デジタルインボイスとは？月次決算の完全自動化の未来も
目次
2023年10月開始のインボイス制度で、仕入れ税額控除の要件に電子インボイスも含まれることになりました。このことから業務の前提が紙からデータへと変わり、経理業務のデジタル化が進むことが予想されます。
しかし、請求処理業務というのは必ず相手方となる取引先が存在するため、経理業務を根本的に効率化させるためには、企業間でのデジタル化を行うことが必要となります。そこで、キーワードとなるのが「デジタルインボイス」です。
本記事では、デジタルインボイスの概念から実現できる未来、また紙と電子ファイルが混在する状態からどのように対応を進めていくべきかをわかりやすく解説します。
インボイス制度で業務の前提が「紙」から「データ」へ変わる
１．電子インボイス（電子データ）でも仕入れ税額控除の適用が可能に
2023年10月より開始される消費税の適格請求書等保存方式（インボイス制度）に向けて、各企業においてはシステムの改修や実務の変更などの対応に追われているのではないでしょうか。
インボイス制度の開始後は、仕入れ税額控除の適用を受けるには「一定事項を記載した帳簿」と「請求書等の」両方の保存が必要になりますが、従来の区分記載請求書当保存方式からの変更で、この「請求書等」の中に「インボイス等、仕入明細書等に係る電磁的記録（電子データ）」が含まれることになりました。
つまり、請求側はインボイスの記載事項を満たした電子データ（以後、電子インボイス）の提供が可能となり、受取側も電子データの保存で、仕入れ税額控除を受けられるようになります。
※さらに詳しくインボイス制度について知りたい方は以下の記事もご覧ください。
【わかりやすく解説】インボイス制度とは？経理の業務はどうなる？
２．電子インボイスを保存をする際の注意点
仕入先税額控除の要件に電子インボイスも含まれることで、経理業務としては、「紙」から「データ」を前提とした保存の実務への見直しが必要となりますが、注意点もあります。
インボイス制度開始後は、仕入れ税額控除の適用を受けるためには、電子インボイスを電子帳簿保存法に準じた方法で保存することが必要になります。
その際、電子インボイスなど電子取引で発行・受け取った請求書は、紙で出力して保存することはできず、電子データで保存することが義務付けられています。さらに、売り手・買い手ともに インボイスまたはその写しを7年間保存する必要があります。
また、インボイス制度開始後は、仕入税額控除を受けるには、個人やフリーランスを含め、仕入先が適格事業者である必要があります。
仕入先が適格事業者でないと適格請求書（インボイス）を発行できませんが、仕税額控除を受けられるかは請求書受領者側の責任になってしまうのです。
とはいえ、仕入先が適格事業者なのか、仕入先の適格事業者の登録番号を国税庁のデータからダウンロードし、1件ずつ照合するのは現実的ではありません。
そこで、大手企業など取引先の数が多い場合、登録番号の照合作業にはデータマッチングできるサービスの利用検討もおすすめです。
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データ化で終わらない、業務プロセスを変えるデジタルインボイスとは？
インボイス制度や電子帳簿保存法をきっかけに、紙を前提とした業務プロセスの電子化が進みますが、実はそれだけでは不十分です。
経理の業務を根本的に効率化させるためには、電子化された状態を前提に業務プロセス自体を見直す「デジタル化」が不可欠となります。そのために理解しておきたいキーワードが「デジタルインボイス」です。
本章ではデジタルインボイスの概念からデジタルインボイスがもたらす未来について説明します。
少々分かりづらい表現ですが、言い換えると、共通のルールに基づいて、統一された規格の電子インボイスのことを指します。
電子インボイスとは「インボイスの記載事項を満たした電子データ」ですので、逆にいえば記載事項を満たせば仕様などはバラバラでもインボイス制度としては対応ができてしまいます。
そこで、企業間の業務の効率化を図るために、国内で電子インボイスを標準化させるために普及が進んでいるのがPeppol（ペポル）という国際規格です。
Peppolとは、電子文書をネットワーク上でやり取りするための「文書仕様」「運用ルール」「ネットワーク」のグローバルな標準仕様で、欧州各国で利用されています。
日本でも現在、デジタルインボイス推進協議会（EIPA）によってPeppolの普及促進がされており、同協会に加入するベンダーからは、デジタルインボイスPeppolに対応したプロダクトがリリースされ始めています。
※ペポルについて更に詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
