昨今、ペーパーレスやDXの推進といった潮流の中で、購買管理システムを刷新する企業が増えています。現在のシステムの老朽化から導入を急ぐ企業も多いですが、急いで導入を行うと現行の運用が担保できなかったり、そもそもの目的が達成できなかったりと問題が発生するケースも少なくありません。本記事では、購買管理システム導入における課題や注意するべきポイントについて、各社で提供しているソリューションの分類やメリットに触れながら解説します。

 

 

そもそも購買管理システムとは？

導入時に注意するべきポイントを説明する前に、前提となる購買管理システムについて改めて整理します。
購買管理システムは、企業が活動する上で必要なモノの購入に関わる業務を電子化して管理する仕組みのことを言います。その特徴や実現できることなどによっていくつかの種類に分類することが可能です。代表的な4種類を以下にご紹介します。

1.外資系購買システム

ERP等を提供する外資系企業が提供している購買管理ソリューションです。海外で豊富な実績があるため、カバーできる購買の種類が多く、マーケットプレイス機能等の独自のサービスが魅力の１つです。ただし、価格は非常に高額になることが多く、また日本の商習慣に合わせて作られていないため、仕様が独特で操作しづらいという声も聞かれます。

2.国産購買管理システム/Saas

国内のシステムベンダーが提供するソリューションです。日本の商習慣にフィットしているので使いやすく、価格も外資系ベンダーのものと比較すると安価なものが多くなります。しかし、多くのソリューションは中小企業をメインのターゲットとしているため、大企業では機能不足などが発生し、個別のアドオン開発が必要とされることも少なくありません。個別開発が発生する場合、購入時やバージョンアップの際の価格が大きく上ぶれすることがあります。

3.Web-EDIシステム

Web上で電子取引を行うことに特化したソリューションです。購買業務全体をカバーしたシステムに比べると安価に導入でき、電子化・ペーパーレス化を促進できます。しかし、もちろん取引先とのやりとり以外の業務（社内での購入依頼申請/承認や検収の細かなプロセス等）には対応していないため、効果が部分的になり、十分な投資対効果を実感できないこともあります。

関連記事：購買システムにおけるWeb-EDI検討のポイントは？

4.ECサイト

ECサイトが法人向けにサービスを提供しているケースです。基本的にはほとんど初期コストをかけずに利用開始することが可能で、ECサイト内のサービスで申請や承認といったプロセスまで管理することができるものもあります。しかし、当然ながら見積や受入検収といったメニューは含まれず、申請承認機能も基本的なもののみになるため、大手企業での運用は担保できず、期待できる効果は部分的になります。

このように、購買管理システムの種類によってできることに差があるため、自社に合ったソリューションを選択することが重要です。

 購買管理システム導入における落とし穴

上述したような効果が期待される購買管理システムですが、導入する際には適切なポイントを抑えて、自社に合ったソリューションを選ばないと期待した効果が得られないこともあります。以下に起こりがちなケースを「落とし穴」としてご紹介します。

ケース① とりあえずECサイトを活用するようにした結果、実績が分散

現場の判断で様々なECサイトの利活用するように進めていたものの、結果として購買実績が各サイトに分散してしまい、分析・改善することが難しくなってしまったケースです。
このような場合には、ECサイトの利活用は推進しつつも、分析や改善まで見越した情報蓄積のためのシステム構築を行うことが重要と言えます。

ケース② 「脱FAX」を目指して、とりあえずWeb-EDIを導入

Faxをやめることを目指して、Web-EDIの検討を開始してみたものの、Faxをやめるだけであればメールで注文書などのやり取りができれば良く、導入の途中でWeb-EDIの導入は必要ないという結論に至り、キャンセルとなってしまったケースです。
このような場合には、目的を明確にしたうえで、それを達成するための手段が適切なものであるかを精査することが必要です。

ケース③ 「DX」を目指したシステムで、業務効率が低下

既存の作り込みのシステムを脱却してDXを目指したプロジェクトで業務が結果的に非効率になってしまうケースです。例えば受入を行うまで価格が決まらない資材では、受入時に今までは価格変更をしていたのに、新しいシステムでは発注の再作成からやり直す必要があり、結果として以前よりも工数が掛かるようになってしまうことがあります。
現行システム仕様や業務が整理されないまま、システム導入を急いだことによってこのようなケースが発生することがあります。現在利用しているシステムの仕様や業務を整理してから検討を行うことが必要です。

 購買管理システム導入におけるポイント

ポイント① システムの導入で目指すゴールを明確にする

まずはシステム導入を行う目的を明確にしましょう。漠然とした課題感で導入プロジェクトが開始されたり、導入プロジェクトが進むにつれて当初の目的とは異なる方向に進んだりと導入の目的があいまいになっていると狙った効果を得られないことになりかねません。 企業毎に目指すところは異なると思いますが、購買管理システムを導入することで得られる代表的なメリットを紹介します。こちらの内容も参考にしながら自社が目指す方向性を検討してみて下さい。

