埼玉縣信用金庫様

—Notes利用時の運用状況と、移行をお考えになられたきっかけについてお聞かせください。

福田様：
Notesを運用するには、専門の開発スキルが必要です。そのため、今でこそ「ArielAirOne」で比較的簡単にワークフローを作って運用していますが、当時は、メールやスケジュール管理、施設予約、掲示板などの基本的な機能の利用にとどまり、ワークフローをあまり活用できていませんでした。そのような状況でしたので、NotesDBの開発・メンテナンス作業が属人化しがちなこと、掲示板などに蓄積されたデータを活用しきれていないことなどが課題となっていました。

移行を検討したきっかけは、シンクライアントシステムの更改にあたり、新システムにおいてNotesクライアントの稼働が困難であったことです。そのため、Notesのバージョンアップではなく、ウェブブラウザで稼働するようなソリューションに載せ替えることを前提に移行先を探し始めました。

—選定を進める上で重視されたことや「ArielAirOne」を選んだ決め手についてお聞かせください。

福田様：
前述の通り、Notesのデータベースには、これまで蓄積してきた膨大な量の情報があります。貴重な情報資産を安全に移行する、ということが製品選考の第一条件でした。多くのグループウェアを比較検討する中で、御社の「ArielAirOne」が最も多くのNotes移行実績をお持ちだという印象を受けました。実際に「ArielAirOne」を導入された企業の担当者様のお話も伺いました。プレゼンテーションでご提案いただいた内容からも、移行が最もスムーズにできるのは御社の製品だと判断をして、決定しました。

—導入プロジェクトを始動され、移行を進める上で工夫をされた点についてお伺いさせてください。

福田様 ：
通常であれば、システム管理者を擁する主管部署が主導する形で製品の選定と導入を行うところですが、そのやり方はしないと最初から決めていました。他のシステムと違って、グループウェアはすべての職員が利用対象となります。そこで、まず私共が取り掛かったのは、全営業店と本部各部を対象に、Notesに対して課題に思っていること、新しいグループウェアに期待することをヒアリングすることでした。

併せて、情報を発信する立場にある部署の担当者・責任者にも横断的に集まってもらって、今抱えている課題やシステムを入れ替えるならこうなって欲しいという希望を、何度もヒアリングしました。グループウェア導入を成功させるため、利用者の声をしっかり反映した形で導入ができるよう、選定や導入を進めていきました。


―移行を進められる上で思ったよりも大変だった、スムーズだったというような場面はございましたか？ 

福田様：
御社の紹介で、Notes移行サポート経験が豊富な東京システムズ様にも移行を全面的に支援してもらいました。そのおかげで、掲示板の数はそれなりにありましたがすべてスムーズに移行できたと思います。唯一大変だったのは、Notesを長年使ってきただけあって、退職などでいなくなってしまったユーザーが数多くいたことです。インポートした時にそうしたユーザーが投稿した文書をどう処理するか判断が必要となる場面が多々あり、精査しながら取り込んでいくという作業が発生していました。

―「ArielAirOne」を活用し、ペーパーレス化プロジェクトを推進されていると伺いました。

福田様：
そうなんです。今まさにペーパーレス化の真っ最中で、システム部門と経営企画部門が主にそのプロジェクトを進めています。

小泉様：
これまで紙で行っていた申請や報告などの業務を「ArielAirOne」上でワークフローへと順次移行しています。そこで便利さを感じているのが「ArielAirOne」の拡張性です。単純なステップのワークフローから、複数の部署が関係するような複雑なワークフローまで、開発やプログラミングのスキルがない私でも「ここまでできるんだ」と思うほど自由自在な設計ができることで、プロジェクトを推進する担当としても助かっています。

福田様：
いかに簡単にワークフローを作れるか、運用できるか、という点は、Notesからの移行先を選ぶ上で重視していたことです。最も柔軟に対応できるのは「ArielAirOne」だと感じたことも採用のきっかけになっています。今、ワークフロー機能をフル活用して、ほぼすべての紙での申請業務を「ArielAirOne」に移していこうと、鋭意取り組んでいるところです。ちなみに、試験的にシステム部門が関わるワークフローの電子化を実行した結果、毎日山のように紙の提出物で溢れていたトレイが今やほとんど空の状態です。来年度には全部の部署がそうなって欲しいなと思っています。

