稟議ワークフローの円滑化を図るには？電子化に向けた参考情報を紹介
日本における企業文化の象徴とも言えるのが、押印による承認です。しかし市場競争力強化のため業務のスピード化が急がれるなか、脱ハンコを試みる企業も少なくありません。テレワーク推進の背景もあり、国も脱ハンコを奨励しています。企業が稟議ワークフローの電子化を進めるうえで、参考となる情報を紹介していきます。
目次
稟議書、稟議の電子化とは
稟議とは、自身の権限だけで決定できない事柄について承認をもらう手続きを指します。稟議書は稟議を諮りたい案件内容の詳細を記し、権限者に回覧して承認を得るための書類です。
稟議は権限のない立場から提案し、組織にとって重要な動きを組織全体で共有・吟味して、物事を進めるために行われます。稟議を行うことで、会議を開催せずに実施の判断ができる点は大きなメリットです。一方で、書類の物理的な移動を伴うため、時間がかかるというデメリットがあります。
稟議の電子化はこのデメリットをなくすために、一連の稟議フローをオンラインで実施できるようにすることです。申請書類をデータ化し、オンラインで上層部への回覧を実施。申請・承認の業務フローを行います。
稟議の電子化には、以下のような方法があります。
- WordやExcelで稟議書を作成しメール・メッセージでやりとりを行う
- 社内ポータル・グループウェア・社内掲示板など既存ツールを活用してやりとりを行う
- 電子承認・電子署名サービスを利用する
- ワークフローシステムを導入する
データを作成してメールやメッセージを介してやりとりを行う場合、稟議の進行状況が不明確なうえ、見落としの発生や添付ファイルの扱いに手間がかかってしまうといった課題があります。また、既存ツールも稟議のためのツールではないので、機能性が不足することが懸念されます。そのため、一般的には申請や稟議に特化したワークフローシステムを導入するケースが多いです。
※稟議を電子化するメリットや重要性、導入のポイントについては「電子稟議で何が変わる？稟議書電子化導入のメリットとポイントを解説」をご覧ください。
稟議のワークフローとは
稟議のワークフローについて、さらに詳しく解説します。
稟議フローが必要となる場面
稟議のワークフローが発生するのは、主に以下のような場合です。
- 他社との契約
契約上の費用や契約条件についての承認をもらう。日程・期限、価格・条件設定、担当者など契約の項目を記載した書類を回覧する
- 従業員の採用
パート・アルバイト・派遣社員・契約社員、新卒・中途の正社員などの従業員を新しく雇用する際に、人物像や採用条件の確認を行う
- 接待費申請
取引相手、協力企業などに対して接待が必要となる際の、接待費申請を行う
- イベント開催
社内外のイベントを開催する際に、開催の可否、費用などについての申請を行う
- 出張申請
業務で出張する際、出張経費の仮払いについて出張理由や行先などの内容をまとめて申請を行う
- 物品の購入
業務上必要となる備品購入をする際に行う申請。パソコンやその他の機器類など比較的高額なものから、用紙や文房具類の購入など内容は多岐にわたる
企業内では、上記のようにさまざまな場面で稟議が発生します。それらのケースごとに異なる書式や承認ルートで上層部から承認を得る必要があります。
稟議フローの流れ
一般的な稟議フローの流れは以下のとおりです。
1.稟議書の作成
2.稟議書の番号を取得
3.稟議書の申請
4.役職の低い順に承認者間で回覧
5.稟議書の承認プロセス完了を確認
稟議書の作成に当たっては、それぞれの場合に合った書式を選択・必要事項に従って申請書を作成しなければなりません。既述のように、承認内容や稟議によって回覧の順番や承認者が異なります。そのため稟議書が回覧されている間、処理がどこまで進んでいるのかを把握するのが難しい場合が少なくないようです。
稟議の効率化にワークフローシステムが有効な理由
稟議には多様な承認ルートや異なる書式があり、書類の受け渡しにも時間がかかります。稟議の進行状況により、業務が滞る可能性も捨てきれません。稟議の効率化について、解説します。
