2020年の春、急速な広まりを見せたテレワーク。かねてより多様な働き方への対応やBCPの一環として考えられていた取り組みであるものの、新型ウイルスの感染拡大という未曽有の事態を受け、多くの企業が半強制的な導入を迫られました。しかし、事前準備が不十分なまま運用を始めた企業も多く、様々な課題が浮き彫りになっています。本記事では、その課題を整理し、解決の道筋を探ります。

大企業の約9割が実施したテレワーク。 BCP対策として欠かせない一方見えてきた課題とは？

新型コロナウィルスの影響もあり、大企業の約９割がテレワークを実施

近年、従業員の働き方改革を目的として、テレワークを実施する企業は増加傾向にありました。そうした中で突如、人類の脅威として現れたのが新型コロナウイルス。国内での感染拡大のタイミングや緊急事態宣言の発令をきっかけに、これまで以上に多くの企業がテレワークを開始しています。

ワークスアプリケーションズでは、会計システム、ワークフロー・グループウエアシステムをご利用中の大手企業を中心としたユーザーを対象に、テレワークの実施状況などを調査するアンケートを行いました。アンケート結果によりますと、テレワークを実施した企業は38％、部分的に実施した企業も含めると8６％となっており、出社が必要な業種業態であることを除き、多くのお客様が新型コロナウィルスの影響を受け急遽テレワークへを実施したことが明らかになりました。



調査結果の詳細はこちらをご覧ください。
▷ 86％のユーザー企業がテレワークを実施し、課題が浮き彫りに。「日本の経理をもっと自由に」プロジェクトに参加

BCP対策としてテレワークの必要性が高まる

これまでは導入に及び腰だった企業も、実際にテレワークの運用を始めたことで、その取り組み方を見直し始めているようです。特に、BCPといった視点からその有効性を認める企業も多く見受けられます。そうした中、コロナが落ち着いた後においても、多くの企業がテレワークを継続すると予想されています。

新たな感染症の脅威を予想する声も散見され、様々な自然災害も増えている中、BCP対策としてテレワークの存在感が高まっていることは間違いないでしょう。

ニューノーマルの働き方としてのテレワーク

コロナが流行する以前から、政府が生産性向上や働き方の多様化を訴える中では、テレワークは一部の方のみを対象とした制度にとどまっていました。しかし、今回のコロナ禍でニューノーマル（新常態）が到来したといわれている今、多くの企業がテレワークの利便性や有効性に気付くことになり、今後も多くの企業がテレワークの運用を継続されると予想されています。

その一方で、テレワークの実運用を続ける中では様々な問題が明らかになっています。

テレワークを実施して浮き彫りになった課題

この数ヶ月間でテレワークを実施した企業が直面した課題として挙げられるのが、次の２つです。

課題①従来の複雑な業務に加えコミュニケーションの取りづらさによる生産性低下

1つ目の課題は、労働生産性の低下です。事業規模の大きな企業では業務フローが複雑化する傾向にある中、テレワークにより新たな機能・ツールが追加されるなど、ツールを使いこなす必要が出てきたため、一定水準のITリテラシーに達していないと生産性を低下させてしまう従業員も見られるようになりました。オフィスで働いているときは近くにいる人に聞けば解決していた問題も、テレワークの環境下では自分自身で調べなければいけません。結果、オフィスで働いていた時と比べて、生産性の低下を引き起こしているのです。

課題②押印・書類提出などのため出社せざるを得ない

2つ目は、稟議書などの申請書類の承認作業などを目的として、押印のためにオフィスへ出社しなければならないことです。業務フローの中に「押印」や「紙媒体の提出」という業務が含まれている場合には、内部統制や証跡の保存のためにその作業を欠くことはできません。この課題を解決するためには、業務フロー自体の見直しが必要といえるでしょう。

では、これらの課題をどのように乗り越えればよいのでしょうか。

テレワーク実施で準備すべきこと

テレワークで直面した課題を解決し、その取り組みを実施・継続するために必要なこととしては、次の２つが挙げられます。

①業務に必要な情報を一元管理

テレワークを導入すると、従業員が複数の場所に点在して働くことになります。そこで大切なことは、業務マニュアルやツールの使い方など業務上必要な情報を一元管理し、必要なときに必要な情報を取得しやすい環境を整えることです。そのためにも、可能な限り社内のペーパーレス化・一元化を図り、業務上のひっかかりをある程度、自己解決できる環境を整えることが大切です。

②ワークフローのシステム導入

ワークフローシステムを導入し書類電子化を行うと、申請・承認業務の捺印も電子化することが可能です。結果、物理的な印鑑を持たずとも社内申請の処理を進めることができるため、「押印のために毎週月曜日と月末は必ず出社する」というような非効率を減らすことができます。

テレワークを実現するワークフロー機能搭載グループウェアの紹介

情報・ノウハウの共有や業務効率化を推進するグループウェア「ArielAirOne」は、テレワークの推進に必要な申請書やマニュアル書類の電子化、効率的なワークフローを実現するアプリケーションです。柔軟なアクセス権限設定で内部統制を行いつつ、各従業員が必要な情報にアクセスしやすい環境を整えることができます。

また、機能横断的な統合全文検索機能を標準で搭載しています。各アプリケーションで入力された情報を検索対象としたキーワード検索に加え、Excel・Word・PowerPoint・PDFなどのファイル検索もできるため、必要な情報に簡単にたどり着くことができます。さらに、ポータルなどの情報共有アプリを利用することによって、オフィス勤務者とテレワーク実施中従業員の間でも容易に情報共有が可能です。

ニューノーマルの働き方への対応に課題をお持ちの企業様は、ぜひ一度ご検討ください。

情報・ノウハウの共有・業務効率化をさらに推進する業務アプリケーション「ArielAirOne」


ArielAirOne Portal（グループウェア）：https://www.worksap.co.jp/services/groupware/
ArielAirOne Framework（ワークフロー・開発ツール）: https://www.worksap.co.jp/services/workflow_development-tools/