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2025/11/13
Notes移行で失敗しないための実践ガイド｜原因と回避のステップ
Notesの保守終了や運用コストの増大、DX対応の遅れなどを背景に、Notesからの移行を検討する企業が急増しています。しかし、十分な準備や設計を欠いたまま進めると、業務混乱やコスト増といった失敗に直結します。本記事では、よくある失敗の原因と回避のステップを実践的に解説します。
目次
本記事のさらに詳しい内容は下記お役立ち資料でも解説しておりますので、ぜひご一読ください。
1.なぜ今、Notes移行が必要なのか？
今、Notes移行が求められる背景には、技術的・人的・経営的なリスクの拡大があります。ここでは、その主要な要因を整理します。
サポート終了と人材枯渇によるリスク拡大
Notesは長年にわたり多くの企業で業務基盤として活用され、企業活動を支えてきました。その一方で、Notesに精通した人材の退職や異動によるノウハウの消滅、世の中的なNotes技術者の減少により、障害対応や改修を継続する体制が崩れつつあります。また、v9/v10の延長サポートが2026年6月で終了することで、セキュリティリスクや維持コストの増大が不可避になっています。保守基盤の限界が、企業全体の運用リスクを高めています。
DX・クラウド化によるシステム再構築の必要性
同時に、世の中の潮流として、DX推進やリモートワーク対応、内部統制強化など、経営環境の変化に迅速に対応することが求められています。従来のNotes環境では、これらの要請に柔軟かつ効率的に応えることが難しく、クラウドベースの新たな業務プラットフォームへの移行が現実的な選択肢となっています。今やNotes移行は単なるシステム更新ではなく、業務プロセスと組織の在り方を見直す契機として位置づけられています。
2.Notes移行でよくある失敗パターン
Notes移行がうまくいかない背景には、共通する3つの落とし穴があります。「技術要件の見誤り」「運用設計の甘さ」「組織的な準備不足」。どれもしっかりと準備をすれば事前に防げる問題ですが、軽視されがちな領域です。
パターン① 機能設計・技術要件の見誤り
長年Notes上で最適化されてきた申請フローや分岐ロジックを、ノーコードツールなどの“簡単なツール”で置き換えようとして失敗するケースです。柔軟性の高いNotes特有の構造を再現できず、承認ルートが簡略化されたり、他システムとの連携が崩れたりします。結果、一部業務が紙やExcelに逆戻りし、「Notesのほうが使いやすかった」と現場が離れていく要因となります。移行では技術的な互換性よりも、業務要件を正確に再設計できるかが成否を分けます。
パターン② 社内展開・運用設計の設計不足
移行後の操作性や運用ルールが十分に設計されていないまま導入を急ぐと、利用部門ごとにバラバラな使い方が広がり、統一運用が崩壊します。教育やガイド整備が追いつかず、問い合わせが情シスに集中。結果として、現場から「使いにくい」「どこに聞けばいいのか分からない」と不満が噴出します。移行時には、権限設定・教育計画・問い合わせフローなど、運用面の設計と周知を並行して進めることが不可欠です。
パターン③ プロジェクトマネジメントと組織的準備の甘さ
PoCや段階導入を行わず、全社一斉展開を試みて失敗するケースです。対象範囲や要件定義が曖昧なまま進行し、移行対象の肥大化やコスト超過が発生。途中で優先度がぶれ、関係者間の合意形成が崩れることもあります。Notesは業務全体に深く入り込んでいるため、慎重なスコープ設計と段階検証が不可欠です。PoCは“通過儀礼”ではなく、課題を洗い出すプロジェクトの要です。
3.失敗を防ぐためのステップとポイント
Notes移行を成功に導くには、「ツールの置き換え」ではなく、業務の見直しと定着の仕組み化が欠かせません。ここでは、実践的な進め方を4つのステップで整理します。
ステップ1：目的とKPIを業務視点で明確化
移行をゴールに据えるのではなく、業務改善のための手段として設計することが第一歩です。「なぜ今移行するのか」「どんな課題を解決したいのか」を明文化し、承認リードタイム短縮や属人化解消など、定量的なKPIを設定します。経営・情シス・現場が同じゴールを共有することで、方向性のぶれを防ぎます。
ステップ2：DB・業務の棚卸しと優先順位付け
Notesには長年の運用で膨大なDBやアプリが蓄積されています。すべてを移行しようとするとコストが膨張し、手戻りの原因になります。そこで、業務頻度・利用部門・改善効果などの指標をもとにスコア化し、「優先移行」「段階移行」「廃止・統合」に分類。この棚卸しが、PoC設計や段階導入の判断軸となります。
ステップ3：PoC・段階移行で実現性と定着を検証
PoC（概念実証）は“通過儀礼”ではなく、課題を見える化する検証の場です。利用者の満足度、改修要望の反映率、運用上の課題抽出など、明確な評価基準を設定します。いきなり全社導入ではなく、小規模なPoC→限定部門導入→全社展開とフェーズを踏むことで、リスクを最小限に抑え、定着率を高められます。
