購買管理業務は、見積〜請求といった取引の管理や予算、購入依頼、在庫など社内での管理業務などがありますが、比較的業務が画一的な傾向があります。そのため、類似したソリューションも多く、どのようなポイントに着目してシステムの選定をすれば良いのか悩まれている方も多いのではないでしょうか。

特に製造業では、工場における直接材の調達や在庫の管理などその業務の特殊性から、一般的に行われる間接材の購買とは異なる部分も多いです。

そこで本記事では、製造業における購買管理システムに的を絞って、選定のポイントや注意するべき点について解説します。

 

 

 製造業における購買管理業務の特殊性

選定のポイントについてお伝えする前に、その前提となる製造業における購買管理業務の特殊性を整理します。

1.購買プロセスのかたさ

製造業では、一般的に要求部門から依頼をあげて、購買部門にてまとめて購入をする「集中購買」と呼ばれるプロセスを取ることが多く「かたい」と表現されることがあります。

理由としては、製造業では製品の材料となる直接材の調達も行います。材料の価格は製造業では利益に直結するため、少しでも安く仕入れるために購買部門で相見積もりを取って一番安い仕入先に一括発注をするというところが多い傾向にあります。

そのため、購買部門での商品カタログの更新や依頼部門とのやり取りなど、購買部門の業務が増えて、業務が大変といった声もお聞きすることがあります。

その他にも、注文金額が変わった際には必ず注文書を出し直さなければいけないなど、統制上のルールを守るためのプロセスが発生することも多くあります。

2.調達する品目が多い

製造業では調達する品目についても特殊性が高いです。

材料や部品といった直接材をはじめ、試薬、燃料、工場設備などの間接材についても幅広い品目を調達する必要があります。さらに、間接材でも例えば梱包のような副資材についても購入を行うことになります。

このように製造業では、様々な品目を調達する必要があるため、その仕入先は多岐に渡ります。そうすると、仕入先毎に特別な商習慣があったり、扱う品目によって、取引方法が異なったりと、調達の管理業務も煩雑になる傾向があります。

3.工場の現場を含め様々な人が関与

製造業では工場拠点があり、それを複数持っている企業も多いです。各工場や本社、地方の管理拠点など、様々な場所で管理をしているケースもあります。

多数の拠点があると、各現場での購買管理の運用がばらばらになりやすいです。また、扱う品目も異なるため、業務要件もばらばらになってしまう傾向があります。

そのように現場毎に異なる運用を1つのシステムで管理して統制をかけていこうとすると、システム的に対応が難しかったり、現場からの反発があって頓挫してしまうというケースも多いです。

ここまで、製造業における購買業務の特殊性について、扱う品目や工場拠点があるからこそ発生する業務などをご紹介しました。次章では、このような特殊性がある製造業において、どのような点に注意して購買管理システムを選べば良いのか、ポイントをいくつかご紹介します。

 製造業における購買管理システム選定のポイント

1.集中購買を無理なく実現できるか

先述した通り、製造業では集中購買が多くなる傾向があります。そうすると依頼を取りまとめて、発注を行う購買部門の負担が大きくなってしまいます。購買部門で最も重要となる仕入値の交渉や改定を行うソーシング業務が疎かになります。この状態を放置していると、利益が圧縮されてしまい、企業としての競争力の低下も招きます。

そうならないためにも、可能な限り購買部門の負担を軽減し、ソーシング業務に力を割けるような仕組みが必要になります。

例えば、価格や納期回答のやり取りをシステム内で完結できるWeb-EDIの仕組みやECサイトに接続して購買が行えるパンチアウト連携といった業務を効率化できる仕組みがあるかはひとつポイントとなります。

また、集中購買が多くなる傾向にあるからこそ、集中購買する必要がないものは工場などの現場で調達を行える仕組みも重要となります。例えば、値段が決まっている単価契約品やECサイトから市場価格で購入を行うものなどは、購買部門を通さずに現場での承認をもって調達ができると良いでしょう。

このように、品目に応じて柔軟に集中購買と分散購買を使い分けられることが1つ目のポイントになります。

Web-EDI/パンチアウト連携の詳細はこちら
Web-EDI検討のポイントは？ メリットと選定時に注意すべきポイントを解説
パンチアウト連携とは？メリットと検討のポイントを解説！

2.品目毎の特殊性に対応できるか

様々な品目を扱う製造業だからこそ、品目に応じた業務に対応ができるという点も選定のポイントになります。以下に製造業で扱う品目と必要な機能の例をご紹介します。

・保守契約 　　　：契約を延長するための注文変更機能

・燃料等の発注 　：発注時に金額が決まらないため、仮で発注を入れて後から本発注とする仮発注機能

・液体等の発注　 ：発注量と異なるものを受け入れる超過受入の機能

・工事外注 　　　：工事の進捗に応じた出来高検収を行う機能

上述した注文変更といった機能があることで、例えば発注金額確定後に1から注文を作り直して申請をかけるといった非効率な業務を削減することができます。また、仕入先のパワーが強く、発注時に単価が決まらず、検収時に確定するようなケースにも柔軟に対応することが可能となります。

このように、扱う品目や仕入先毎の習慣に応じた業務に対応できる機能があるという点がポイントとなります。

3.現場での使いやすさや統制に配慮されているか

工場の現場の方が利用するため、現場での使いやすさや統制を保つ仕組みがあることも重要となります。

例えば、ECサイトに接続をして購買ができるパンチアウト連携の機能があるとカタログのメンテナンスや各サイトで買い回りをするといった手間なく、購入を行うことができます。

現場での作業としてボリュームが多くなる受入作業も、納品書に印字したバーコードの読込によって行えると大幅に業務負荷を下げることが可能です。
その他にも、現場の方にお使い頂く前提で、簡単に操作ができることや業務の負荷に問題がないことを確認するのも重要です。

また、様々な現場の方が使うからこそ統制を担保した運用が行えることも重要です。

例えば100万円以上であれば必ず見積を取る、予算を超過している場合に業務に制御をかける、購買金額に応じて適切な承認者に決裁を取るなどの対応ができることが理想です。個々の現場に委ねるのではなく、仕組み化することで、統制を保つことができるようになります。

このように、現場で利用する機会の多い製造業では、使いやすさや統制といった部分まで含めて確認することが重要となります。

4.貯蔵品在庫の管理に対応できるか

製造業では扱う品目が多く、例えば設備のスペアパーツや薬品、燃料などを在庫として管理する必要があるものも扱うことがあります。特に鉄道や化学といった大量の素材を必要とする企業では在庫を扱っている傾向があります。

そのため、購買管理システムにて受け入れたものを在庫として入庫し、必要な時に出庫して使うといった管理が必要となります。

一定の水準を下回ったら自動で発注する発注点の管理や、総平均法による在庫単価の管理などまで行えると、より適正な在庫管理に繋げることが可能となります。

購買管理システム導入のポイントについてより詳しく知りたい方はこちら

 自社に合った購買管理システムの選定を

ここまで、製造業における購買管理システムを選定する際のポイントについてご紹介してきました。このようなポイントに着目して各ソリューションの詳細を確認することで、製造業という特殊な業務に対しても運用を担保した上で、業務改革や効率化に繋げていくことができます。

弊社が提供している大企業向け購買管理システムHUE Purchaseは、製造業で求められる特殊な要件にも対応できる機能を網羅しています。貯蔵品在庫の管理やWeb-EDI、パンチアウト連携をはじめ、製造業での要件に対応できる機能を多数ご用意していて、大幅な効率化に貢献できる製品です。

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