POSレジを利用している、もしくは導入を検討中という企業では、自社の基幹システムとPOSレジを連携させようと考えている方も多いのではないでしょうか。
特に、小売業など全国各地に店舗を抱える企業では、各店舗のPOSレジのデータを見ながら、会計処理のために基幹システムにデータを打ち込む面倒な作業がなくなるなど、連携することで得られるメリットは数多くあります。

本記事では、基幹システムとPOSレジを連携させるにはどういった方法があるのか、また、連携によるメリットを最大限享受するために注意すべきポイントを徹底解説します。

 

 

基幹システムとPOSレジを連携させるには？

一言で基幹システムとPOSレジの連携と言っても、実現方法にはいくつもパターンがあり、メリットやデメリットも様々です。ここでは代表的な実現方法をいくつかご紹介します。

1 インターフェースを開発する

現在使っているPOSシステムと基幹システムをそのまま継続利用する場合は、連携プログラムを個別に開発することで実現が可能です。

例えば、各店舗の売上データをPOSレジから店舗のサーバに蓄積しておいて、本部のサーバーにデータを送信する夜間バッチの連携プログラムを開発することで、基幹システムへの連携を実現することが可能です。

インターフェース開発のための工数やコストがかかりますが、利用中のシステムや運用を変えずにPOSレジと基幹システムの連携を実現できます。

 

2 基幹システムと連携可能なAPI機能を搭載したPOSシステムを導入する

タブレット端末の普及に伴って、従来のパソコン型POSレジやターミナル型POSレジに続き、タブレット型POSレジが登場したり、クラウド型の製品が展開されるなど、近年ではPOSレジの種類も増えています。

中には、APIによるデータ連携機能を搭載した製品も数多く販売されており、自社の基幹システムと連携可能なPOSレジを導入することで、手軽にデータ連携を実現することができるようになりました。

リアルタイムにPOSレジのデータを基幹システムへ自動連携できれば、各店舗の売上状況をスピーディーに把握できます。また、データをエクスポートすることなくシステムに反映させることで、情報漏洩リスクが低減されるといったメリットもあります。

連携方法は各社製品により異なるため、自社の基幹システムと連携できるかどうかは導入前に確認が必要です。

 

3 フロント業務までカバーしている基幹システムを導入する

販売管理システムの中にPOSシステムが含まれている製品など、フロント業務の領域までカバーしている基幹システムも存在します。

既存の基幹システムの老朽化など、検討背景は様々かと思いますが、基幹システムを刷新するという方法でも、POSレジと基幹システムのデータ連携は実現できます。

フロント業務だけでなく、後続業務の範囲までシステムを刷新するため、運用変更やシステムの変更による利用者の負荷は高くなります。しかし、小売業に特化した製品など幅広い種類の中から、自社にあったシステムを選ぶことができれば、全体的な業務効率化といった大きなメリットを得られます。

  

基幹システムとPOSレジの連携によって得られるメリット

では実際に、POSレジと基幹システムを連携できると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、最もよく挙げられるメリットを2つご紹介します。

1 業務の効率化によるコスト削減

POSレジと基幹システムが連携されると、データ入力の手間が削減でき、それに付随して入力ミスも防ぐことができます。


POSレジで入力されたデータがそのまま基幹システムに連携されるため、二重入力が不要になります。店舗の従業員は売上報告を行う手間が大幅に減少し、1日に15分報告作業のために時間を割いていたとしても、年間でみると大きな人件費の削減を達成することが可能です。

 

2 基幹システムのデータを紐づけて、業務改善やマーケティングに活かせる

POSレジの機能には、データ収集機能が備わっており、売上や顧客、在庫の情報などの様々な情報を記録することができます。
これらのPOSレジのデータと、基幹システムで保持しているデータを手間なく組み合わせることで、フロントから後続までの全体で業務改善ができたり、集まったデータをマーケティング等に活かすことで、事業成長に役立てることが可能です。

