HUE Works Suite DX Solutions Electronic Book Maintenanceサービス仕様書 第13回改正

1. 本書の定義

本書は、お客様におけるHUE Works Suite DX Solutions Electronic Book Maintenance(以下、 Electronic Book Maintenance) 利用にあたり株式会社ワークスアプリケーションズ(以下、弊社)より提供可能なクラウドサービスの内容を記述したものです。 Electronic Book Maintenanceの利用に際しては、本内容および「HUE Works Suite / HUE Works Suite DX Solutions利用規約」(以下、利用規約)に同意していただく必要があります。

本書と利用規約の記載内容が異なる場合には利用規約の内容が優先されます。

過去に提示済みのサービス内容と内容が異なる場合には、常に最新のサービス内容が優先して適用されます。

2. Electronic Book Maintenanceサービス概要

Electronic Book MaintenanceはJIIMA認証を取得した電子帳簿保存法スキャナ保存要件に対応する、証憑の電子管理サービスです。紙の領収書や請求書をスキャナで読み取りを行うことや写真撮影により、PDFや画像ファイルにしてアップロードすることで証憑を電子管理し、紙の原本を廃棄することが可能になります。

※Electronic Book Maintenanceは法人のお客様向けサービスです。ご利用は法人(公的機関を含む)に限らせていただきます。

※Electronic Book Maintenanceはお客様のグループ会社等に所属するユーザー(以下、外部ユーザー)と共同で利用することが可能です。ただし、外部ユーザーによるElectronic Book Maintenance の利用に関連する一切の行為はお客様による行為とみなすこととし、外部ユーザーによる利用規約または本書の違反についてはお客様による違反として、お客様が弊社に対して一切の責任を負うものとします。なお、弊社が、外部ユーザーが所属する法人の名称および所在地の開示を要請した場合には、お客様は弊社に対して遅滞なくこれらを書面にて通知するものとします。

2.1 標準サービス機能

Electronic Book Maintenanceでは下記機能を提供いたします。あわせて、初期構築作業(利用環境構築作業およびアカウント作成作業)を提供いたします。

また、下記機能および初期構築作業の仕様、品質その他一切の内容に関する詳細は、弊社がその裁量によって決定するものとします。

  • 証憑管理
  • アップロード
  • 関連データ入力(取引先、受領日付、金額など)
  • 申請書番号(伝票番号)入力
  • 証憑の検索
  • ファイルの一括検証
  • ファイルのバージョン管理
  • ユーザー管理
  • アクセス制御
  • 監査ログ

2.2 Electronic Book Maintenanceオプションサービス

Electronic Book Maintenanceでは下記サービスをオプションサービスとして別途有償にて提供いたします。

また、下記サービスの仕様、品質その他一切の内容に関する詳細は、弊社がその裁量によって決定するものとします。

オプションサービス 内容
環境追加 Electronic Book Maintenanceの利用環境を追加できるサービスです。本サービス1式につき追加できる利用環境は1環境です。
API連携 外部システムとのAPI連携を利用できるサービスです。ファイルの一括アップロードおよび外部システム連携が可能になります。本サービス1式につき連携できる外部システムの上限数は3つです。
全データ移行 Electronic Book Maintenanceの利用環境が複数ある場合、任意の1環境から別の任意の1環境に、当該環境の全データ(証憑データ、トランザクションデータ、設定データ、マスターデータ)を移行することができるサービスです。本サービス1式につき移行できる回数は1回です。
設定データ・マスターデータ移行 Electronic Book Maintenanceの利用環境が複数ある場合、任意の1環境から別の任意の1環境に、設定データ(件数に制限はありません。)およびマスターデータ(10,000,000件を上限とします。)を移行することができるサービスです。本サービス1式につき移行できる回数は1回です。
トランザクションデータ削除 任意の1環境の全トランザクションデータを一括で削除することができるサービスです。
導入支援 弊社が実施する全2回(各回2時間)のセッションを受講できるサービスです。当該セッションを通して、お客様にて実施するElectronic Book Maintenanceの導入に必要な業務フローの設計等の意思決定および初期設定を支援します。セッションはWeb会議で実施します。業務フローの設計等の意思決定は、お客様の責任で、お客様の自組織が遵守すべき監査方針又は法令等に則って行っていただくものであり、弊社は一切責任を負いません。また、各種設定定義の作成、各種設定の実施ならびに当該設定内容の動作確認および検証は、お客様自身で行っていただきます。セッション時間外の弊社へのお問い合わせは、本書「2.4 サポートサービス」に準じて行っていただきます。お客様の自組織内で利用する業務マニュアル又は監査用の業務手順書等の作成の支援は、本サービスの対応外となります。本サービスのお申し込みから2か月以内に全2回のセッションを受講いただく必要があり、2か月間経過後のセッション開催は保証できません。なお、本サービスは、Electronic Book Maintenanceの稼働を保証するものではありません。

