作業工程やタスクの洗い出しはプロジェクト管理の基本であり、万が一漏れがあるとプロジェクトの進捗に大きな影響を与えてしまいます。タスクの洗い出しにはさまざまな方法がありますが、なかでも代表的な手法がWBSとよばれるものです。 今回の記事では、WBSとはどのような手法か、WBSが適しているプロジェクト、WBSの作成手順などもあわせて詳しく解説します。

 

 

WBSとは

WBSとは「Work Breakdown Structure」の略称で、日本語では「作業分解構成図」ともよばれます。プロジェクトのタスクを細分化して表で示す手法（タスク表形式）で、その名の通り、タスクの内容を細かく分解し、構造的に示すことができます。

プロジェクトを達成するためにはさまざまなタスクが存在しますが、作業工程やフェーズによってタスクの種類や数も異なります。誰にどのタスクを割り当てるかを決める際には、まずタスクを細分化しピックアップする必要があります。

そこで、WBSでは、大まかな作業工程を細かな作業工程へ細分化し、それをツリー状に記載していきます。大きな工程から細かな工程へと段階を経ていくことから、タスクの洗い出しにおける漏れが発生しにくい特徴があります。

プロジェクトを適切に管理しタスクの実行漏れをなくすためにも、WBSは有効な管理方法といえるでしょう。

 

WBSのメリットと注意点

プロジェクトの管理方法にはWBS以外にもさまざま方法がありますが、WBSを用いることでどのようなメリットがあるのでしょうか。また、注意点についてもあわせて解説します。

WBSのメリット

タスクの漏れを防げる
プロジェクトの計画段階でタスク漏れが発生した場合、プロジェクトを進行している最中に気付くケースもあります。このような事態が発生すると、当初の計画通りにプロジェクトが進行できず、途中でストップしたり手戻りが発生したりすることもあるでしょう。

WBSを用いることで、計画段階でタスクを漏れなくピックアップでき、プロジェクトの手戻りが発生することを防止できるメリットがあります。

正確な工数の見積もりが可能
プロジェクトの計画段階でタスク漏れが発生すると、当初見積りをしていた工数にも影響が及びます。たとえば、当初は10日間でタスクを実行できると見積もっていたものの、新たなタスクが発覚したことによってさらに5日間延長しなければならなくなるケースも想定されます。

WBSを用いることで、計画や見積もり段階でのタスク漏れを防止できるため、フェーズごとに必要工数を正確に把握できるメリットがあります。

スケジュールの予測が可能
プロジェクトの計画段階においては、タスクの洗い出しと工数の見積もり以外にも、スケジュールの予測が不可欠です。

WBSによって洗い出したタスクをガントチャートに展開することによって、タスクごとのスケジュールを計画できます。

WBSの注意点

WBSはメリットばかりではなく、運用にあたって注意しなければならないポイントも存在します。

そもそも、WBSはプロジェクトが開始される前の計画段階で用いるものです。たとえば、プロジェクト開始後、要件の変更や追加が生じるケースもあるでしょう。そのような場合、当初計画していたタスクが増減することもあり、万が一WBSへの反映が漏れてしまうとプロジェクトの進行に支障をきたしてしまいます。

そこで、プロジェクトにおけるタスクの増減がないかを常に確認し、WBSへ反映させることが重要です。

 

WBSが適しているプロジェクトとは

プロジェクトの進め方にはさまざま方法があり、それぞれに適した管理手法やツールが存在します。では、WBSはどのようなプロジェクトの管理に適しているのでしょうか。

「WBSの注意点」でも紹介した通り、WBSはプロジェクトの計画段階でタスクの洗い出しに用いることが多い手法です。そのため、ウォーターフォール型の開発に代表されるような、プロジェクト開始前の段階で上流工程から下流工程までのタスクやスケジュールを厳格に洗い出し、計画通りに進めていくプロジェクトに向いているといえます。

