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稟議のシステム化を考えるなら!具体例や機能を解説

稟議のシステム化を考えるなら!具体例や機能を解説

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開発ツールを効果的に活用するには

テレワークの浸透や働き方の多様化、業務効率向上からのニーズを受けて、さまざまな申請・承認に関わるフローを電子化したいと考える企業も多いのではないでしょうか。より効率的なフローを実現するためには稟議の電子化をするだけではなく、ワークフローシステムの導入が有効です。ここではワークフローシステムの導入や乗り換えによる稟議のシステム化のメリットと、その機能について解説していきます。

 

 

稟議の電子化とは

従来の稟議では申請書類を回覧し、上層部から承認印をもらうのが一般的な流れです。稟議の電子化とは、この一連の流れを電子データで行うことを指します。「紙の書類」に「ハンコ」を押すアナログ的な手法には、実物を確認できることや、慣れ親しんだ形式ゆえの良さもありますが、現在の企業活動の中では課題も多くなってきています。

稟議の電子化のひとつのやり方としては、パソコン上で電子書類を作成し、メール送信するといった方法がありますが、単に紙からの置き換えとなり大きなメリットが得られない可能性があります。

現行の稟議制度を見直し、よりスピーディーな処理を図るためにはワークフローシステムの導入が効果的です。ワークフローシステムによる稟議の電子化では、現状で見られるさまざまな課題を解決することができます。その理由を詳しく述べていきます。

※紙ベースで稟議を運用する場合の問題点や稟議電子化の詳細については、「電子稟議で何が変わる?稟議の電子化導入のメリットとポイントを解説」をご覧ください。

 

ワークフローシステムで稟議をシステム化することのメリット

ワークフローシステムでは、紙の申請書や伝票を「申請フォーム」として電子化し、承認・回覧することが可能となります。ワークフローシステムでの稟議の電子化によって得られるメリットには、以下のようなものがあります。

  • 労力・手間の軽減

書類検索で必要なテンプレートがすぐに見つけられ、様式を探す手間、誤り、書類作成の作業負担を低減できます。端末上の操作のみで申請や承認が完結し、提出・送付・回覧が不要です。これにより物理的な受け渡しにかかる手間を削減します。

  • コストの削減

書類用紙・印刷コストだけでなく、事務作業の人的コストや書類の管理コストが削減します。書類を保管する必要がないため、オフィスの省スペース化にも貢献します。

  • 承認までの期間がスピードアップ

回覧の必要がないため、社外・遠隔地・海外に関係なく処理が進みます。場所を選ばずインターネット上で承認の可否を決定できるため、承認者の不在による処理の遅延がなくなります。

  • 管理が容易

承認する書類のファイリング・整理・保管作業が不要となります。検索で呼び出しが可能となるため、過去の稟議を確認したい場合や外部監査などの際、迅速に対応できます。

  • 承認までの流れを可視化

承認ステータスを容易に把握でき、処理の経過がひと目で分かります。設定された承認ルートに従って自動で次の承認者に送られるため、承認ルートに関する混乱がありません。

  • 内部統制強化

申請・承認ルールをシステム化し、業務規則にのっとった適切な運用ができます。申請書ごとに履歴管理、アクセス管理が可能で、不正な処理や書き換えを防止できます。

  • データの活用

申請されたデータを容易に検索・抽出・集計できるようになります。過去データを活用することにより、業務内容の分析・改善につなげることも可能です。

  • 多様なワークスタイルに対応

モバイル端末での利用が可能となり、テレワーク・リモートワーク、外出先からの申請・承認が可能です。働き方の多様化に対応したワークフローを実現できます。時間を効率的に使えるようになるため、業務時間の短縮につながる可能性があります。

 

