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基幹システムの入れ替えどき、失敗しない進め方とは?

基幹システムの入れ替えどき、失敗しない進め方とは?

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老朽化や保守切れをきっかけに、基幹システムの入れ替えや再構築を検討する企業は多いのではないでしょうか。
基幹システムの入れ替えにおいては、選定から、導入、保守まで、様々なステップがあり、多くのコストがかかります。また、予算を取得して進めるため、プロジェクトを遅らせられない、失敗できないというプレッシャーも多大なものです。
では、どうすれば失敗せずに基幹システムの入れ替えを進めることができるのでしょうか?
本記事では、基幹システム入れ替えの進め方と、成功させるために検討すべきポイントを詳しく解説していきます。

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定期的な入れ替えや再構築が必要になる基幹システム

企業の基幹システムは、数年単位で定期的に入れ替えや再構築が必要となります。
きっかけは様々で、よくあるケースとして以下のことが挙げられます。

よくあるきっかけの一例

  • 独自に作り込んだシステムのメンテナンスが属人化していて、担当者の退職で継続利用が困難になる
  • 中期経営計画で掲げたITコスト削減の目標達成のため、経営層からホスト撤廃の指示が下りる
  • サーバーやアプリケーションの保守期限が迫っている
  • 全社的なDX推進プロジェクトが発足し、IT投資が決まる
  • 業務を行う現場担当者から、現行システムへの不満の声が多くあがる


もちろん、このような課題に対しては、必ずしもシステムの入れ替えが必要という訳ではなく、現行システムの増築や運用の見直しで対応する手段もあります。
しかし多くの場合は、業務運用の変更だけでは課題解決に至らなかったり、現行システムに機能を追加開発することでコストが膨らんでしまうなどの理由で、基幹システムの入れ替えが必要になるのも実情です。

では、基幹システムの入れ替えが決まった後は、どのように進めると良いのでしょうか?

基幹システム入れ替えの進め方

1.導入目的を明確にする

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まず最初に明確にすべきことは、新基幹システムを導入する「目的」です。
導入目的は、基幹システム入れ替えプロジェクトの成功を判断する軸にもなります。

例えば、「システムを独自に作り込んで構築していて、当時の担当者の退職でメンテナンスできる人が少なくなっている」という問題がきっかけとなった場合は、「特別な知識がなくとも、誰でもメンテナンスができるようにする」「独自のアドオンやカスタマイズ開発が発生しない仕組みにする」といった導入目的が立てられます。

このように、前章で挙げたような検討背景をもとに、達成したいことを具体化し、導入目的を明確にしていきます。

2.検討の体制を整える

個別部門内での課題解決を目的とする場合は、経理部やシステム部といった担当部門が主体となって検討を進めます。一方で、複数部門を横断した全社的な課題解決を目的とする場合は、複数部門の担当者が集められた「プロジェクト」組織が発足され、主体となる場合もあります。

ここで重要なことは、必要十分な人員の確保です。
基幹システムの入れ替えにおいては、複数のベンダーとのやりとりや、業務整理などで多くの工数がかかります。

人員不足により、業務整理を十分にできないまま何となくで基幹システムの入れ替えが進んでしまう、ベンダーとの調整が間に合わずに予定時期までに稼働できない、といったことがないよう体制を整える必要があります。

3.導入目的達成のための課題を整理をする

導入目的や検討主体が決まったら、導入目的を達成するためにクリアすべき要件を洗い出していきます。
そのためには、現場へのヒアリングや業務整理を通じて、課題を明確にする必要があります。

例えば、「経理担当者の業務工数を20%削減する」という目標値を掲げている場合、現行業務のどこに大きな負荷がかかっているのかを調査します。業務を整理すると、例えば「フロントシステムと基幹システムが分断されていることで、データ登録が二重で発生する」といった手間が生じていることが分かります。
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このように負荷が高く、大幅な工数削減が見込まれる業務を可視化することで、新基幹システムに求める要件の洗い出しができます。上記の例であれば、「フロントシステムと基幹システム間で手間なくデータ連携ができること」といった要件が出てきます。

要件を洗い出した後は、新基幹システムとしてどの製品を採用するかを決めます。

4.ベンダーに声をかける

製品の情報収集のため、ベンダーに声をかけていきます。
声をかけるベンダーを見つける際には、例えば以下のような方法があります。

  • 既に自社に出入りしているベンダーに声をかける
  • 別会社でシステム部に所属していた社員の伝手を頼ってベンダーを見つける
  • インターネットで製品名や「〇〇〇システム」といったワードで検索して、ベンダーに資料請求や問い合わせをする