Web会議による対面サポート

Electronic Book Maintenanceに係る各種機能の設定方法や利用方法等に関する質疑応答を目的とした弊社による1時間の対面サポートをWeb会議形式で受けることができるサービスです。

2.3 環境構築およびアカウントの発行

お申し込みから1週間ほどでお客様がご利用のお問い合わせ方法を通じて、アクセスURL、管理者アカウントの初期ログインIDおよびパスワード、スターターガイドならびに操作マニュアルをお送りいたします。
2ユーザー目以降については、管理者アカウントにてお客様ご自身で登録いただけます。なおアカウントフリーとなっておりますので、作成いただくアカウント数に応じて請求金額が変動することはありません。

2.4 サポートサービス

お問い合わせは、メールまたは弊社サポートサイト「@SUPPORT」等、弊社が適切と判断する方法を指定しご案内いたします。メールをご利用の場合は、お申し込みいただきましたメールアドレスあてにお問い合わせ先メールアドレスをお送りいたします。「@SUPPORT」をご利用の場合は、弊社所定の利用申込書および利用者申込書のご提出をいただきましたら、弊社にてご利用開始の手続きを行います。
ご不明点がありましたらご利用のお問い合わせ方法を通じてお問い合わせください。3営業日をめどに1次回答いたします。

2.5 利用料金

【標準サービス】
エンタープライズプラン
[月額契約の場合]
  • 月額利用料:30,000円(税抜)

※初回月額利用料金に初期構築(利用環境構築、アカウント作成)費用を含みます。
※最大ファイル管理容量:100GBまで。これを超える場合、月額5,000円(税抜)/100GB毎の自動課金となります。

[年額契約の場合]

  • 年額利用料金:360,000円(税抜)

※初回年額利用料金に初期構築(利用環境構築、アカウント作成)費用を含みます。
※最大ファイル管理容量:100GBまで。これを超える場合、月額5,000円(税抜)/100GB毎の自動課金となります。

ライトプラン
  • 月額利用料金:2,000円(税抜)
  • 初期構築(利用環境構築、アカウント作成)費用:10,000円(税抜)

※最大ファイル管理容量:5GBまで。これを超える場合、当該超過月からエンタープライズプランの月額契約(月額利用料金:30,000円(税抜))へ自動で移行いたします。
※ライトプランのご利用は、従業員数が100名未満のお客様に限ります。お申し込みをいただいても弊社の調査によりライトプランのご利用をお断りする場合があります。
※本仕様書2.7.1 算定方法 [月額契約の場合](3)の定めにかかわらず、本サービス利用開始日が月の途中の場合であっても、当該月の利用料金は日割り計算による減額又または返金は行わず、当該月の利用料金全額(2,000円(税抜))をお支払いいただきます。
※ライトプランをご利用の場合は、外部ユーザーと共同で利用することはできません。
※ライトプランは月額契約のみとなります。
※エンタープライズプランをご利用のお客様は、ライトプランへ変更することはできません。

【オプションサービス】
  • 環境追加:100,000円(税抜)/1環境毎
  • API連携:月額50,000円(税抜)/3システム毎
  • 全データ移行:移行対象データの容量が1,000GBまでは、180,000円(税抜)/1回毎。1,000GBを超える場合は、10,000円(税抜)/1,000GB毎を追加でいただきます。
  • 設定・マスターデータ移行:70,000円(税抜)/1回毎。マスターデータが10,000,000件を超える場合は、個別見積もりとなります。
  • トランザクション削除:削除対象データの容量が1,000GBまでは、100,000円(税抜)/1回毎。1,000GBを超える場合は、180,000円(税抜)/1回毎
  • 導入支援:150,000円(税抜)
  • 対面サポート:30,000円(税抜)/1時間毎

