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会計システムは本当にクラウドにすべき?よく聞くメリットを徹底検証!

会計システムは本当にクラウドにすべき?よく聞くメリットを徹底検証!

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一般的にクラウド型の会計システムを利用するメリットとして、「使用するパソコンが限定されず、場所にとらわれずに業務ができる」「常に最新バージョンを手軽に利用できる」といった点がよく挙げられます。
しかし、
こうしたメリットは本当にクラウドサービスに特有のものなのでしょうか?

本記事では一般的に挙げられる3つのメリットをとりあげて検証し、ありがちな誤解を解説します。合わせて、オンプレミス型との比較も交えてクラウド型の会計システムを利用するメリットを提示します。

そもそも、クラウド型の会計システムとは?オンプレミス型との違いは?

クラウド型の会計システムとは、クラウドコンピューティングを利用して提供されるクラウドサービスの一つです。インターネットが高速化した現代では、ネットワーク上のサーバーにデータを保存したり、ネットワークを介してベンダーが用意した会計システムやアプリケーションを利用できるようになりました。

クラウドサービスもベンダーやクラウド事業者が管理する範囲によって「IaaS」「PaaS」「SaaS」など種類があります。一般的に身近なものとしては、Webサービス(ソフトウェア)をクラウド化したGmailなどのSaaS製品がイメージがしやすいかと思います。 Gmailと同様に、クラウド型の会計システムも、自前のサーバーやミドルウェア、アプリケーションを用意・管理せずとも利用できます。

一方、オンプレミス型の会計システムでは、自社施設内やデータセンターに、サーバーや通信回線、ソフトウェアなどを用意してシステム構築を行い、運用も自社で行います。

blog_kaikei01_クラウドサービスの種類.png

会計システムはクラウドにすべき?ありがちな誤解を徹底検証!

さて、先進的な印象から様々なメリットが語られるクラウド型の会計システムですが、イメージが先行して本質的ではないメリットが伝えられることも少なくありません。そこで、この章では一般的に挙げられているクラウド型の会計システムを利用するメリットについて、1つずつ検証していきます。

1.クラウドなら、時間や場所にとらわれずに業務ができる?

確かにインターネットを介せば、時間や場所を選ぶことなく利用できるクラウド会計ソフトは手軽で魅力的です。

しかし、オンプレミス型の会計システムであっても、インターネットの構成を工夫すれば、外部からアクセスすることも可能なので、利用できる場所が社内に限定されるということもありません。

そもそもクラウドは、ベンダーが提供するITリソースを利用する「パブリッククラウド」と、自社専用のクラウド環境を構築する「プライベートクラウド」に分けられます。プライベートクラウドには、オンプレミス型が含まれます。
前述のとおり、パブリッククラウドとプライベートクラウドで、時間や場所に制限が生じるということはありませんが、セキュリティやコスト、自社の運用にあった構築が可能かといった観点で正しくメリットデメリットを把握して、最適な提供形態の会計システムを選定することが大切です。

▼オンプレミス型でも、外部からのアクセスが可能に
外部からのアクセス.png

2.クラウドなら、常に最新バージョンを手軽に利用できる?

確かにクラウド会計ソフトでは、提供元のベンダーが随時バージョンアップ作業を実施し、ユーザーはバージョンを気にせずに常に最新版を利用できるものが存在します。

しかし、「常に最新バージョンを利用できること」にはデメリットもあります。例えば、大きな機能追加や仕様変更が生じるバージョンアップに対しては、改めて新バージョンに慣れるといった過程が必要になります。決算業務など繁忙期などにそのようなバージョンアップが重なる場合、業務の効率の維持に影響が生じます。

クラウド会計ソフトを提供しているベンダーのなかには、個社ごとに環境を構築し、ユーザーごとに有償でバージョンアップ対応を行うような提供形態のベンダーも存在します。このように、常に最新バージョンを利用できるかどうかは、提供形態とベンダーの対応方針によります。

クラウド=最新バージョンと考えるのではなく、メリットとデメリットを把握した上で、自社にあった提供形態を詳しく見極めることが重要
です。

3.クラウドなら、データ連携が簡単になり、リアルタイムで情報を分析できる?

