取得できる動線が提供されます。

社内ポータルの代表的な機能

  • スケジュール管理

カレンダー機能と連動させ、個々の社員のスケジュール、タスク、ToDoリストや、グループ・部署、全体のスケジュール管理を一元化します。重要度の高い項目をハイライトやポップアップ表示することで、抜けや漏れをなくします。

  • レポート機能

過去からの蓄積データをグラフや表で表示できる機能です。社外にいるメンバーとモバイルを通じて即時に共有できるほか、プレゼンテーションや会議資料などにも利用でき、社員の業務時間短縮に貢献します。

  • コミュニケーションツール・メッセージ

チャットで気軽にコミュニケーションを取ることのできる機能です。メールソフトを立ち上げる必要がなく、グループ・個人宛にメッセージを送ることができます。

  • ワークフローの申請

稟議(りんぎ)書や交通費・出張費などの申請といった、各種ワークフローの申請ができる機能です。上司や担当者とのやりとりが効率化できます。

  • プロジェクト管理

プロジェクトの関係者間で、進捗状況や関連情報の共有ができる機能です。メールでのやりとりに比べて、共有漏れがなく、進捗状況の可視化を図ることができます。

  • 掲示板

全社的な情報共有が容易にできる機能です。情報伝達のタイムラグが生じず、情報周知の均一化が図られます。

  • 社内FAQ

各部署や担当者に寄せられる「よくある質問」に対して回答が探せる機能です。ちょっとした疑問について、その場で解消できます。

 

社内ポータルの重要性と役割

社内ポータルを設置する必要性とはどのようなものか、その重要性と役割について解説します。

複雑化する情報管理に対応

企業規模が大きかったり、部署が多かったりすると、社内の情報管理が複雑化します。どの社員も同等に情報を入手し、また社員間の情報共有を円滑に行うためには、社内ポータルサイトの存在は欠かせないものと考えられます。

また、企業規模が大きくなると物流、注文管理、マーケティングなどのシステムがバラバラに動く、いわゆる「サイロ化」が発生しがちです。社内ポータルサイトを置くことにより、情報伝達の経路が整理されて連携がとりやすくなります。

システムが分断されるサイロ化は、DX促進の大きな課題でもあります。社内ポータルは、あらゆるシステムやツールをポータルサイト上に統合することで、この課題の解決に寄与します。社内ポータルの設置は、DXに向けた有効策とも言えるでしょう。このことから、規模が大きくなる大手企業であるほど社内ポータルが必要であることが分かります。

働き方の多様化に対応

テレワーク・時短勤務・フレックス制の導入やサテライトオフィスの設置など、個々の社員の働き方・場所が多様化してきています。それによって、情報共有やコミュニケーションの不足、疑問解決の場が少なくなるといった課題が浮上しています。

そうした状況下において社内ポータルは、働く場所や時間に左右されずに情報共有・情報発信が可能な、仮想空間のセンターオフィス的役割を果たします。一元化された情報を誰もが同じように保有できることで、全社的な意識や認識の統一が可能となります。

知識や情報が確実に行き届いていれば、マネジメントの実施も容易です。

 

使われない社内ポータルの失敗例とその原因

社内ポータルを設置している企業は多くありますが、なかにはうまく機能していないという例もあるようです。失敗例と原因を見ていきます。

  • 使い方が共有されず使う社員が少ない

機能が多すぎる、画面が複雑すぎるといった社内ポータルでは、都度操作マニュアルを見ないと使い方が分からないといった問題があります。使い方が浸透しないと、社員が面倒がって社内ポータルの利用が促進されません。

  • 投稿の仕方や内容が分からない

例えば掲示板に、どのような内容をどのタイミングで誰に向けて投稿すればよいのか分からずに、発信したいことがあってもためらうといったことが考えられます。

  • 欲しい情報が見つけられない

画面が整理されておらず、検索場所が分からない。あるいはキーワードへの反応が悪く、情報の検索に手間・時間がかかると社内ポータルとしての役割が果たせません。

  • 情報が更新されない

古い情報がそのまま残っている、また情報が現状と合っていないといった状態では、情報に信頼性が持てず使われなくなります。組織体制の変更に即しておらず、内部情報が使えないようでは意味がありません。

 

使われる社内ポータルの条件

先に挙げた失敗例に対して、使われる社内ポータルとしていくための条件を解説します。

  • 使い方が共有されず使う社員が少ない場合の対策

業務のニーズに素早く対応するためには、マニュアルを参照しなくても直感的に操作できる必要があります。整理されたシンプルな画面、自社業務に適した過不足のない機能の搭載などが求められます。オンボーディングの実施により、ひと通りの操作を身に付ける機会を与えることも大切です。

  • 投稿の仕方や内容が分からない場合の対策

投稿テンプレートがあると、利用のハードルを下げられます。必要に応じて画面ごとのテンプレートが引き出せるようにしておくとよいでしょう。

  • 欲しい情報が見つけられない場合の対策

ユーザーフレンドリーなインターフェースであること、サイト内を横断的に検索できる仕組みがあることが大切です。トップ画面に置くカテゴリを検討し、社員のニーズの高さに即した設計にすることが求められます。

  • 情報が更新されない場合の対策

社内ポータルの担当部署や責任者を配置し、情報更新のルールを定めます。また社員の利用状況を確認し、状況に応じて拡張機能を実施していく必要があります。

そのほか、社内ポータルには、強固なセキュリティ対策や優れた開発基盤が必要です。社員数や事業が増えるほど社内ポータル要件が複雑化するため、作りやすい開発ツールが重要となってきます。

 ※開発ツールについては「開発ツールを効果的に活用するには?乗り換え・導入の課題や正しく選ぶための情報を解説開発ツール」をご覧ください。

ArielAirOneの機能紹介

ArielAirOneはグループウェアにおける主要な機能において、多彩な設定が可能です。それによって企業文化に応じた情報共有を促進します。社内ポータル作成の場面でも、自社の事業や社員ニーズに合わせ柔軟にカスタマイズができます。アプリケーション開発がしやすく、ワークフローへの拡張性に優れているため、「使われる社内ポータル」の実現に貢献します。

 

円滑な業務遂行に貢献する社内ポータル

社内ポータルは、社内での情報共有、個々の社員のスケジュール・業務管理、疑問の解消、レポートや各種ワークフロー申請など多彩な機能を提供します。適切に活用することで、組織全体のパフォーマンス向上が実現されるでしょう。

「ArielAirOne」は「Activity Assistance」をコンセプトとし、ユーザーを支援することで、組織全体のパフォーマンスを最大化することを志向しています。直感的な操作ができるUIは、業務におけるパフォーマンスに直結する重要な要素です。ご紹介資料がございますので、ぜひご覧ください。

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AAP



参考:

 

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