水道業A社様

—Notesからの移行先を選定される上で、弊社「ArielAirOne」導入をお決めいただいた理由や背景についてお聞かせください。

クライアントサーバー型ではなく、Webブラウザで利用できるスタイルのグループウェアにするという方針を定めてから、各社のグループウェア製品を比較し始めました。Notesの頃から、我々がグループウェアに対する社内から寄せられる要望や要求をできる限り実現しようとかなり作り込んできたということも背景にあって、新しいグループウェアでも自分たちで作り込みが自在にできる製品にしたいと考えました。そうした中で、「ArielAirOne」に辿り着いて、機能の中身が最も我々の要件に合致すると感じ、選定に至りました。

—Notesを利用されていた頃の課題は、「ArielAirOne」導入によって解消できましたか？

Notesの時は、パソコン1台1台にクライアントのインストールが必要でした。当時は1,000台くらいのパソコンがあって、パソコンによって状態が異なりますし、思い出すだけでもよくやってたなと思います。特に、アカウントのメンテナンスが一番大変でした。組織変更や異動といった情報を基にNotesのID発行をしていくのですが、人事システムは導入しているものの、Notesとの連携ができていなかったため、すべて手作業で行う必要がありました。人事から人事発令が届くまでただひたすら待つことしかできず、情報システム部門なのに、リアルタイムに情報が集まってこないというような状態でした。「〇月〇日に入社なので今すぐIDを作ってください！」という急な依頼や問い合わせがくることも多く、ID管理と組織情報の改廃にはかなり影響を受けていました。「ArielAirOne」を導入した今では、完全にその部分の自動化が実現して、発令さえ起こしてもらえれば、人事と組織の情報がくるので、タイムラグなく連携ができる状態になりました。今では問い合わせはまったくといえるほど無くなりました。

—他社との製品比較をされた中で、決め手となった「ArielAirOne」の特長についてお聞かせください。

Notes移行ツールが備わっていたことと、アプリケーションのカスタマイズ性の高さが「ArielAirOne」導入の決め手でした。移行して終わりではなく、エンドユーザーからの要望が強い文化において、それに応えることを想定していました。そうなると、重視するべきは変更できる可能性や選択肢の多さとなってきて、他社の製品だと、我々の求める形に対し、50～60％ほどしか作り込むことができないなという印象がありました。

「ArielAirOne」の移行ツールは、手順に沿って動かすだけで、Notesの1文書1文書がHTMLで移行されていくので、とてもシンプルで使いやすかったです。そもそもNotesの文書もすでにかなりカスタマイズしている状態で、移行に支障が出るのではないかという不安もありましたが、標準的な機能でスムーズに移行を完了することができました。

独自カスタマイズの例をあげると、基幹システム（ERP）は他社の製品ですが、オンプレミスのサーバー環境下に置いていまして、レプリケーション機能を通じて「ArielAirOne」と連携できるようにしています。そのERPの製品だけでは使いやすさに課題があったので、受発注申請等のワークフローは現場の担当者も使い慣れている「ArielAirOne」で対応して、ERPに戻せるようにしました。

―利用者が使いやすいデザインにするために工夫されている点をお聞かせください。

視認性の高さを意識しました。情報が文字でただ並んでいるのではなくて、必要な情報だけを文字にして、あとは一目で視覚的に分かるようなアイコンを組み合わせています。Notesの頃は主要な掲示板が複数存在していて、結局どれを見ればいいのか分からないというような状態でしたが、移行後はポータルトップに主要な情報を集約したデザインにしました。個人個人への伝達事項が表示されるスペースには、発信日順に上から投稿が並ぶようにして、見落としがないように未読のものは赤文字になるようにしています。投稿された案件ごとにグループ内それぞれの会社のアイコンを付けられるようにしてあるので、目印にすることもできます。

申請に関するページトップには、どういう場面や分野で必要とする申請なのかまず選ぶことができるようにグルーピングをしました。Notesでは、サブポータルのようなものがなかったので、ただただボタンを並べることしかできませんでしたが、今では場面や分野を選んだ後に、具体的なワークフローが見出しごとに表示されるよう、サブポータルをうまく活用した私達なりの整理の仕方で分けています。

―組織内の変更があるとどういった対応が必要になりますか？

改編の規模にもよりますが、基本的には自動で情報は回ってくるので、連動して直せるような設計にしています。変更に伴ってアプリの並び替えだったり、権限の付け替えだったり、そういった要望が寄せられることもあります。権限は基本的に個人個人に付与しているわけではなく組織に紐づけをしているので、例えばこの部署は無くなって業務だけこの部署に移すというようケースでは、テンプレート化していたワークフローやアプリに調整を加えることになります。

アプリごとに所管部署があるので、ワークグループにそれぞれの部署を入れ込んでいます。横断的に常時閲覧できるような管理グループを設定することもできます。

また、社内からの要望で、あえて申請ページ画面上に捺印履歴が分かるようなモジュールを組み込んでいます。もちろんワークフロー履歴は標準でありますが、捺印欄があって承認マークがついていくようなデザインの方が一目瞭然です。

―貴社はNotesのデータを移行されていますが、稟議等のアプリは「ArielAirOne」で新たに作られています。その理由についてお聞かせください。

もちろん、移行したNotesのデータを使って、そのままアプリ上で動くようにすることはできたのですが、移行時にワークフローのテンプレートは作っていただいていましたし、ちょうどフローの見直しをする良い機会だからと、「ArielAirOne」で新たにワークフローのシステムを配備して新たな稟議を使い始めることにしました。移行したNotesのデータは、過去の稟議情報、データベースという形で残しています。

―eラーニングにも「ArielAirOne」をご活用いただいています。工夫されている点についてお聞かせください。

eラーニングは各グループ会社ごとに作成をしているため、件数も多くなっていますが、テスト結果一覧を見えるようにして、個人の学習進捗状況が、その本人も管理する上長も把握しやすいデザインになるようにしました。学習用コンテンツには、自分達で製作した動画を付けたり、PDFファイルを付けたりしています。設問は、受講者によってランダムに組んで出題できるようにしています。

―Notes移行時に苦労されたことはございますか？

Notesの環境が、クライアントサーバー環境下で動く古いもの、Web化されたサーバー環境下で動く新しいものと、2パターンありました。やはり、大変だったのは前者のクライアントサーバー環境下にあったデータです。どう取り出して見やすい形にするかというところが悩ましくて、結局そこに時間を取られることになりました。アプリが全体的にできあがった今の状態となるまでは2～3年程かかりましたが、もしNotesのデータをデータベースとしてではなく、すべて動くような状態にして移行していたとすると、終わっていなかったと思います。

―「ArielAirOne」導入効果として、実感されていらっしゃることはございますか？

システム間の連携でデータを持ってこられているところですね。特に異動をはじめとした人事情報です。以前は本当にシステム情報担当者が手を動かして作業をする必要があったため、対応にもシステムへの反映にも時間がかかっていましたが、今ではデータ連携による効率化によって、翌朝には変わりますよという風に言えるようになったことが一番大きいです。

また、先ほども触れた、弊社で使っているERPは入力するだけでも多少の訓練が必要になるようなものなので、立派なシステムではあるものの現場のユーザーからすると使い難く、正しい入力がなされていないことが課題でした。そこへ、自社の要望にそってカスタマイズされていて普段から使い慣れたグループウェア「ArielAirOne」と連携することで入力しやすくなり、実質的な改善につながっています。

すでに様々な作り込みをさせてもらっていますので、今後も現状維持で、引き続き活用していきたいと思います。