2.6 契約期間

[月額契約の場合]
利用規約に定める本サービス利用開始日から当該利用開始日が属する月の末日までとします。但し、契約期間満了の1か月前までに、弊社所定の方法による契約終了の意思表示がなされない場合、同一条件により、1か月間更新されるものとし、以後も同様とします。

[年額契約の場合]
利用規約に定める本サービス利用開始日が月の初日の場合は本サービス利用開始日から1年間とし、本サービス利用開始日が月の途中の場合は本サービス利用開始日から当該利用開始日の1年後の日付が属する月の末日までとします。但し、契約期間満了の1か月前までに、当社所定の方法による契約終了の意思表示がなされない場合、同一条件により、利用契約は1年間更新されるものとし、以後も同様とします。

2.7 算定方法およびお支払い

2.7.1 算定方法

【標準サービス】

  [月額契約の場合]

  • 利用規約に定める本サービス利用開始日から、利用料金が発生します
  • 毎月末時点でお客様が実際に利用しているファイル管理容量(以下、利用ファイル管理容量)のファイル管理容量に応じて当月の利用料金を確定します。
  • 本サービス利用開始日が月の途中の場合、当該月の利用料金は日割り計算となります。
当該月の利用料金=月額利用料金-(月額利用料金×利用しない日数÷暦日数)
※当該月の初日から本サービス利用開始日の前日までの日数を「利用しない日数」とします。
※日割り計算は先乗後除で行い、小数点は四捨五入とします。
【例】
2022年1月16日に利用を開始する場合

2022年1月16日~同年1月31日(16日分)
={30,000円-(30,000円×15日÷31日)}
=15,484円(税抜
  • 利用規約の定めに従って契約期間の途中で利用契約が終了する場合であっても、当該終了日を含む月の利用料金は、日割り計算による減額又または返金は行わず、上記に従って算出される当該月の利用料金全額をお支払いいただきます。
[年額契約の場合]
  • 利用規約に定める本サービス利用開始日から、利用料金が発生します。
  • 本サービス利用開始日が月の初日の場合、初回の契約期間は本サービス利用開始日から1年間となり、初回の利用料金は、年額利用料金として定める金額となります。
    【例】
    2022年1月1日に利用を開始する場合、初回の契約期間は2022年1月1日から同年12月31日までとなり、初回の利用料金は、年額利用料金にあたる360,000円(税抜)となります。
  • 本サービス利用開始日が月の途中の場合、初回の契約期間は本サービス利用開始日から当該利用開始日の1年後の日付が属する月の末日までとなり、初回の利用料金は、当該利用開始日が属する月の利用料金(月額利用料金を日割り計算した金額(算定方法は月額契約における日割り計算と同様))を、年額利用料金に加算した金額となります。
    【例】
    2022年1月16日に利用を開始する場合、初回の契約期間は2022年1月16日から2023年1月31日までとなり、初回の利用料金は、次のとおりになります。

    ①2022年1月16日~同年1月31日(16日分)
    ={月額利用料金-(月額利用料金×利用しない日数÷暦日数)}
    ={30,000円-(30,000円×15日÷31日)}
    =15,484円(税抜)

    ②2022年2月1日~2023年1月31日(12か月分)
    =年額利用料金
    =360,000円(税抜)