ベンダーに声をかけた後は、自社で洗い出した要件を実現できるかどうかを確認します。

5.要件をもとに提案製品で実現できるか確認する

要件を実現できる製品を確認するため、一般的には、要件を「Request For Information(RFI)」「Request For Proposal(RFP)」といったドキュメントにまとめて、ベンダーに対応可否や実現方法を回答してもらいます。

自社で洗い出した要件よりも、幅広い視点で製品を選定したいといった状況であれば、情報収集を目的として、「RFI」を作成します。
既に要件が固まっている場合には、「RFP」を作成し、要件に対する個別具体的な提案、正確な見積金額をベンダーに提示してもらいます。このような流れで、基幹システムの選定は進んで行きます。

さてここまで、選定の進め方を解説してきましたが、基幹システムの入れ替えを成功させるためには、どういった点を考慮する必要があるのでしょうか?
次の章では、基幹システムの入れ替えを成功させるための検討ポイントを解説していきます。

 

失敗しないための検討ポイント

POINT1:コンサルに任せるか?任せず自社で進めるか

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例えば、「経営の高度化」といった、単にシステムを入れ替えるだけでは達成が難しい目標を掲げている場合には、コンサルタントを入れることでアイディアを具体化していくことができます。
また、自社で業務や要件整理を十分に行うだけの人員が確保出来ない場合にも、コンサルティングサービスを利用することで不足する工数を補うことが可能です。

コンサルティングサービスを利用する場合には、「製品の選定まで」「導入や保守まで」といった、何をどこまで依頼するのかを、自社で確保できる工数や予算も加味しながら、事前に決めておきましょう。

また、どのコンサル会社に依頼するかも慎重に検討すべきです。

コンサルティング会社によっては、特定のベンダーとパートナー契約を結んでいて、そのベンダーの製品の導入を強く推奨しているケースもあります。フラットに情報収集したい場合は、ホームページで特定の製品を強くアピールしていないところに依頼するなど、自社の目的に合った提案を受けられるコンサルティング会社を探しましょう。

POINT2:新基幹システムの対象範囲をどこまでにするか

基幹システムを入れ替える際には、どのようにシステムの利用範囲を切り分けるかも考える必要があります。

例えば、「全社の基幹業務を網羅して一つのERPで統合する」といった構成や、「海外拠点では各国の商習慣にあったシステムを個別採用する」「フロント業務では使いやすさを重視したSaaSサービスを組み合わせる」といった構成もあります。特に、「ERPの利用範囲を絞ってスリム化し、SaaSサービスなどを組み合わせて最適化を図る」という考え方は「ポストモダンERP」と呼ばれ、近年広まりつつあります。
自社業務を踏まえた上で利用範囲を切り分け、自社に最適な構成を採用しましょう。

構築パターン例を知りたい方はこちら:効果を最大化するERP導入を実現!ERP選定のポイントを解説


POINT3:実現したいことをどうベンダーに伝えるか

自社で直接ベンダーとやりとりする場合、実現したいことを誰が見ても同じ理解ができる形でベンダーに伝えることが重要となります。
先に説明したとおり、「実現したいこと」は要件としてRFIもしくはRFPにまとめてベンダーに送付します。しかし、「〇〇〇ができること」という一文だけでは、ベンダーに伝えられることに限りがあります。

そのような場合、例えば、ベンダーに機能要件一覧と共に、「業務フロー図」を送付することで、より多くの情報を正確にベンダーに伝えることができます。現行運用を踏まえて、実現したいことのイメージを共通認識として持てるので、ベンダーもより幅広い提案ができるようになります。
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このように、実現したいことをどうベンダーに伝えるかによって、得られる提案・回答内容は変わります。
自社で直接ベンダーとやりとりする際には、ベンダーへの情報共有の方法も検討しましょう。

 

課題解決・導入目的を達成できるシステムを

さてここまで、基幹システム入れ替えの進め方や、検討ポイントを解説してきましたが、最も重要なことは、きっかけとなった課題を解決すること・導入目的を達成することです。
そのためには、要件・要望に対応でき、かつ、自社の業務範囲を網羅できる基幹システムを選ぶ必要があります。

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