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電子稟議で何が変わる?稟議の電子化導入のメリットとポイントを解説

電子稟議で何が変わる?稟議の電子化導入のメリットとポイントを解説

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開発ツールを効果的に活用するには

企業では、物品の購入や契約を進めていくうえで稟議という過程を経る必要があります。従来からあるのが、稟議書を回覧しながら承認印をもらい、上層部の総合的な合意を得ていく方法です。しかし業務のスピード化、効率化が求められる今、承認印を「集める」という手法が時代に合わなくなってきています。ここでは稟議や決裁の課題や電子稟議の導入による効果について説明し、システムの乗り換えを検討している場合、新規導入する際のポイントについても解説します。

 

稟議書とは

最初に稟議書が果たす役割と、どのような場面で使われているのかを確認していきます。

稟議書の役割

稟議書とは自身の権限だけで決定できない事柄について、承認をもらう手続きにおいて使用される書類です。稟議を図る事柄について記載された書類を作成し、上層部へ回覧。権限を持つ担当者から、それぞれの承認印をもらう形を取ります。

一般的に稟議は、会議を開いて決定する事項よりも低いレベルの承認を行うために実施されます。稟議書での承認により、会議開催時の議題数の絞り込みができます。また、決裁は稟議と同義で使われる場合がありますが、厳密には稟議は複数人からの承認を指し、決裁は役職者からの直接承認を意味します。

稟議が必要とされる例

稟議書で承認される例としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 外部事業者との契約締結

主に新規業者と契約を結ぶ際、取引先として適正である理由や信頼性、契約によるメリットなどを記載します。

  • 事務用品・備品の購入

購入の必要性、購入する物品の種類・個数とその根拠、購入物品の詳細などを記載します。

  • 出張申請

出張理由、出張先、出張先での業務内容、期間などを記載します。

  • 接待・各種イベント開催費用などの申請

費用申請理由、費用とその根拠、開催日時・場所について記載します。

  • スタッフ採用・採用稟議

採用の理由、採用候補者の詳細(人材としての属性や特徴)、採用期間、採用する部署、コストなどを記載します。

 

非効率な社内稟議の問題点

紙ベースの稟議書を使用した社内稟議には、以下のような課題が見受けられます。

  • 申請から承認までのタイムラグ

紙の稟議書を使用する場合には、物理的な回覧が必要です。権限を持つ複数人の手を経るため、最終的な結論までどうしても時間がかかります。特に承認者の不在時には、稟議が滞りがちです。

承認を受ける側では、承認されるまでの時間を想定して申請をしなければなりません。契約稟議のような一刻を争う承認については、ロスタイムが発生することでビジネスチャンスを失うリスクを伴います。

  • 手間とコストがかかる

書類作成や書類回覧などの事務処理、受理された稟議書の管理といった各段階において、コストが発生します。

  • 多様な働き方にマッチしない

書類を回す稟議書は、社外での対応が難しくなります。サテライトオフィスのような小規模拠点が複数ある場合には、それぞれに郵送しなければなりません。また個人宅で業務を行うテレワークでは、そもそも稟議不可というケースもあります。

 

稟議申請・決裁の電子化とは

紙の稟議書による問題点を解決するために電子化を検討するケースも多いです。稟議の電子化とは、申請書をデータ化し、オンラインで申請・承認の業務フローを行うことです。

主な電子化の方法には、以下のようなものがあります。

  • 個別対応:WordやExcelで稟議書を作成し、メール・メッセージでやりとりする
  • 社内対応:社内ポータル・グループウェア・社内掲示板など既存ツールを活用してやりとりする
  • 外部サービス活用:電子承認・電子署名サービスを利用する
  • 総合的な電子化:ワークフローシステムを導入する

 

稟議電子化のメリットと重要性

稟議を電子化することのメリット、ビジネス上の重要性について解説します。

  • 申請から承認のフローを迅速化できる

物理的に書類を閲覧する手間が不要となるため、申請から承認のフローが短縮されます。承認待ちの時間が短くなることで業務の遅延を回避でき、契約締結の迅速化も可能です。可視化により、フローが混乱したり承認者の抜けが発生したりする事態も回避します。

