タスクのスケジュール管理がうまくできず、いつもスケジュールに追われている、といった方は多いのではないでしょうか。この記事では、タスクのスケジュール管理を行う際のポイントや具体的な方法などについて解説します。スケジュール管理は、業務効率化やタスク対応漏れ防止にも役立つものであるため、ぜひ参考にしてください。

 

 

タスクのスケジュール管理とは

タスクのスケジュール管理とは、何をするべきかタスクを洗い出し、それぞれのタスク期日をふまえたうえで、タスクを行う順番を整理することです。各タスクに設定されている期限までに作業を終えられるようにすることを目的としています。タスクのスケジュール管理を普段の業務の中で行うことによって、時間を効率よく使えるようになるため、生産性向上、業務効率化などにもつながります。一方で、ビジネスにおいて、個人が行うタスクにも関係者が複数いるケースがあるため、個人のタスクが管理できていないことにより、自分自身だけでなく、チームの関係者にも業務進行上のスタックが生まれてしまうこともあります。

続いては、なぜスケジュール管理ができないのか、その原因とできないことで発生する困りごとを解説します。

 

タスクのスケジュール管理ができない原因とは

本章では、スケジュール管理ができない原因と、管理できないことで発生する困りごとを解説します。

①タスクのスケジュール管理ができない原因

スケジュール管理ができない原因として考えられるのが、優先順位がつけられていないことです。重要度が高い業務があるにも関わらず、低いものから先に進めてしまったり、自分の得意な業務から始めたり、重要度は高くないのに緊急度の高い業務を先に行ってしまったり、感覚的に業務に取り組んでいるとスケジュールから逸脱してしまいます。

また、スケジュールを組んでいるものの、時間の見積もりが甘いケースも少なくありません。例えば、30分でできると見積もっていたタスクが、実際には1時間30分かかっているとスケジュールに遅れが出てしまいます。

一方、個人単位でスケジュール管理できていないケースだけではなく、チームとしてスケジュール管理を行う体制が整備されていないケースもあります。例えば、全体のスケジュールについてはチーム長が持っており、メンバーにはリアルタイムにスケジュールの変更内容が共有されていないなどが考えられます。

②タスクのスケジュール管理ができなかった結果として発生する困りごと

スケジュール管理ができていないと、チーム全体の業務進行に遅れが出てしまいます。また、スケジュールが詰まってしまうことで、業務に追われることとなり、身体的にも精神的にも余裕を失ってしまいます。さらにそのような状況で業務を行っていると、集中しきれずに業務効率が低下しミスにつながる恐れもあります。ミスの発生は取引先からの信用を失いかねません。

このようにスケジュール管理ができていないことから大きな問題につながる可能性はゼロではないため、注意しなければなりません。

続いては、スケジュール管理が万全である場合、企業にどのようなメリットがあるのか解説します。

 

タスクのスケジュール管理をする３つのメリット

適切なスケジュール管理が企業にもたらすメリットはさまざまです。ここでは、具体的なメリットを3つ紹介します。

①効率よく作業を進めることができる

タスクのスケジュール管理を行うことで、現在の業務の状況が正確に把握できるため、タスクを割り振るべきメンバーがわかりやすくなります。また、優先順位をつけられている状態であることで、無駄な作業をせずに効率よく作業を進められるでしょう。

②タスクの対応漏れを防ぐことができる

スケジュール管理は、タスクの対応漏れ防止にもつながります。頭の中でタスクを管理している人もいるかもしれませんが、時には忘れてしまうこともあるため、対応漏れが発生する恐れがあります。チーム内でタスク管理を行えば、やるべきことを可視化できるため、対応漏れが発生するリスクを低減できます。

③急な状況変化に対応しやすい

仕事をしていると、取引先の都合やチーム内の都合によって急にスケジュールが変更となるケースもあります。そのような時にスケジュール管理ができていないと、次に行うべき業務を見失ってしまうこともあります。

一方で、スケジュール管理ができていれば、タスク単位の期限は把握できているはずなので、急な状況変化が起こってもスムーズにスケジュール調整ができます。また、チーム内でタスクの共有ができる状態になっていれば、誰かが急に稼働できなくなった場合でも、タスク・稼働状況から、急な状況変化に対応できるメンバーを即時で把握することができ、補填のための業務指示がスムーズに行えます。

これらのメリットが享受できることから、タスクのスケジュール管理は行ったほうが良いといえます。しかし、実際にスケジュール管理を行うことは簡単ではありません。そこで、続いてはチームとして押さえておきたいタスクのスケジュール管理のポイントを解説します。

 

チームとして押さえておきたいスケジュール管理のポイント

ここでは、チームでのプロジェクトで活用できるスケジュール管理のポイントを紹介します。

①普段から重要度と緊急度でタスクの優先順位を判断する

タスクのスケジュール管理では、重要度と緊急度でマトリクスを作り、タスクを当てはめ、優先順位を考えることが重要です。これはいきなりやろうと思ってできるものではないため、普段から重要度と緊急度をもとに優先順位を考えるように意識し続けることで習熟度を上げ、無意識でもできるように習慣づけすることが重要です。

