製造業や多店舗業態の企業では、固定資産の上流にあたる「建設仮勘定」の管理業務が煩雑になってしまいがちです。しかし、建設仮勘定管理の業務は業種業態によって大きく異なるため、本流の「固定資産」と違って対応したシステムが少なく、選定に苦労するケースも少なくありません。

本記事では、こうした建設仮勘定管理の業務に着目し、システム化のポイントやメリットをお伝えします。

 

 

 

建設仮勘定管理をシステム化すべき3つの業務パターン

建設仮勘定はどこの企業でも存在し得るものではありますが、管理が煩雑になり、システム化が求められる企業は限られます。ここでは、業務ごとに3つのパターンに分けて解説します。

① 外注工事が多数発生する場合

多くの業種で発生し得るのは、外注工事を多く行っている場合です。例えば、小売業・サービス業で店舗の新設工事を外注している場合、学校法人等で校舎建設をしている場合、製造業で工場設備を外注している場合等が挙げられます。長期にわたる工事を、建設仮勘定として記録することが求められる場合と言い換えられます。

こうした場合には、費用の明細を「見積書」等で把握することになるため、建設仮勘定を固定資産に振り替える際に複雑な処理が必要です。見積書の明細をもとにして「どの明細がこの資産になる、費用になる」といった情報を割り振る処理（=建仮整理）が必要となるため、システムで効率化する必要性が高くなります。

 

② 内作で設備を建設している場合

製造業などで、製造設備を自社内で建設しているケースです。この場合も、長期にわたる工事を建仮として記録することは同様ですが、固定資産への振替を行う際の処理が異なります。

内作の場合は、工事にあたって必要な原材料費・人件費等の明細情報はすべて自社内で管理されていることが多くなります。そのため、建仮整理を行うに際して見積書をもとに行う必要がなく、最初からシステム上に蓄積された明細情報をもとに計算を行うのが特徴です。とはいえ、建仮整理自体の複雑性は変わらないため、システムを用いて処理を行う必要性が高くなります。

 

③ 購入した物品の経過勘定として利用する場合

最後は、特に長期にわたる工事ではないものの、経過勘定として建設仮勘定を利用しているケースです。具体的には、「購入した物品を一度すべて仮で建設仮勘定にプールしておき、期末までに固定資産になるか費用になるかを判定して処理する」といった形で、タスク管理のような形で建設仮勘定を利用しているパターンが該当します。

こうした場合は、複雑な計算や建仮整理は通常求められません。しかし、他のシステムと連動してまだ残っている建設仮勘定をリアルタイムに管理する必要があるため、Excel等の業務では複雑性が高く、システムによる効率的な管理を求めるケースが多くなっています。  

 

建設仮勘定システムとは？確認すべき機能とメリット

では、上記のように様々なパターンがある建設仮勘定の業務において、システム検討する場合にどのような点を抑えるべきなのでしょうか。見るべきポイントをご紹介します。

① 外部システムからの費用の連携機能（外注・内作・経過勘定）

建設仮勘定をシステムで管理する場合、外部システムとの連携機能が多くのケースでも求められます。内作の場合は社内システムの人件費情報や原料等の情報を連携する必要がありますし、外注の場合や経過勘定として利用する場合も債務管理システムや購買管理システムから発注・検収の情報を連携させることが必要です。

ERPパッケージであれば標準機能でそうした連携ができるかの確認が必要なほか、固定資産・建設仮勘定領域のみ利用する場合は外部システムとの連携実績も確認が必要です。

 

② 分割・配賦機能（内作・外注）

内作・外注の場合は、詳細な明細情報をもとにして「資産・費用の単位に分ける」「共通工事部分は金額に応じて配賦計算をする」といった処理が求められます。

要件によっては多段階の配賦やN:mの配賦などの複雑な計算処理が求められることもあります。こうした計算処理がExcelを駆使して「職人芸」のような形で行われている場合、計算を自動化・効率化するシステム機能を検討することも重要です。

 

③ 進捗状況の照会機能

特に歴史の古い製造業の場合は、「設備投資予算」に基づいて工事計画が立てられ、建設仮勘定をもとにしてその消化・進捗状況を把握・報告する業務が存在します。

そのため、設備投資予算の金額を管理した上で、建設仮勘定やそこから振替を行った固定資産金額を集計することで、予算の進捗状況を把握するような機能があるかも確認が必要です。

 

④ 固定資産・財務会計システムへの連携機能

最後に求められるのは、固定資産や財務会計システムへの連携機能です。建設仮勘定から固定資産となる場合にはその情報連携と振替仕訳の作成が、費用となる場合には仕訳の作成がそれぞれに求められます。

多くのシステムで搭載されていることも多い機能ではありますが、例えば「固定資産への振替を取り消した時に、固定資産の情報も削除されるか」「赤伝が起票されるか」など、細かな点でまで含めて可能かを確認する必要があります。

 

自社要件を満たした建設仮勘定のシステム化を

ここまで、建設仮勘定管理をシステム化するにあたって、確認しておくべきポイントについてご紹介してきました。説明にもあった通り、建設仮勘定の管理は業種業態によって業務の内容が異なるため、自社の特徴を把握した上で、要件が合うソリューションを選定していくことが重要です。

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