一般的に、SaaS型の製品は他製品との連携を前提としたソリューションが多いため、Web API等が豊富に提供され、連携の構築が容易といわれています。確かに、公開されているAPIを実行するだけでデータが取得できる仕組みは一見簡単そうに見えるかもしれません。

しかし、提供されているWeb APIの仕様に合わせる必要があり、手間も生じます。
接続先の仕様に基づいて作成されたAPIを利用するため、接続先のサービスの認証に合わせて証明書などを準備する、定期的に仕様変更も含めた機能改修へ対応していく必要が生じることもあります。

さらに、Web API等による連携の可否はシステムの提供形態によるものではなく、製品とインターフェースの仕様に依存します。
例えば経費精算システムでは、クレジットカードの利用明細データを自動連携して申請書の作成を行うといった機能もありますが、オンプレミス型であっても利用明細データの自動取得が可能なソリューションは存在します。また、オンプレミス型ークラウド型の製品間のデータ連携を可能とするソリューションも多く存在するため、明確な差分とは言い切れません。

クラウド型の会計システムを利用するメリット

では、クラウド型の会計システムを利用するメリットとは何でしょうか?
具体的なメリットとしては、環境構築・運用といった「見えづらいコスト」が削減できます。

サーバーやミドルウェアなどを自前で用意するオンプレミス型と、ベンダーが管理するクラウドサービスを利用する場合では、総所有コストが変わります。

会計システム(アプリケーション)を提供するベンダーが、OSやサーバなどのインフラまでが提供されるIaaSを利用するのか、プラットフォームが提供されるPaaSを利用するのかによってベンダーの総所有コストは変わりますが、いずれの場合も利用者にとっては、アプリケーションまで提供されるSaaS製品を利用することになりますので、利用者の総所有コストは変わりません。

blog_kaikei01_相所有コストの対比.png
では、具体的に「見えづらいコスト」にはどういったものがあるでしょうか?

継続的な利用を前提にすると、オンプレミス型の会計システムでは、パッチの適用やアップグレード作業の実施以外にも、運用継続のためのコストがかかります。

例えば、パフォーマンスの維持のためにネットワークのメンテナンスやアップグレードを実施するといったことや、カスタマイズやシステムインテグレーションに伴い、セキュリティやデータベースのメンテナンスやアップグレードの実施が必要になることもあります。法改正や会計基準の変更など、ある程度時期が明確で計画的にかけられるコストもあれば、社内外の様々な要因により突発的に生じる、明確な時期やボリューム感が見えにくいコストもあります。

一方で、クラウド型の会計システムを利用する場合には、SaaS製品ではアプリケーションからネットワークまで全てベンダーが管理・提供するため、クラウドサービスの利用料としてコストが明確になります。また、全体的にかかるコストを考えても、製品・サービスの利用料やカスタマイズなど自社の要件に合わせた改修にかかる費用など、利用する製品に対してコストを集中させることができます。

このように、継続的な長期利用を前提に考えると、オンプレミス型の会計システムよりも、クラウド型の会計システムのほうが総所有コストを削減でき、かつ、かかるコストも明確化されます。

自社の業務やシステム要件に合わせて、最適な環境構成の検討を

このように、クラウドのメリットについて一般論で語られている内容・解釈には誤解も含まれます。会計システムの検討の際には、「クラウドだから最新/安全なのだ」と短絡的にとらえずに、実際のメリット/デメリットをクラウド型とオンプレミス型で比較して、自社の業務やシステム要件に合わせた最適な環境構成を検討する必要があります。

弊社製品である、会計システム「HUE AC」は、オンプレミス型・クラウド型どちらでも、お客様の希望にあわせて提供しております。
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