稟議システム化の具体例

稟議のシステム化における成功事例を紹介します。

徹底した電子化とペーパーレス化で生産性向上を実現

国内地方銀行の事例です。同行では「紙文化」からの脱却と電子化を推進することを目的として、稟議のシステム化を実行しました。多様な業務形態に対応した標準コンポーネントを豊富に搭載したワークフローシステムを採用することにより、独自の業務運用に則したシステムを構築できました。

行内で定められた手続きを反映した申請フォーマットの作成はもとより、銀行業務に求められる細かな運用にも対応。申請ワークフローの電子化により、申請者の作業負担が軽減されました。

また必要な情報確認を短時間で行うことで、顧客対応の時間を確保しやすくなったのです。これにより満足度の高いサービスの提供を実現しています。

学校法人に根強く残る紙文化から脱却して業務を電子化

国際的人材養成に貢献する学校法人の事例です。同法人では学校法人に根強く残るアナログ文化から、次の100年を目指して“ワークスタイル改革”プロジェクトを発足。電子稟議・電子決裁化により、紙文化からの脱却を図りました。

稟議申請・決裁業務を全て電子管理に切り替え、業務の効率化を向上。さらなるペーパーレス化促進の実現と事務の簡素化、定型化を進めていくことを可能としています。

これまで発生していた申請者による紙での申請、担当者による申請内容の入力、経理部による仕訳入力という三重の入力業務がなくなり、申請にかかる工数が従来に比べて50%削減されました。これは、年間約1万件の申請で換算すると、年間3,000時間超の工数削減となります。

同法人では、意思決定の迅速化や業務の省力化が図られ、未来に向けた教育事業へ弾みをつけています。

稟議のシステム化を含めた業務効率の向上を図っていくうえで、特に大手企業にとっては、操作がシンプルでカスタマイズ性の高い開発ツールが必要です。

同時に、大企業に多い複雑なフローにも耐えられるローコードでの開発が行えるシステムであることも求められます。柔軟性に富むシステムであれば、新たに業務が発生した際や不具合が見つかった場合にも、迅速な修正対応が可能です。

※開発ツールに関しては、No2「開発ツール」をご覧ください。

 

稟議の効率化を実現するワークフローシステムの機能とは

稟議の効率化を実現するために必要となるワークフローシステムの主な機能には、以下のようなものが挙げられます。

  • フォーム設計

GUIを使ったフォーマット作成機能が搭載されており、容易に申請フォームが作成できる

  • 経路設定

自社に合わせた承認フローの定義付けが可能。申請や稟議に適した経路で自動的に進行させることができる

  • 申請書作成

申請者は申請書類のテンプレートを呼び出し、エディターで必要項目を入力するだけで作成できる

  • 承認・決裁

承認者が画面上で可否を決定できる。否認の場合の差し戻しも設定可能。承認の状況が可視化でき、処理の経過をひと目で確認できる

  • 他システムとの連携

経費精算、勤怠管理、購買管理、クレーム管理などのシステムとの連携、CSVファイルでの書き出しなどができ、データの共有が可能となる

  • 運用管理機能

セキュリティ設定により、申請工程の参照・変更のアクセス権限設定が可能

このほかにも申請や承認の可否をメールで通知したり、システム上でアラート表示したりする、進捗管理の機能もおすすめです。さらに、既存システムからの乗り換えを検討している場合は、現行のシステムとの差異を十分に確認し、移行後の効果について精査しながら新たなシステムを選択することが大切です。

 

稟議の効率化に向けて自社に適応するワークフローシステムを選定

ワークフローシステムの導入は、申請から承認のフローの簡略化、明確化に役立ち、業務効率を向上させます。決定までの過程をスピードアップできるだけでなく、細かな部分で生じていた人・時間・お金に関するコスト削減に貢献するでしょう。メリットの多い稟議のシステム化ですが、確かな導入効果を上げるためには、ワークフローシステムの選定が重要です。機能や性能を見極め、効率化に寄与するワークフローシステムを選択しましょう。

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参考:

 

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