稟議の効率化を進めるためには
稟議を効率的に進めていくためには、各段階における意思決定のスピード化が求められます。承認作業の停滞による遅延・遅滞をなくし、承認フローが円滑に行われる仕組みを構築しなければなりません。
ポイントとなるのが、紙ベースの書類からペーパーレス化への移行です。さらに、稟議のルートを誤りなく進めるための体制の見直し、稟議書の定型化による標準化などが有効な対策となります。
ワークフローシステムで実現する稟議の効率化
ワークフローシステムの導入により、効率化の障害となる課題が解決できます。具体的には、稟議ルートの自動化により承認者間を正規の順番どおりに回すことが可能に。またフォームにより、書類の不備の軽減と省力化もできます。そして、処理状況が可視化され、承認処理の遅延や遅滞を早期に発見できるほか、遠隔地からでも対応が可能となるため、承認者不在による処理の遅れが回避されます。
※ワークフローシステムによる稟議効率化については「稟議のシステム化を考えるなら！具体例や機能を解説」をご覧ください。
Ariel アクセス権限の機能紹介
弊社では稟議ワークフローの円滑化を実現する、ArielAirOneを提供しています。
Arielでは、企業のセキュリティに欠かせない柔軟なアクセス権限設定が可能です。稟議ごとに個人から組織までの各種権限が設定できます。アクセス権限の厳格化により、情報漏えいの防止や不正処理の防止ができ、内部統制の強化に寄与します。アプリケーション・文書・フィールド・ビュー単位まで、詳細な設定を可能とし、グループ会社間利用を想定したアクセス権限機能なども実装しているのです。
これらによってワークフローシステム導入の大きな目的である情報・ノウハウの共有と内部統制強化が両立可能となるでしょう。
ArielAirOne導入事例：大手教育機関
ArielAirOneの導入により、業務効率の向上に成功した事例を紹介します。
学生・生徒を支える教職員1万人近くが在籍する大手教育機関では、ArielAirOneで組織全体の情報管理の一元化を実現しました。
導入前にはさまざまな部署で異なるポータルシステムを利用しており、情報や意思の統一に課題がありました。そこで2011年に、組織全体で利用する初めてのグループウェアとしてArielAirOneを導入したところ、意識の統一化・確実な情報共有が可能に。同機関では、ワークフローツール・スケジューラー・施設管理・通達掲載・タスク管理といったグループウェア標準機能をすべて活用しています。
またArielAirOneのアプリケーション開発の柔軟性を活かし、各業務のニーズに従ったアプリケーションの利用が進んでいます。同教育機関において、2011年の前半には100ほどだったArielAirOne上のアプリケーション数が、今では8倍の800を超えています。毎日の業務に欠かせないアプリケーションが、ArielAirOneを通じて稼働し、組織の運営に大きく役立っているのです。
現在は決裁のほとんどをArielAirOne上で行っており、ペーパーレス化が大きく推進されました。一方で、教育機関という事業の性格から、必要に応じて紙ベースで印刷できる柔軟性も重宝されています。
稟議ワークフローの改善が組織全域を効率化する
書類の回覧と押印による承認作業は、確実性や審議内容の吟味といった点で重要な役割を担ってきました。しかしすべてにおいてスピードが求められる現代企業では、従来の方式からより効率的な方法へと変えていく必要があります。ワークフローシステムの導入は、新たな稟議の在り方によって組織全体の効率化を実現します。
「ArielAirOne」は稟議フローの電子化において、組織全体の業務効率化に大きく貢献します。さらに柔軟なアクセス権限設定は、情報共有と内部統制強化の両立を実現する重要な要素です。ご紹介資料がございますので、ぜひご覧ください。
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