膨大なタスクで構成されるプロジェクトを予定通りに進めていくためには、適切な工数管理が不可欠です。しかし、一口に工数管理といってもさまざまな手法があり、プロジェクトの規模や内容によっても最適な手法は異なります。 代表的な工数管理の手法としてガントチャートがありますが、どのような活用方法が有効なのでしょうか。今回は、ガントチャートのメリットを紹介するとともに、ガントチャートの作り方、プロジェクト管理における活用のポイントも含めて詳しく解説します。

 

 

ガントチャートとは

ビジネスにおけるガントチャートとは、プロジェクトの進捗を管理するためのスケジュール表（グラフ形式）を指します。

たとえば、建物を建設する場合、基礎の工事から外装工事、配管工事、内装工事までさまざまプロセスが存在し、順番通りに進める必要があります。これはシステム開発などにおいても同様であり、現場の管理者やプロジェクトマネージャーは、作業の進捗状況に合わせてスケジュールを管理・調整しなければなりません。
そこで、プロジェクト全体を俯瞰して見たとき、どのようなタスクがいつ予定されているのかを把握するためにガントチャートを活用しまがす。

ガントチャートでは、作業工程ごとのタスクを縦軸に書き出し、それぞれのタスクに応じた作業開始日および作業終了日を横軸で表します。

 

ガントチャートが適した場面と注意点

プロジェクト管理にはガントチャート以外にもさまざま手法があり、プロジェクトの種類や用途に応じて最適な管理手法を使い分けることが重要です。

ガントチャートはどのようなプロジェクトにおいて有効な手法なのか、ガントチャートの得意とする分野も紹介します。また、反対に、複数の手法を比較したとき、ガントチャートを活用する際の注意点についても解説しましょう。

ガントチャートが適した場面

全体の作業やタスクを可視化したい
ガントチャートでは縦軸にタスクを網羅的に記載するため、プロジェクト全体のタスクがひと目で分かるというメリットがあります。

プロジェクトにおける工程全体を俯瞰できるほか、計画の段階でスケジュールの妥当性を把握できるのはガントチャートならではの強みといえるでしょう。

素早く情報を共有したい
ガントチャートは横軸にカレンダーが記載され、タスクごとのスケジュールが縦軸で表される仕組みとなっています。専門的な知識がなくても直感的に理解できるため、ひと目で作業予定の把握が可能です。また、万が一作業に遅れが生じた場合、その後のスケジュールにどの程度の影響が出るのかも分かりやすく表示できます。

さらに、作業に遅れが生じてスケジュールの引き直しが必要である場合には、その後の工程やタスクをガントチャート上で素早く修正できるのも大きなメリットといえます。

ガントチャートの注意点

作業や工程の順番を把握すること
ガントチャートは作業工程ごとの順番が分かりづらいという問題があります。
たとえば、工程によっては「Aという作業が終わっていないとBという作業に入れない」といったケースもありますが、ガントチャートではそのような関係性が把握しづらくなります。

この問題を解消するためには、ガントチャートではなくWBS（作業分解構成図）が適しており、両者を使い分けて運用するのがおすすめです。WBSは大きな作業工程から細かい作業工程へとツリー状に記載したもので、タスクの漏れを防ぐためにも有効な管理方法です。

仕様変更が頻発するプロジェクト
システム開発のプロジェクトにおいて、事前に計画を立てて順番通りに業務を進めていくウォーターフォール型は、ガントチャートとの相性が良いといえます。しかし、細かな仕様変更が頻発するようなプロジェクトにおいては、変更のたびにガントチャートを組み直さなければなりません。

ただし、綿密な計画を立てたプロジェクトであっても、当初の計画通りにプロジェクトが順調に進むケースは極めて少ないものです。そのため、どのようなプロジェクトであっても、仕様変更やスケジュール変更は発生するものと想定しておくことも重要です。

 

ガントチャートの基本的な作り方

ガントチャートによってプロジェクト管理を行う場合、どのような手順で作成すれば良いのでしょうか。基本的な手順として5つのプロセスに分けて紹介します。

①タスク・作業を抽出し縦軸に記載

はじめに、プロジェクト全体を俯瞰し必要なタスクや作業内容をピックアップしたうえで、ガントチャートの縦軸に記載します。

このとき、タスクのピックアップ漏れを防ぐためにも、WBSによって洗い出すことがおすすめです。タスクを一通り洗い出した後、構造化し時系列に整理することでピックアップ漏れを防ぐことができるでしょう。

なお、WBSの作成手順については、以下の記事でも詳しく解説しているため参考にしてみてください。
「WBSが適したプロジェクトとは？作成手順も解説」

②カレンダーを横軸に記載

次に、カレンダーをガントチャートの横軸に記載します。数カ月、または半年程度のプロジェクトの場合は1日単位で記載することが多いですが、長期に渡るプロジェクトになると週単位で記載するケースもあります。

③担当者・チームのアサイン

タスク・作業ごとに担当者や担当するチームをアサインします。ガントチャートでは担当者やチームに応じてタスクを色分けしたり、専用の欄を設けて担当者を記載したりする方法もあります。

④タスク・作業ごとの予定日数を検討

縦軸に記載したタスクに応じて、完了までに必要な日数を検討しましょう。

⑤開始日と終了日に合わせて横軸へ記入

タスクごとに検討した予定日数をもとに、横軸に作業スケジュールを記載します。ガントチャートでは、棒グラフ状になるように横軸にラインを引きます。

 

ガントチャートに対応したプロジェクト管理システム選定のポイント

プロジェクト管理にガントチャートを活用する場合、進捗管理や課題管理を効率化するプロジェクト管理システムを導入するケースもあります。システムの選定にあたってどのような点に注意すべきか、特に重要な2つのポイントを紹介します。

タスクの追加やスケジュールの変更を想定したシステムを選ぶ

「ガントチャートが適さない場面」でも紹介しましたが、ガントチャートの作成後、当初の予定通りにプロジェクトが進行するとは限りません。

プロジェクトの開始後も、タスクの追加やスケジュール変更があることを想定し、ガントチャートの修正や追記がしやすいシステムを選ぶようにしましょう。

担当者やチームごとの進捗も把握できる

担当者やチームごとに遅れが生じている場合、わずかな遅れが蓄積しプロジェクトの進行とともに大幅な遅れにつながることもあります。一部の遅れが全体に影響しないよう、業務の配分を臨機応変に調整できるシステムを選ぶようにしましょう。

 

ガントチャートの作成・編集に柔軟に対応できるプロジェクト管理システムを選ぼう

ガントチャートはプロジェクト全体のタスクやスケジュールを直感的に把握するうえでは有効な管理手法です。一方で、作業の順番を把握したいときや、仕様変更が頻発するプロジェクトなどにおいては、ガントチャート以外にも複数の管理手法を使い分けると良いでしょう。

プロジェクトの工数管理にガントチャートを活用する際には、タスクの追加やスケジュール変更に柔軟に対応でき、素早く情報共有できるシステムの活用がおすすめです。弊社のオンラインシェア型プロジェクト進捗管理サービス「 HUEプロジェクトボード」なら、直感的な操作性で簡単に使えるほか、共同編集にも対応しリアルタイムで情報を反映できます。さらに、あらかじめWBSを作成しておけば、自動的に ガントチャートへタスクを反映する機能も搭載されています。