②チーム全体のタスクの状況確認、整合確認

個人のスケジュールの遅れはチーム全体の遅れにつながる可能性があるため、普段からチーム全体のタスクを共有し、確認できるようにしておくことが重要です。誰がどのようなタスクを持っているのか、逆に誰が今は手が空いているのかといった状況を把握共有できれば、期限が迫っているタスクをサポートすることもできます。また作業を行う人が違う場合は、各タスクの整合性もこまめに確認し、ズレがないように管理していくことも重要となります。

③誰でも共有でき、理解できるスケジュールを作る

チーム全体のタスクを管理・共有できるように、スケジュール表を作ることも効果的です。チーム全体のスケジュール管理となると、関わる人も多くなるため、できるだけシンプルなものを作ることが重要です。そうすることでスケジュールの共有・理解がしやすくなります。また、即座の対応が必要な場面であっても、誰でも簡単にスケジュールを確認し、タスクの処理ができるようになります。

また、スケジュールを個人のみで管理している場合、関係者が前後のタスクの期日や流れを認知していないと、タスクが回ってくるタイミングを把握しておらず急な依頼に対応することになってしまったり、後続のことを考えずにスケジュールを後ろ倒ししてしまいタイトなスケジュールになったりと、結果としてタスクの遅延が起きてしまう恐れがあります。このような事態を避けるためにも関係者と共有できるスケジュール表を作ることが重要です。

では、企業はどのようにしてタスク管理を行っているのでしょうか。続いては、実際によくあるタスク管理の方法を解説します。

 

よくあるタスク・スケジュール管理方法4選

ここではよくあるタスクの管理方法を4つ紹介します。

①紙やペンを使ったアナログ管理

最も手軽かつ即座にできるタスク管理が、紙やペン、ホワイトボード、付箋などを使ったアナログ管理です。後述する管理ツールを使った管理方法と比べると、利便性は低いかもしれませんが、どの企業にもある道具を使うため、とても手軽です。また、特別な操作方法などもないため、誰でもできる管理方法だといえます。

ちなみに、アナログ管理と一言で言っても、以下のようにさまざまな考え方や手法があります。

・緊急性と重要度でマトリクスを作り、タスクの仕分けを行う
・GTD (Getting Things Done：タスクの整理整頓) を行う
・エッセンシャル思考に基づき、そのタスクを行う意味があるか検討する
など

これらの考え方や手法もぜひ参考にしてください。

②Excelでの管理

Excelも多くの企業で利用されているツールであるため、簡単にスケジュール管理が行えます。また、Excelはテンプレートが用意されているため、内容に沿って情報を入力するだけでスケジュール表を作ることも可能です。

③Googleスプレッドシート・Excel Onlineでの管理

GoogleスプレッドシートやExcel Onlineは、インターネットに接続できる環境があれば、リアルタイムで情報の更新や確認ができる無料ツールです。常にデータの同期が行われるため、データを消失するリスクもありません。これらのツールにも、スケジュール管理に使えるテンプレートがあります。

④管理ツールでの管理

タスクやスケジュールの管理を目的に開発された専用ツールの使用も効果的です。これらのツールの中には、直感的に使えるものもあるため、新たに導入する場合でも社内に浸透させやすいといえます。具体的なツールには以下のようなものがあります。

・Backlog
・Wrike
・eセールスマネージャー
・Project Board
など

このように、タスクやスケジュールの管理方法にはさまざまなものがありますが、自分のチームにはどのような方法が適しているのかわからない方もいるでしょう。そこで次章では、何を基準にすれば自分たちに合った方法を選ぶことができるのか解説します。
 

チームに合ったタスク管理方法を選ぶためには

自分たちに合ったタスク管理方法を選ぶためには、どのようなことに気を付ければいいのでしょうか。ここでは具体的なポイントを説明します。

①ストレスなく使えるものを選ぶ

タスクのスケジュール管理は頻繁に行うものであるため、ストレスなく扱えるものを選ぶべきです。一方で、ストレスを感じるかどうかは、使ってみないとわからない部分もあるため、まずは気になったものをプロジェクトに導入してみてください。そのうえで使いやすいかどうか、ストレスを感じるかどうかといった点をチェックし、選ぶのが重要です。

②タスクの内容や規模と合わせる

タスク管理方法を選ぶうえでは、プロジェクトの内容や規模に合致しているかどうかは重要なポイントです。例えば、タスクの規模が小さい、関係者の数が少ないといった場合はアナログ管理の方が効率よく管理できることもありえます。一方で、タスクの規模が大きい、関係者も多いといった場合は、専用ツールの利用がおすすめです。

 

まとめ

タスクのスケジュール管理を適切に行うことで、効率的に業務を進められる、タスクの対応漏れ防止、急な状況変化にも対応しやすいといったメリットを享受できます。一方で、タスクのスケジュール管理ができていないと、ミスが発生しやすくなるほか、業務に追われてしまい、業務効率も低下してしまいます。

タスクのスケジュール管理を行うには、普段からタスクの優先順位を判断することを意識し、個人だけでなくチーム全体のスケジュールを共有できるようにすることが重要です。また、誰でも扱いやすいスケジューラーの導入も、タスク管理には欠かせません。

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