プロジェクト管理にはエクセルか専用ツールを使うことが多い

複数人のチームで行うプロジェクトの進行を管理し、タスクの漏れやスケジュールの遅れなくスムーズに進めるためには、デジタルツールが必須です。以前はプロジェクト管理をアナログで行っていた企業もありましたが、現在はアナログで管理している企業はほとんどありません。

多くの企業では、プロジェクト管理やタスク管理には次のどちらかを使っています。

▶エクセルに代表される汎用ツール（多くはスプレッドシート）
▶プロジェクト管理専用に作成されたツール

どちらにしても、メリットもデメリットもあります。

エクセルでのプロジェクト管理とは

エクセルでプロジェクト管理を行うときは、既存のテンプレートを利用するか、社内でテンプレートやシステムを作成して利用します。

既成のテンプレートでは、Microsoftが公式サイトで配布しているものや、市販のエクセル用テンプレートを利用することが多いです。自社に合ったものを選ぶことができれば快適に使えるでしょう。

社内でテンプレートやシステムを作成する場合は、マクロやVBAを使って自社に合わせたものを作成します。この場合は業務やエクセルについての知識やスキルが必要です。

①エクセルでのプロジェクト管理を行うメリット

エクセルでプロジェクト管理を行う場合、次のようなメリットがあります。

▶多くの企業ですでに購入・インストールされており、あらためて購入する費用や手間は不要
▶スキルがあれば、自社に合わせて自由にカスタマイズしたシステムやテンプレートが作れる
▶有料・無料を問わず、既存のテンプレートが多く存在する
▶社員の多くが操作に慣れていて、教育は最低限で済み、導入しやすい

②エクセルでのプロジェクト管理を行うデメリット

エクセルでプロジェクト管理を行う場合には、次のようなデメリットもあります。

▶一度設定したスケジュールを変更・修正する作業が煩雑で面倒
▶生成されるガントチャートも単純なものが多く、複雑なものは作りにくい
▶タスクの順序や関係、優先順位などを設定しにくい
▶データが増えると動作が重くなる
▶1つのファイルを同時に複数の人数で編集するのが難しいため、自分の担当分をこまめに更新するという操作がしにくい。そのため、進捗報告や情報共有が遅れがちになる
▶画面の狭いモバイル機器からの閲覧・更新がしにくい
▶テンプレートは1つのプロジェクトを管理するためのものが多く、複数のプロジェクトを総合的・横断的に管理・分析しにくい
▶使用しているVBAやマクロによっては、エクセルのバージョンアップによって動かなくなる
▶複数人で更新すると、ファイルが分断されてしまう
▶最新の情報がどれなのかわからなくなる
▶端末保存している場合、最新の情報は自端末でしか見られない
▶進捗状況の確認を行う手間がかかる
▶最新の情報を共有するためのファイルを送付に手間がかかる

専用ツールでのプロジェクト管理

プロジェクト管理に専用ツールを使う方法もあります。プロジェクト管理ツールとは、日程や工程、参加メンバーごとのタスク、進捗状況などを一元管理できるツールのことです。プロジェクト管理に特化しており、高機能なガントチャート、複数のプロジェクトの並行管理など、さまざまな機能があります。

多くのプロジェクト管理専用ツールが提供されているので、エクセルに不便を感じている場合は、自社に合ったものを探してみてください。

①専用ツールでのプロジェクト管理のメリット

専用ツールには、プロジェクト管理のためのさまざまな機能が搭載されています。

▶複数のプロジェクトを一元的かつ横断的に管理し、俯瞰的な視点で見ることができる
▶1つのデータベースを複数のメンバーで同時更新することが可能で、情報共有もしやすい
▶モバイル機器からの閲覧・更新にも適したインターフェイスとデータベースになっている
▶スケジュールやタスクの変更・修正・更新がしやすい
▶タスクごとの関連づけや優先順位づけができる
▶ガントチャート、カンバン方式などさまざまな視点で進捗状況を把握できる
▶プロジェクト終了後に、スケジュールやメンバーごとの作業など、さまざまな分析も行える

②専用ツールでのプロジェクト管理のデメリット

専用ツールで管理する場合は、新しいツールを導入することになります。

▶ツールの導入には一定のコストがかかる
▶クラウドサービスを利用する場合は、毎月のランニングコストもかかる
▶これまで使っていなかったツールを導入するので、社員への導入教育が必要になる
▶ツールをスムーズに導入するためには、ルールづくりや導入をサポートする専任スタッフが必要になる

自社に合ったプロジェクト管理方法はエクセル？　それとも専用ツール？

自社にはエクセルとプロジェクト管理ツールのどちらが向いているかは、次のような要素で判断できます。

①エクセルが向いている場合

次のような場合は、使い慣れたエクセルでも不便を感じないでしょう。

▶小規模なプロジェクトの場合
▶複数のプロジェクトを管理する必要がない場合
▶メンバーが少なく、管理者が状況を把握しやすい場合
▶社員が社内にいることが多く、モバイル端末からのアクセスが必要ない場合
▶あまりコストをかけたくない場合

②プロジェクト管理ツールが向いている場合

▶並行して複数のプロジェクトを進行している場合
▶大規模で複雑なプロジェクトを進行している場合
▶スケジュールやタスクなどで情報の修正・変更が多い場合
▶オフィスだけでなく、営業先やテレワークで社外からアクセスするメンバーがいる場合

複数のプロジェクトを混乱させずに進行し、全体像をつかみたいときは、プロジェクト管理ツールが便利です。

高機能な専用ツールを試用してみたら慣れないインターフェイスで不便を感じる、という理由でエクセルを使っている企業も多いでしょう。その場合は、エクセルのように直感的に使えるインターフェイスをもった専用ツールを試してみてはいかがでしょう。

プロジェクトを効率的に管理したいなら、プロジェクト管理ツールを導入しよう

多くの企業で、一度はエクセルでのプロジェクト管理を考えたことがあるでしょう。エクセルなら社員も操作に慣れているので、使いやすいと思えるからです。しかし、実際にエクセルでプロジェクト管理を行ってみると、不便なところや機能不足を感じることもあります。そんな場合は、プロジェクト管理ツールがおすすめです。

プロジェクト管理ツールなら、エクセルでの不便さや機能不足を補い、より効率的なプロジェクト管理ができます。複数のプロジェクトを並行して管理するときも混乱せずに進行可能です。さまざまな切り口でデータを見せることができるので、よりスムーズにプロジェクトを進めることができるでしょう。プロジェクト管理ツールはインターフェイスがわかりにくくて使いにくいという人もいますが、エクセルのように直感的に使えるものもあります。

プロジェクト管理ツールとしては、Project Boardがおすすめです。操作や入力はエクセルのように簡単ですが、専用ツールとしての高度な機能も備えています。それでいて、エクセルや一般的なプロジェクト管理ツールによくあるデメリットを踏まえた仕様となっているのも特徴です。クラウドサービスなので導入までの時間がかからず、初期コストも抑えることが可能です。30日間のトライアルが可能なので、じっくり試してみてください。