「電子インボイス」とは？「Peppol」とは？ 最新の動向、もたらすメリットについてわかりやすく解説
金融庁が推進する全銀EDIシステム（ZEDI）というものがありますが、今まさにデジタルインボイスの請求書情報を銀行の入金情報に付与できる「新ZEDI」という新たな仕組みを作っています。
この新ZEDIとPeppolをベースとしたデジタルインボイスとが合わせて普及されることで、近い将来、月次決算の完全自動化も夢ではないと言われています。
さらに、企業間の情報伝達のデジタル化が進むことで、商取引のDX実現にも繋がります。
※下記図のように新ZEDIが普及すると、売り手・買い手や銀行も含めたやり取りすべてにおいて、（標準化されたデジタルインボイスに付与された）共通のIDを用いることで、売掛金と入金データの突合・消込を人が介さずにデータの送受信のみで自動処理できるようになります。
今からはじめる！デジタルインボイスを進める際のポイント
このようにデジタルインボイスを活用することで大きなメリットがありますが、デジタルインボイスの普及自体にはもうしばらく時間がかかるとも言われています。
また、多くの企業からは、そもそも業務のデジタル化にすら追い付いていないといった声も聞こえてきそうです。
そこで最後に、将来的にデジタルインボイスを見据えた上で、今どのようにインボイス対応からDX化を推進していくべきなのかを紹介します。
１．紙と電子の混在期は代行サービスで賢く乗り切る
おそらく多くの会社では取引先の事情もあり、紙と電子ファイルの双方の請求書処理の必要が生じているかと思います。このような混在期において、インボイス制度や電帳帳簿保存法などの法改正にそれぞれ対応していくのは非常に手間がかかります。
例えば、紙で発行・受領した請求書はスキャナ保存の要件に従う必要があり、電子ファイルで発行・受領した請求書は電子取引データ保存が義務となります。
さらに、インボイス制度が開始されることで、発行側は適格請求書の発行できる仕組みの整備が、受領側は受け取った適格事業者の登録番号の照会など、双方の立場において、従来よりも請求書の処理が煩雑になると言われています。
理想は紙と電子などさまざまな場合を想定し、業務フローの見直しを図る必要がありますが、どうしてもそれらの工数を割くことが難しい、できるだけ簡単に対応したいという場合は、請求書の受領・発行・保存をまとめて外部の代行サービスを利用することもおすすめです。
代行サービスでは、例えば紙の請求書を郵送するだけで、代理でスキャンしデータ化を行ってくれたり、メール等の電子ファイルも代わりに受領し、請求書の管理を行ってくれるサービスがあります。もちろん、請求書の発行にも対応します。
ただし、利用の際の注意点もあります。
ひとつが、日本でも普及されていくことになる国際規格のPeppolに対応した代行サービスを選定することです。一度サービスを利用開始してしまうと後から変更がききづらくなるため、今から将来を見据えたサービス選定が不可欠です。
また、見落としがちな点として、社内システムとの連携ができるかも確認しておきましょう。例えば、社内で利用している会計システムや購買管理/販売管理システムなどと連携することで業務の自動化できる範囲が広がります。
２．ワークフロー連携などバックオフィス全体の効率化も考える
請求書の作成～発行や受領した請求書の確認～支払いにあたっては、社内で複雑な申請・承認フローが設けられている企業も少なくありません。
しかし、そのような企業では承認フローに載せるために、部門担当者や経理部門などにおいて、請求システムとワークフローシステムに同じ内容を二度入力する手間がかかるといったことも生じがちです。
そこで、デジタルインボイスの導入を進めていくのと同時に、ワークフローシステムと連携させることで、請求書関連の業務がシームレスに行え、より一層効率化が図れます。
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まとめ：デジタルインボイスを見据えた対策で経理業務のDX化を進めよう
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始によって、経理業務の前提が「紙」から「データ」へと変わることで、今後はデータを前提とした実務の見直しが必要となります。
また、Peppolをベースとしたデジタルインボイスの普及によって、企業間の情報伝達がデジタル化され、月次決算の完全自動化が実現する未来も近くなりました。
もちろんデジタルインボイスの普及にも一定の時間を要しますが、各企業の経理担当者においては、将来を見据えた上で、まずは紙をなくすことから始めるなど、直近の課題解決に取り組んでいってもらえればと思います。
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