1.購買業務の効率化

購買管理システムを導入することで、購入依頼から支払といった業務で発生する伝票をすべて電子化できるため、作成に掛かる時間を削減することが可能です。 伝票を電子化しペーパーレスを実現することで、伝票の保管や整理の作業が不要となり、過去の伝票の参照もシステム上で効率的に行うことが可能となります。 取引についてもWeb-EDIを使うことで、システム上でサプライヤーとの取引を完結することができるため、個別にやり取りや調整をほとんど必要とせず、効率的に業務を行えるようになります。 その他にもショッピングサイトと連携して発注を行うパンチアウト連携や、商品の受入を納品書に印字したバーコード読込により行う機能を利用することで業務をより一層効率化することが可能です。

関連記事：購買システムにおけるパンチアウト連携とは？

2.購買に関わるコスト削減

前述した購買業務の効率化によって、本来力を入れるべき購買コストの削減や価格交渉といった活動にも取り組むことができるようになります。 購買管理システムには過去の購買実績が蓄積されるため、コスト削減の余地がある品目の分析や価格交渉の材料などに活用することが可能です。 複数の事業所がある企業では、同じ品目でも別々に購買を行っているケースもありますが、購買管理システムの導入によって、購入履歴をまとめて管理することで、集中購買が可能な品目の発見にもつなげることができます。 その他にもWeb-EDIによる電子取引によって、Faxや郵送をするための経費を削減する効果も期待されます。

3.不正防止・内部統制強化

購買部門は取引をするサプライヤーからすると顧客という立場であり、営業を受けることもあります。また購買を行うお金の流れにも密接に関わる部門でもあります。このような立場にあるため、購買部門は不正が発生する可能性が高い環境であると言えます。 購買管理システムを導入することで、購買業務の見える化やワークフローによる承認体制の強化、ユーザー毎に実施可能な業務の制御をするなど、不正を防止し、統制を強めることが可能となります。

ポイント② システム導入のスコープを明確にする

ゴール、目的を明確にしたら次は導入するスコープを明確にしましょう。スコープとして検討するべきものは以下の2点です。

1.対象となる品目

まずは自社の購買業務で扱う品目を整理します。システムによって対応できる品目、できない品目が異なるため、まずは何を扱うのかを明確にしましょう。以下の図に代表的な品目を整理します。
一般品や特注品については、多くのシステムで対応がされており差がつきにくいのが実情です。一方、役務・契約や工事についてはシステムによっては対応ができないことも多く、差がつきやすいため注意が必要です。

2.対象となる業務

品目が整理できたら次は購買のどの領域を新システムで担うのかを整理しましょう。以下の図は購買業務で発生する代表的なプロセスの一覧です。
システム導入の目的によって対象となる業務を定義する必要があります。例えば、発注から支払までの情報を一元管理して効率化することが目的であれば、見積や購入依頼といった領域は不要となります。
一方、相見積もりの情報まで管理して購買費用を最適化する場合や社内決裁まで管理して内部統制を強化するのであれば、見積や購入依頼の領域まで導入が必要となります。業務によって必要な機能も異なってくるため、目的を明確にしたうえで新システムが担う領域を整理することが重要です。

 

ポイント③ 新システム導入の方針を決める

ゴール、スコープが明確になったらあとはそれに基づいて導入の方針を決めます。予算感や導入時期なども考慮したうえで、検討することが必要です。例えば、安価でシンプルなものを導入するとして、自社の業務をそのシステムに合わせていくのか、高額で導入に時間もかかるけれども、要件定義に時間をかけて、自社が行いたいことを実現するのかといった方向性を決めましょう。

関連記事：購買管理システムを比較するポイントは？

 目的を確実に達成できる購買管理システムの導入を

ここまで購買管理システム導入において注意するべきポイントについて、導入によって得られるメリットを含めご紹介してきました。前述したポイントを抑えながら、自社の目的を達成できる購買管理システムを導入しましょう。
純国産の大企業向け購買管理システムHUE Purchaseは、日本の大手企業における慣行、商習慣に対応するのはもちろんのこと、外資系システムにも劣らない購買品目や業務をカバーしています。またWeb-EDI、パンチアウト連携、貯蔵品在庫管理、バーコードによる受入機能などSaas製品では追加開発となるような部分についても標準機能として実装しており、アドオンやカスタマイズが発生しないのが特徴となっております。

各社の購買システムで”差が出る”ポイントについて紹介した購買システム選定実践ガイドなど、システム導入に関わるお役立ち情報も継続的に発信しております。ご興味のある方は、ぜひダウンロードの上、ご確認ください。