    従って、初回の利用料金=①+②=375,484円(税抜)
  • 2回目以降の契約期間は、前回の契約期間満了日の翌日から1年間となり、当該契約期間に係る利用料金は、現行の契約期間満了日が属する月(以下、契約期間満了月)の前月末日時点の利用ファイル管理容量に応じて次回の契約期間に係る利用料金を確定します。利用ファイル管理容量が年額利用料金で利用可能な最大ファイル管理容量(100GB)を超過している場合、年額利用料金に、超過容量に応じた超過利用料金月額(月額5,000円(税抜)/100GB毎)の12か月分を加算した金額を一括でお支払いいただきます。これにより、次回の契約期間に限り、利用可能な最大ファイル管理容量はお支払いいただいた超過利用料金分増加します。
    【例】
    現行の契約期間が2022年1月1日から同年12月31日までの年額契約において、2022年11月末時点で利用ファイル管理容量が450GBであった場合
    超過容量は350GBなので、超過利用料金月額は20,000円(税抜)となります。従って、次回の契約期間(2023年1月1日から2023年12月31日まで)の利用料金は、年額利用料金360,000円(税抜)に、20,000円(税抜)の12か月分にあたる240,000円(税抜)を加算した600,000円(税抜)となります。これにより、次回の契約期間(2023年1月1日から2023年12月31日まで)に限り、利用可能な最大ファイル管理容量は100GBから400GB増加し、500GBとなります。
  • 契約期間中、毎月末日時点の利用ファイル管理容量を弊社にて確認します。その結果、利用ファイル管理容量が同時点で利用可能な最大ファイル管理容量を超過した場合、超過容量に応じて当該超過月の超過利用料金月額(月額5,000円(税抜)/100GB毎)を確定し、当該超過利用料金月額に、当該超過月から契約期間満了月までの月数を乗じた金額を一括でお支払いいただくこととし、以降も同様とします。これにより、当該超過月から契約期間満了月までの期間に限り、利用可能な最大ファイル管理容量はお支払いいただいた超過利用料金分増加します。
    なお、契約期間満了月の末日時点で利用ファイル管理容量が同時点で利用可能な最大ファイル管理容量を超過している場合、超過容量に応じて当該超過月の超過利用料金月額(月額5,000円(税抜)/100GB毎)を確定し、現行の契約期間に係る超過利用料金として当該超過利用料金月額をお支払いいただくとともに、次回の契約期間に係る超過利用料金として当該超過利用料金月額の12か月分も一括でお支払いいただきます((4)記載のとおり、契約期間満了月の前月末日時点で次回の契約期間に係る利用料金が既に確定しお支払いいただいているため、契約期間満了月の末日に発覚した超過利用料金は、次回の契約期間に係る利用料金の追加分としてこのタイミングでお支払いいただくことになります)。これにより、当該超過月と次回の契約期間に限り、利用可能な最大ファイル管理容量はお支払いいただいた超過利用料金分増加します。
    【例1】
    契約期間満了月の前月末日以前に、利用ファイル管理容量が同時点で利用可能な最大ファイル管理容量を超過した場合

    現行の契約期間が2022年1月1日から同年12月31日までの年額契約において、2022年2月末日時点で利用ファイル管理容量が250GBで、同時点で利用可能な最大ファイル管理容量が100GBであった場合、超過容量は150GBなので、超過月である2月の超過利用料金月額は10,000円(税抜)となり、月額10,000円(税抜)に2月から12月までの11か月を乗じた110,000円(税抜)を、一括でお支払いいただきます。これにより、2022年2月から同年12月までの期間に限り、利用可能な最大ファイル管理容量は100GBから200GB増加し、300GBとなります。

    さらにその後、2022年4月末日時点で利用ファイル管理容量が320GBであった場合、同時点で利用可能な最大ファイル管理容量は300GBになっているため、超過容量は20GBなので、超過月である4月の超過利用料金月額は5,000円(税抜)となり、月額5,000円(税抜)に4月から12月までの9か月を乗じた45,000円(税抜)を、一括でお支払いいただきます。これにより、2022年4月から同年12月までの期間に限り、利用可能な最大ファイル管理容量は300GBから100GB増加し、400GBとなります。
    【例2】
    契約期間満了月の末日時点で、利用ファイル管理容量が同時点で利用可能な最大ファイル管理容量を超過した場合

    現行の契約期間が2022年1月1日から同年12月31日までの年額契約において、2022年12月末日時点の利用ファイル管理容量が320GBで、同時点で利用可能な最大ファイル管理容量が300GBであった場合、超過容量は20GBなので、超過月である12月の超過利用料金月額は5,000円(税抜)となり、現行の契約期間に係る超過利用料金としての5,000円(税抜)に、次回の契約期間に係る超過利用料金として月額5,000円(税抜)の12か月分にあたる60,000円(税抜)を加算した65,000円(税抜)を、一括でお支払いいただきます。これにより、2022年12月と次回の契約期間(2023年1月から2023年12月まで)に限り、利用可能な最大ファイル管理容量は300GBから100GB増加し、400GBとなります。
  • 利用規約の定めに従って契約期間の途中で利用契約が終了する場合であっても、年額利用料金は日割り計算による減額または返金は行わず、上記に従って算出される年額利用料金全額をお支払いいただきます。
 【オプションサービス】
  • API連携を月の途中で開始する場合であっても、当該月の利用料金は日割り計算による減額または返金は行わず、月額料金全額をお支払いいただきます。

2.7.2お支払い

【請求書支払】
【標準サービス】

[月額契約の場合]