例えば、基幹システムの販売管理領域にPOSレジのデータを連携することで、リアルタイムに各拠点の在庫情報が正確に把握でき、効果的に商品を補充し、適正な在庫管理を実現できます。
他にも、POSレジのデータを基幹システムの会計領域のデータに紐づけて、自社の管理会計を強化することも可能です。事業ごとや店舗・部門ごとなど、さまざまな角度から分析を行い、売上の好調・不振、コストなどをより細分化して把握し施策を打つことができるようになります。

 

POSレジと基幹システムの連携の落とし穴

さてここまで、POSレジと基幹システムを連携する方法とメリットをご紹介してきましたが、単純に連携させればOKというわけではありません。

せっかく連携できたのに分析に利用したい情報を連携できなかった、基幹システムも合わせて刷新したが、新システムでは対応できない業務があった、といった結果にならないよう事前の確認を徹底することが重要です。

この章では、POSレジと基幹システムを連携する際に陥りがちな落とし穴をご紹介します。

ケース１：POSレジから連携される全てのデータを、基幹システムで受け取れない

POSレジでは、「いつ」「どの商品が」「いくつ」「どの決済方法で」「いくらで」といった売上の情報だけではなく、商品や、顧客、予約の情報など様々な情報を収集することができます。
それらの情報を、基幹システムに連携することで、基幹システム側にある会計情報などと合わせて分析して事業戦略に役立てたいという考えもあるかと思います。

しかし、連携先の基幹システムによっては、保持できる項目や情報を照会する軸が限られているケースもあります。

例えば、商品分類ごとに売上と販管費を並べて見たい場合には、連携先となる基幹システム側で「売上データ」と「売れた商品の情報」を合わせて受け取る必要があります。また、「商品分類ごと」にデータを照会できる機能がなければ、希望の分析をするためにデータを出力して分析軸にあわせた形に加工する手間が発生してしまいます。

せっかく連携したにも関わらず、データを活用できなかったということにならないためにも、自社の事業や取り扱う商材に合わせて、分析に必要なデータを基幹システムで受け取れるかどうか、また、分析したい軸で情報を照会できるかどうか、事前に確認することが大切です。

 

ケース２：データ量が急増する時期に、基幹システムへのデータ反映が遅くなる

年末年始の繁忙期などでは、POSレジから基幹システムに連携されるデータ量が急増します。

特に、自社で夜間バッチの連携プログラムを開発して連携する場合には、蓄積したデータをまとめて夜間に処理するため、最大データ処理量が急増する時期になると、基幹システムにデータが反映されるまでに時間がかかるといった課題が生じます。

見たいタイミングで、必要なデータを照会できるようにするためにも、連携方法とあわせて、連携タイミングや処理をする最大データ量に対応できるかどうかを確認する必要があります。

 

ケース３：新基幹システムでは対応できない自社業務が残ってしまう

フロント業務までカバーしている基幹システムを導入する場合、データ連携は実現できたものの、自社業務の一部が新基幹システムでは担保できなかったというケースもあります。

フロント業務では、業種や業態ごとに「掛け取引が必要」「取引先との力関係に応じた処理が必要」など、様々な業務パターンが存在します。
基幹システムを選定する際には、自社の業務を網羅して整理し、下記のように要件としてとりまとめて担保できるかどうかの確認が必要です。


そのため、単に連携できるかどうかに着目するのではなく、自社の業務と運用に対応できるかどうかにも着目することが大切です。

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自社のフロント業務に適した基幹システムを！

このように、POSレジと基幹システムの連携により享受できるメリットは様々ですが、連携方法によっては自社業務を十分に考慮せずにデメリットが生じてしまうケースもあります。基幹システムを刷新する際には、自社に適したシステムを選定できるよう、フロントを含む業務全体を踏まえて要件を整理することが重要です。

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