ただし、どれほど綿密な計画を立てていたとしても、計画通りにスムーズに進行するプロジェクトは稀ともいえます。そのため、「プロジェクトの進行途中で仕様の変更や遅れが生じるかもしれない」という前提に立ち、定期的にWBSの見直しをかけていくことを忘れないようにしましょう。

 

WBSの作成手順

実際にWBSを用いてプロジェクトを計画する場合、どのような手順で行えば良いのでしょうか。今回は4つのプロセスに分けて紹介します。

①プロジェクトのゴールを設定

はじめに、プロジェクトが目指すゴールを定義します。たとえば、システム開発であれば成果物の納品、またはサービスインがゴールとして挙げられるでしょう。

②タスクの洗い出し

プロジェクトのゴールが決まったら、それを達成するためにどのようなタスクが必要かを洗い出します。プロジェクトの流れに沿って考えることで、必要なタスクの効率的な洗い出しができるでしょう。

なお、必要なタスクを一から洗い出すことは決して簡単ではないため、過去のプロジェクトでどのようなタスクを実行してきたかを参考にしてみるのも有効な方法です。

また、WBSをはじめとしたさまざま手法に対応できるプロジェクト管理ツールも存在します。プロジェクトの種類に応じてテンプレートを選択すれば、必要なタスクをピックアップしやすくなるため、うまく活用してみましょう。

③タスクの構造化

ひととおりタスクの洗い出しが完了したら、それらを構造化します。タスクを洗い出したままでは作業工程やフェーズによってバラバラであるため、まずは時系列にタスクを整理してみましょう。

タスクを漏れなく洗い出したつもりでも、構造化しプロジェクト全体を俯瞰してみると、漏れが発覚することも少なくありません。また、タスクによっては重複する内容があり、作業効率が低下する要因になることも考えられます。

タスクを構造化する際には、単に時系列で整理するだけでなく、関連する作業がないかを考えてみることも重要です。

④二重・三重でのチェック

プロジェクトマネージャーなどがタスクの洗い出し、構造化をしたら、必ずほかのメンバーにもチェックしてもらい、漏れがないかをあらためて検証しましょう。プロジェクトマネージャーは全体を統括する立場であり、それぞれの現場における細かな作業まで把握できていないケースも考えられます。

そこで、各部門のリーダーや管理者からも目を通してもらうことで、高い精度のWBSが期待できます。

 

WBSをもとにガントチャートを作成

タスクの洗い出しとチェックが完了したら、WBSをもとにガントチャートを作成しましょう。WBSではタスクの抽出や構造化が可能ですが、時系列にまとめてスケジュール管理することはできません。

そこで、WBSをベースにガントチャートを作成することで、全体のタスクと進捗が視覚化しやすくなり、計画的にプロジェクトを進められます。

なお、ガントチャートについては「ガントチャートとは何か？プロジェクト管理におけるメリットと活用方法」の記事でも詳しく解説しているため、ぜひそちらもご覧ください。

 

WBSを活用しプロジェクト管理を効率化しよう

プロジェクトのタスクをフェーズごとに整理し、もれなく洗い出すためにもWBSは有効な手法といえます。ガントチャートと組み合わせて活用することで、効率的なスケジュール管理や工数管理にも役立てられるでしょう。

一方で、計画通りに進行できていない部分を調整するため、定期的な見直しが必要になるという負担もあります。手書きや表計算ソフトなどでWBSを管理していると、タスクを見直すたびに修正に手間がかかり決して効率的とはいえません。

そこで、このような課題を解決するためにも、自社のプロジェクトや開発手法と照らし合わせながら最適な工数管理ツールを検討してみましょう。

弊社のプロジェクト進捗管理サービス「HUEプロジェクトボード」は、WBSはもちろんガントチャートなどさまざまな工数管理手法に対応しています。直感的な操作方法で扱いやすく、計画に変更が生じた場合にも素早く修正でき、リアルタイムに情報を反映します。社内はもちろん、社外関係者とも密な連携を実現します。