  • ペーパーレス化によるコスト削減効果

書類の用紙・印刷代、事務作業にかかる人件費、保管庫の管理費といった文書管理コストの削減につながります。

  • 内部統制強化

社内ルールに則した正規のルートで承認が実行されるため、不正行為の防止策となります。

  • 検索により過去データの呼び出しが容易になる

稟議内容の履歴を容易に閲覧できるため、外部監査へも万全な体制で臨むことができます。

  • テレワークをはじめとする多様な働き方に対応できる

場所を選ばずに閲覧・処理が可能となり、テレワークやワーケーション、サテライトオフィスなどの多様な働き方に対応可能です。

 

電子稟議がうまく進まない原因

稟議の電子化がうまく進まない原因としては、以下のような状況があります。

  • 現行の承認フローの見直し・確認ができていない

申請フォーム・承認フローなどについて、稟議ごとのフローが整理・把握されていないため、電子化に向けてなかなか着手できないというケースがあります。整理・把握をしないまま電子化を推し進めると、非効率的な部分が改善されず運用につまずくことになりかねません。

  • 現行の承認フローが複雑でシステムで電子化が実現できない

現行の承認フローが複雑すぎるため、システムで実現するためには新たなフローの見直しやルールを作成しなければいけないといった課題を抱える企業も少なくありません。大幅な改善が前提になると、ワークフローシステムの導入が難しくなります。

  • 導入の周知が不十分

例えば、導入後でも従来の承認方法にこだわり紙で申請する社員がいると、社内の統率が取れません。意識改革が進まず、メール・メッセージのチェックが遅れるという状態では結局稟議に時間がかかり、効率化の実現は困難です。

  • 導入に対する準備不足

申請書の様式の整理をはじめとした、導入に対する準備が不足していることで、電子化に向けて統一するのに時間がかかる可能性があります。

  • 導入・運用コストに不安がある

電子化に際し、コスト負担が大きいことで導入が進められない、あるいは運用に手間・コストがかかるといった問題が考えられます。

 

稟議の電子化を実現するワークフローシステムの導入

基本的に、ワークフローシステムにはアラートによる見落とし防止機能や、フローに従い順番に回覧できる機能があり、稟議の電子化をスムーズに進めることが可能です。さらに、実際に稟議の電子化をする際には、自社のニーズに合わせて使いやすさを重視したシステム選択をすることが重要となります。

稟議の電子化を実現するために求められるワークフローシステム選択のポイントとしては、以下のようなものがあります。

  • 誰でも容易に操作・管理ができる

高度な専門的知識を必要とするシステムでは、導入・運用のハードルが高くなります。画面がシンプルで直感的に操作できる仕様であれば、誰でも操作や管理が容易にできます。

  • 複雑なワークフローにも柔軟に対応できる

日本企業の最も大きな課題が、企業によって異なる複雑なワークフローです。現在のフローやルールを踏襲しながら、自動化できるシステムが理想的であると言えるでしょう。そのようなワークフローシステムならば、前述した「現行の承認フローが複雑でシステムで電子化が実現できない」ケースでも導入が実現します。

  • 紙の申請書類に近いビジュアル

社員が違和感や抵抗を持たずに利用するためには、見慣れた紙の申請書と相違の少ないビジュアルであることが大切です。各企業で利用している申請書に合わせ、自由に設計できるシステムかどうかを確認する必要があります。

  • 申請書類を簡単に追加可能

必要に応じて申請書類の追加や修正が簡単にできることで、申請する側の負担が軽減しますし、状況の変化でフローが変わった場合の対応も容易となります。

  • アクセス権限の付与

各稟議内容や対応状況の確認について、必要な社員にのみアクセス権限を付与することは、セキュリティ管理の観点からとても重要です。アクセス権限が自由に設定できる仕様であれば、稟議ごとの対応が可能となります。

  • 企業ニーズによって機能拡張が可能

備えている機能に柔軟性があり、企業ニーズに対応したアクセス権限設定・人事異動、組織再編などの設定が可能であることが求められます。

新規導入の場合だけでなく、現在導入済みのシステムが自社にマッチしない場合には、これらのポイントを踏まえてどの点に課題があるのかを把握し、解決が可能となるシステムを導入していく必要があります。

稟議電子化を実現するワークフローシステムの具体例や機能については、「稟議のシステム化を考えるなら!具体例や機能を解説」をご覧ください。

 

電子稟議を進めるために

紙媒体による稟議には、企業活動の迅速化を妨げる課題が多く見られます。稟議の電子化により解決が期待されますが、大切なのは電子稟議を行うための手法です。単にデジタル化するだけではなく、社内での利用のしやすさや運用の円滑化を視野に入れた取り組みが求められます。

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参考:

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