ステップ4：運用フェーズの体制と改善ルールを策定
リリース後の運用こそ、移行プロジェクトの成否を左右します。FAQ整備や一次問い合わせ窓口の設置、改修申請のルール化などをあらかじめ設計し、「使われ続ける仕組み」を構築します。さらに、定期レビュー会などで改善要望を収集・反映するサイクルを確立すれば、
移行後も継続的にシステムが進化し、業務改革の基盤として定着していきます。
4.成功事例に学ぶ：ArielAirOneでのNotes移行
Notes移行を検討する企業の多くが、「自社でも本当にうまくいくのか」という不安を抱えています。ここでは、ArielAirOneを活用してNotesからの移行を実現した2社の事例を紹介します。どちらも段階的な移行と現場密着の運用設計により、混乱を最小限に抑えた成功例です。
グンゼ株式会社様：1,300DBを466に集約し、段階移行を回避
グンゼ株式会社様では、長年利用してきたNotesのDB約1,300件を整理・統合し、最終的に466件まで削減しました。4年にわたる段階的な移行計画を立て、現場との調整を重ねながらフェーズごとに導入。不要なアプリや重複データを事前に断捨離したことで、移行に伴う混乱を防ぎつつ、保守性と運用効率を大幅に向上させました。利用部門を巻き込み、現場視点で使いやすさを検証しながら進めたことが、確実な定着につながりました。
詳細な導入事例はこちらからご確認ください
コア技術強化・業務効率・情報活用向上を実現 ～NotesからArielAirOneへの移行事例～
ケイミュー株式会社様：明確なゴール定義と教育体制で短期移行を実現
ケイミュー株式会社様では、グループ全体でNotes廃止を決定。「何を残し、何を変えるか」を明確に定義し、短期間で移行を完了しました。全社向けに10回以上の研修を実施し、各部署には“キーマン”を配置。現場の質問をFAQで共有し、利用者が自走できる体制を構築しました。また、掲示板アプリを100種類から2種類に集約するなど、シンプルな設計へ再構築したことで、運用負担も大幅に減少しました。
詳細な導入事例はこちらからご確認ください
Notes移行成功の秘訣 ArielAirOneにより業務の標準化・効率化を実現
5.Notes移行が生み出す3つの変化
Notesからの移行は、単なるシステム置き換えではなく、長年の運用で生じた複雑さや属人化を解きほぐし、“持続的に改善できる業務基盤”へ進化させるプロセスです。ここでは、移行によって得られる3つの代表的な変化を紹介します。
Notes技術者への依存と大きな運用負荷からの解放
Notesに対応できる技術者が年々減少し、「誰も修正できないアプリ」や「仕組みが分からないDB」が残るケースも少なくありません。加えて、日々の保守・運用にもNotesに関する専門知識と多くの工数が必要です。障害や仕様変更のたびに特定の担当者に依存し、対応遅延や属人リスクが発生しやすいのが実情です。
こうした人と仕組みの両面での負担を軽減できることが、Notes移行の大きな意義です。
属人運用を解消し、「維持」から「成長」へ
Notes移行の大きな転機は、業務システムを「維持する対象」から「進化させる仕組み」へと変えられることです。移行を機に、ローコードを前提とした業務プロセスの標準化を進めることで、新しく技術者を採用することなく、現場や情シスが自ら業務を見直し改善を回せる体制へと変わります。
これにより、従来の「維持するだけの運用」から脱却し、素早く改善を実行できる“成長する仕組み”へと進化させることができます。
データとAIを活用できる“次の働き方”へ
移行後のシステムを何にするかは非常に重要な論点ですが、一般的には利便性や外部連携の要件を満たすシステムに移行することになります。これにより、AIやRPAによる自動化、データドリブンな業務改善が可能になります。スマートフォンやタブレットからもアクセスでき、場所を選ばず承認・共有が完結。一元管理されたデータ活用は、単なる効率化にとどまらず、企業の働き方そのものを変える「次のステージ」への進化をもたらします。
6.Notesからの移行が5割を超える業務開発プラットフォーム「ArielAirOne」とは
ArielAirOneは、Notesからの移行実績が豊富な統合業務プラットフォームです。ワークフロー、ポータル、掲示板、ファイル管理などをワンパッケージで提供し、「Form & View」などNotesライクな画面設計を実現できるため、利用者が移行直後から安心して使えます。専用の移行ツールにより設計とデータを安全・効率的に移行でき、導入後も伴走支援と改善サイクルで定着をサポートします。現場に“使われる”システムとして、業務の標準化と柔軟な拡張性を両立します。
7.まとめ
Notes移行の成否は、ツール選びだけではなく設計と運用にあります。業務視点で目的を定め、段階的な検証と定着の仕組みを整えることが重要です。移行はゴールではなく、業務をより良く進化させるための出発点です。
Notes移行についてさらに詳しく知りたい方はこちらのお役立ち資料もぜひご一読ください。