  • 毎月末日を締め日として、翌月末日にお支払いいただきます(後払い)。

[年額契約の場合]

  • 初回の契約期間に係る利用料金の支払期日は、①本サービス利用開始日が月の初日の場合は当月末日、②本サービス利用開始日が月の途中の場合は翌月末日となります。
    【例】
    ①本サービス利用開始日が2022年1月1日の場合、初回の契約期間に係る利用料金の支払期日は2022年1月末日となります。
    ②本サービス利用開始日が2022年1月2日の場合、初回の契約期間に係る利用料金の支払期日は2022年2月末日となります。
  • 2回目以降の契約期間に係る利用料金の支払期日は、契約期間満了月の前月末日を締め日として、契約期間満了月の末日に次回の契約期間に係る利用料金をお支払いいただきます(前払い)。
    【例】
    現行の契約期間が2022年1月1日から同年12月31日までの場合、契約期間満了月の前月にあたる2022年11月末日を締め日として利用料金が確定し、契約期間満了月にあたる2022年12月末日までに次回の契約期間(2023年1月1日から同年12月31日まで)にかかる利用料金をお支払いいただきます。
  • 超過利用料金の支払期日は、当該超過月の翌月末日となります(契約期間満了月の末日に超過した場合で、次回の契約期間を継続いただくお客様に関しては、「当該超過月の翌月末日」は、次回の契約期間の初月末日を意味します)。
    【例1】
    現行の契約期間が2022年1月1日から同年12月31日までの年額契約において、2022年4月末日時点の利用ファイル管理容量が320GBで、同時点で利用可能な最大ファイル管理容量が300GBであった場合、当該超過容量20GB分の支払期日(超過月である2022年4月から同年12月までの9か月分の超過利用料金の支払期日)は、2022年5月末日となります。
    【例2】
    現行の契約期間が2022年1月1日から同年12月31日までの年額契約において、2022年12月末日時点の利用ファイル管理容量が320GBで、同時点で利用可能な最大ファイル管理容量が300GBであった場合、当該超過容量20GB分の支払期日(超過月である2022年12月分の超過利用料金と、次回の契約期間(2023年1月から同年12月までの12か月分)に係る超過利用料金の支払期日)は、2023月1月末日となります。
【オプションサービス】
  • 環境追加
    発注月の翌月末日に一括でお支払いいただきます。
  • API連携
    毎月末日を締め日として、翌月末日にお支払いいただきます(後払い)。
  • 全データ移行
    発注月の翌月末日に一括でお支払いいただきます。
  • 設定データ・マスターデータ移行
    発注月の翌月末日に一括でお支払いいただきます。
  • トランザクションデータ削除
    発注月の翌月末日に一括でお支払いいただきます。
  • 導入支援
    発注月の翌月末日に一括でお支払いいただきます。
  • Web会議による対面サポート
    発注月の翌月末日に一括でお支払いいただきます。

※請求はマネーフォワードケッサイ株式会社による「マネーフォワードケッサイ」サービスにて行われます。

3. 商標について

本書に掲載されている各社名あるいは各製品名は、各社の登録商標または商標です。

  • マネーフォワードケッサイは、マネーフォワード株式会社の登録商標または商標です。

付則

改正後の本仕様書は、2023年11月20日より効力を有するものとします。

第1回改正施行日:2020年11月18日
第2回改正施行日:2021年1月15日
第3回改正施行日:2021年2月18日
第4回改正施行日:2021年4月6日
第5回改正施行日:2021年7月13日
第6回改正施行日:2022年1月1日
第7回改正施行日:2022年3月10日
第8回改正施行日:2022年9月6日
第9回改正施行日:2022年10月3日
第10回改正施行日:2022年12月20日
第11回改正施行日:2023年4月1日
第12回改正施行日:2023年7月3日
第13回改正施行日:2023年11月20日

お役立ち資料がダウンロードできます

  • 紙文書電子化の第一歩 第1部 電帳法の法解釈

        紙文書電子化の第一歩第1部 電帳法の法解釈

    資料ダウンロード

  • ゼロから学ぶ≪新収益認識基準≫~適用まであと1年!今日から始める現場の備え~

        ゼロから学ぶ≪新収益認識基準≫~適用まであと1年!今日から始める現場の備え~

    動画視聴

  • 管理会計事例集

        管理会計事例集

    資料ダウンロード

資料一覧を見る