―特徴的なアプリ利用方法についてお聞かせください。

福田様：
金融機関として多様な金融商品を取り扱っていますし、法改正にも素早く対応していく必要があるため、職員向けの研修やセミナーを開催する頻度は一般の企業よりも多いと考えています。職員がそういった学習機会に参加するには、以前はExcel形式の申込書に必要事項を入力して、印刷をして、支店長の判をもらってから人事部に送ることになっていました。管理をする人事部でも、紙の申請書を見ながらExcelの受講台帳ファイルに入力して、出欠を取る必要がありました。それらの一連の流れを効率化しようと、2022年から「ArielAirOne」のワークフローとスケジュールを連動させて管理をするアプリを作りました。受講者にとっては申し込みの手続きが簡略化されましたし、管理する側からみても「ArielAirOne」で研修運営が完結できるので、業務効率化に繋がったと感じています。

―導入によって良い影響を受けたと感じる業務上の場面はございますか？

福田様：
Notesは本部の業務主管部署から各職員に対して情報を送る連絡ツールとして利用しており、受け取る側も受動的に情報を見るだけになっていました。そもそもブラウザと違って、開きにいかないと何もできないという点も積極的な活用の妨げになっていたと思います。それが「ArielAirOne」に移行してから、職員が能動的に利用するシーンが多くなってきたと感じています。見る側はブラウザで開くだけで簡単に利用できますし、操作性の良さも相まって発信する側も、より見てもらえるように情報の見せ方を工夫しています。また、「ArielAirOne」導入を機に紙からウェブに変えた社内報では、投稿に対する反響がGoodボタンを通じて可視化され、一体感の醸成に一役買っているように思います。

信用金庫としてお客様の声に耳を傾けることを重視して「聞き上手宣言」をしているのですが、それを職員に対してもやろうということで、2020年より業務上の課題や質問を匿名で投稿できる「聞き上手BOX」というものを「ArielAirOne」上に設置しています。これまで1000件近くの投稿が寄せられていて、投稿をもとに実際に本部が改善に取り組んだ事例もありますし、能動的にアクションが取れるようになったことの表れと捉えています。

―特に利用頻度の高い機能はございますか？

小泉様：
「タスク」ですね。例えば、同じ報告の依頼でも、「伝言」で依頼するよりも、期日管理機能のある「タスク」で依頼したほうが、期日までの回答率が格段に高くなります。業務管理にも情報共有にも非常に有効で、職員に対して「タスク」機能を活用していこうと働きかけています。現在、本部内での議事録や報告書の回覧のほとんどが「タスク」で届いています。

福田様：
標準機能の「アンケート」も途中で追加してもらい、本当によく活用させてもらっています。現場の声や意見を聞きたい時、「伝言」を送るまでもないものでも、「アンケート」だと気軽に回答してもらいやすいと感じています。集計する側も、CSVファイルでエクスポートができて大分負担が減りました。今はマーケット予想の企画や研修への参加者の意見集約など、色々な部署で活用していますが、もっと活用の範囲を広げていきたいですね。

―同じような課題に直面されている企業様に「ArielAirOne」を薦めたいと思われますか？

福田様：
はい、今でも、「ArielAirOne」に移行して良かったと思っています。私自身がシステム部門という職務柄、様々なシステムを調査する機会があって、多くのベンダー様ともお付き合いがありますが、それを踏まえても、ここまでNotes資産を活かせる製品はなかなかないと感じています。

ただ、「ArielAirOne」が大手企業向けの製品ということもあって、私達が普段お付き合いする機会の多い中小企業様では比較的採用が難しいライセンス体系なので、すでに見直しをされているところとのことですが、企業規模に応じて柔軟に機能やライセンスが選択可能になれば、これからデジタル化に取り組んでいこうとしている様々な企業のニーズにもっと対応していけるのではないかと思います。