固定資産の棚卸では、Excelで1件ずつチェックしていく運用では非常に負荷が高くなります。資産ラベルにバーコードを貼り付けて読み取るようにすれば負荷が大きく削減できますが、バーコードを読み取るハンディターミナルは高額で、なかなか省力化が進まないことも多くありました。
この記事では、このようなお悩みを解消する「スマートデバイスによる棚卸」のメリットを解説します。

 

 

固定資産の棚卸業務の複雑さと起きうる問題

固定資産の棚卸とは、台帳と現物の突き合せを1資産ずつ行う業務です。各現場部門からの申請の漏れを検知し、資産の保全・会計上の正しい開示を行うためにも非常に重要な業務ととなります。しかし、これを目視・紙とペンで行っている企業は多く、手作業の複雑さから、以下のような問題が生じます。 

高い業務負荷と実査精度の低下

紙とペンによる棚卸では、Excelファイルの印刷～紙とペンを持って１つずつ実査～結果をExcelファイルに記述….という流れで行われます。高い業務負荷から現場の協力が得にくくなることもありますし、資産の番号や名称を１つずつ目視していく中でミスが絶えず発生してしまいます。

管理レベルの低下に伴う内部統制上の問題

高い業務負荷から頻繁に棚卸を実施をすることができず、1つの資産に対して1年以上実査が行われないケースも発生しています。また、特に海外など、棚卸を実際に行う拠点が本社から離れている場合は、本当に棚卸実査をしているかが分からない、といったケースも発生します。棚卸実査は資産の保全や会計上の正確な開示を目的として行われるため、こうした状況を放置した結果、内部統制上も問題を指摘される可能性もあります。

近年注目されるバーコードを利用した棚卸

そこで、近年注目されているのはハンディーターミナルなどの端末を用いて、バーコードを利用した棚卸実査を行う運用です。この運用方法における”メリット”と”課題”を紹介します。

バーコードを利用した棚卸のメリット

機械的にバーコードの読み取りを行うだけで「この資産はあった」という情報が記録されるため、棚卸作業をより効率的に行うことが可能になります。また、手作業で起こりがちなミスも抑止されるため、後から手戻りの修正をしたり、顛末確認を行うコミュニケーションコストも下げることが可能です。

バーコード棚卸導入にあたっての課題

バーコードを利用した棚卸実査のためハンディーターミナルを導入することが多いですが、こうした端末は高価なことも多く、1台あたり10万円以上することもあります。
例えば、100部門にハンディーターミナルを導入するとなると、単純計算でも10万円以上×100部門=1000万円以上となり、投資対効果の説明が難しくなってしまいます。
ハンディターミナルほどの予算は出せない・・・でもバーコードを活用した棚卸で手作業を無くし効率化したいという方向けのアイデアを紹介します。

 

低コストで導入可能！スマートデバイスのメリットとは？

おすすめなのが、スマートデバイスに棚卸用いてバーコード読み取りを実現する運用です。スマートデバイスを用いた棚卸には、下記のようなメリットがあります。

コストがハンディターミナルの最大1/10

スマートデバイスは低価格化が進んでおり、1万円くらいの安価で高機能なスマートデバイスを使用すれば、1万円×100部門＝100万円程度となり、コストを最大1/10に抑えることが可能です。さらに、既に配布している社用携帯を活用できるのであれば、さらに初期投資を抑えることができます。

操作方法を覚える手間を削減

ハンディターミナルは一般的に利用されることは少なく、ユーザー教育にコストがかかることも多くなります。一方で、スマートフォンやタブレットであれば日ごろから利用しているアプリと同じ操作感で利用できるため、教育の手間やコストも最小限に抑えられます。

ハンディにはない機能を活用可能

スマートフォンであればバーコードを読込んだ日時を実査の証跡として保存したり、資産の状態についてのメモを追記しておくことも簡単に行えます。さらに、最新の資産画像をアップロードするなど、ハンディターミナルにはない機能を資産管理に役立てることも可能です。

以上のように、資産の棚卸はスマートデバイスを用いて効率化することで、低コストでバーコードの棚卸が実現できます。

 

バーコード棚卸に対応した製品の選定を

最後にバーコードを活用した棚卸方法の導入を検討したい方向けに製品の選定ポイントとおすすめの製品を紹介します。

製品の選定で最も重要なことは、棚卸もできる資産管理ソフトウェアを選択することです。大企業向け資産管理ソフト、HUE Assetの棚卸管理機能では、ハンディーターミナルやスマートデバイスなどの端末を用いた棚卸実査に標準機能で対応。製品をご利用中のお客様であれば、Google Playからダウンロードの上、追加料金なしでご利用いただくことが可能です。

HUE Assetによる資産管理業務の改善事例は、固定資産管理事例集でも多数ご紹介しております。ご興味のある方は、ぜひダウンロードの上、ご確認ください。