昨今、企業における購買システムでは「Web-EDI」の要件が重視されることが増えています。Web-EDIは、サプライヤーと直接システム上で見積・発注・検収・支払といったやりとりを実現することで様々なメリットを実現する機能です。システム化によってペーパーレスや入力の削減などのわかりやすい効果が出ることが期待される一方、システム検討の際に考えるべき詳細なメリットや注意するべきポイントはあまり知られていません。
本記事では、購買システムとあわせてWeb-EDIの検討を行うことによるメリットと、検討の際に注意すべきポイントについて、業務の特徴を踏まえながら解説します。

 

 

購買システムにおけるWeb-EDIとは？

Web-EDIとは、見積、発注、発注請け、受入、検収、請求、支払といった企業間の取引を、Webブラウザ上で行う仕組みのことです。サプライヤーとの取引をWeb-EDIにて行うことで、ペーパーレスによる大幅な業務効率化、購買業務における不正防止・統制強化まで実現できるため、昨今の購買管理システムでは必須の要件とされることが多くなっています。

Web-EDIに対応した購買システムを選ぶ４つのメリット

では購買システムでWeb-EDIを備えていると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、見積～支払まで各業務における代表的なメリットを4つご紹介します。

①詳細な見積情報を入力なしで蓄積

過去の見積書を参照して、現在の見積の妥当性判断や価格調整などに活用しようとしても、メールやFAXによって個別に提示される見積書を管理するのは容易なことではありません。

しかし、Web-EDIを利用すれば、サプライヤーが入力した見積情報が自動的に蓄積されるため、手間を掛けることなく、見積情報のデータベースが構築され、手軽に参照することができるようになります。

 

②発注・発注請けのやり取りがボタンひとつで完了

発注業務においては、注文書をメールやFAXで送って、発注請けや納期回答を個別に受け取り、またシステムに入力を行ったりと煩雑な運用がなされていることが少なくありません。

Web-EDIを使うことで、ボタンひとつで発注・発注請けを実現できます。 発注完了後、サプライヤーがWeb-EDIにて発注請け、納期回答を行うと、その内容が購買システムに反映されます。
発注元では、発注請けや納期回答があったことをメール通知やシステム上で確認することが可能なため、システムへの再入力や電話、メールによる個別確認の手間を削減できます。

 

③タスクの一覧化や納品待ちのリマインドで、作業漏れを削減

様々な得意先から、メールやFAXで見積依頼や発注を受け取っていると、個別のメールやFAXがどこかに行ってしまったり、対応が忘れられたりと、見積回答の漏れや納品が遅れてしまうといったケースも散見されます。

Web-EDIでは、自社で処理する必要がある取引の最新情報が、常にシステム上で確認できるため、メールやFAXと比べて、漏れの少ない運用を実現可能です。
さらに納期回答をしていて、納期を過ぎているのに受け入れ登録されていない場合に、サプライヤーにシステムからリマインドメールを送るといった機能を利用することで、より一層漏れのない運用を実現することができます。

要求部門も何度もログインする手間がなくなるため、管理者・ユーザー双方にメリットを提供することが可能です。

 

④支払予定のやり取りでペーパーレスを実現

複数の企業から請求書を受け取って、支払い業務を行う場合、請求書の内容をシステムに入力するのに膨大な時間がかかります。Web-EDIにてサプライヤーに請求内容を入力してもらえば、請求情報の入力は不要です。

また製造業を中心とする大手企業では、サプライヤーごとの月々の支払予定を取りまとめて送付する業務を行っています。見積や発注のやり取りでEDIを利用している企業でも、 この業務を紙で行っており、毎月封入や送付作業に膨大な手間をかけているといったケースは少なくありません。
しかし、購買管理システムに登録されている月々の支払予定情報を、Web-EDI上で公開してやり取りすれば、
大幅に効率化することが可能です。

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Web-EDIに対応した購買システムを選ぶポイント

一見便利に見えるWeb-EDIですが、選定するシステムによってできることや導入効果が異なるため、慎重に選定を進めることが重要です。特に注意するべきポイントとしては、下記の点が挙げられます。

 

①期待する導入効果を実現可能な機能があるか

ひとまとめにWeb-EDIと言っても、できることはシステムによって大きく異なります。例えば見積や発注しかできず、支払など細かい処理は行えないシステムもあります。自社の業務を棚卸し、優先度を付けた上で、期待する効果が出せるシステムを選ぶことが重要です。

 

②セキュリティ対策

Web-EDIは、インターネット上で情報のやり取りをすることになるため、セキュリティ要件を満たしたものであることは重要です。SQLインジェクション(※1)ができないような基本的な対策から、ロボットによる総当たり攻撃に耐えられるようなセキュリティ対策がされているかなど、自社のポリシーに沿ったセキュリティ要件を満たしているかを確認する必要があります。

大企業向け購買管理システムHUE Purchaseでは、Web-EDIを標準機能として実装。
大手企業向けの高度なセキュリティ要件を満たした上で、見積～支払までのあらゆるやり取りをペーパーレス化することが可能です。また、貯蔵品在庫管理やパンチアウト連携など豊富な機能を備えており、購買業務の大幅な効率化に貢献できる製品となっております。

大手企業にて購買業務のペーパーレス化を実現した事例など、システム選定に関わるお役立ち情報も継続的に発信しております。ご興味のある方は、ぜひダウンロードの上、ご確認ください。

 

(※1) 不正なアクセス、不正なSQLの実行による、データベース操作によって、情報漏洩やデータ改ざん、削除がなされること。